电子政务系统中的档案管理文件归档

高宾

摘 要：随着电子政务系统的飞速发展，电子政务系统中的档案管理问题也面临着巨大的挑战。为了促进电子政务系统的进一步发展，迫切需要解决这些问题。目前，我国电子政务系统档案管理还存在许多不足。

关键词：档案管理；电子政务；问题分析；文件归档

电子政务建设作为信息化建设的重要组成部分，不仅极大地提高了政府机关的行政效率，而且提高了为公众服务的能力。然而，电子政务的发展给传统的档案工作带来了巨大的冲击和挑战。档案部门如何应对这一挑战，适应电子政务发展的需要，做好电子档案的归档管理是档案部门迫切需要解决的重要问题。

1 电子政务档案管理的重要地位

电子政务档案是指对具有保存价值的电子政务文件进行筛选、整理和审查。电子政务档案管理的主要内容主要包括电子政务文件的收集、整理、归档、立卷、存储和利用。在电子政务档案管理需要注意三个方面，首先，政府文件的价值和相关文件备案单位电子政务档案主要涉及传统档案管理的核心“收、管、用”，占主导地位的“收”和“管”，不像传统的档案管理，文件管理更加重视电子政务“用”；其次，电子政务档案管理的重要内容是建立统一的、可相互访问的信息资源共享网络系统。第三，与其他档案管理相比，电子政务档案保密管理审查更严格，因为严格遵守保护国家秘密的要求，评审，管理和使用的文档更详细的，尤其是对于那些不适合电子政务档案的信息披露，必须严格遵守保密规定。

2 电子政务系统中档案管理的问题

2.1 文件归档存在的问题

电子文件归档中存在的问题可以分为技术障碍和管理缺陷。1）技术层面的障碍。主要体现在三个方面：①业务系统的主要功能是处理业务，应具有冗余低、效率高的特点，而文件管理是保证安全在较长的时间内进行，它需要高度的冗余；②电子政务系统可扩展性有限，文件管理功能嵌入式面临巨大挑战；③管理的权威数据，业务部门比档案部更完整，但当清除累积的数据导致的变化联系，档案部门可能无法及时找到所需的文件，从而影响进度的管理和维护。2）管理缺陷。管理权限不能得到保证。电子文件存储在业务部门，业务部门的管理权限大于文件部门的管理权限；3）责任主体不明确。电子文件管理权限实际上是由档案、业务部门管理的

2.2 各部门分担，一旦发生损失或篡改，责任归属难以确认

安全保障不足。目前，电子文件的安全性面临很多问题，从影响因素的角度可以分为以下三个方面：1）技术原因。系统的技术水平直接关系到电子文件的安全性。一旦出现黑客攻击、病毒、软硬件漏洞、系统设备故障等情况，电子文件就会丢失或损坏。2）社会或自然因素。例如，档案保管场所本身的条件、火灾、地震等因素都会产生很大的影响。3）管理问题。例如：权限不明，操作不规范，人员失误等。

2.3 整合共享方式不统一

电子档案整合共享概念的内涵非常模糊，从广义与狭义，宏观、中观与微观层面看均具有不同的内涵，这也就造成了电子档案整合共享不能避免的复杂性。此外，整合共享具有很多的模式，就档案实体而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中经常遇到途径单一或多样、横向或纵向的体制、一致或异构的系统等矛盾，所以根据实际情况来看，整合共享的途径、方式会有各种各样的模式，不能统一。

2.4 电子档案移交不规范

在档案双轨制背景下，电子档案的流转面临着一些问题。1）档案之间缺乏有机联系。在当前的电子文件传输中，大部分的传输都是单个电子数据，不能形成完整的反映文件，使文件的传输缺乏相关性。2）文件元数据不完整。双轨系统的实现使人们产生了依赖备份的心理，导致了交接工作的不规范和元数据的丢失。3）交接工作效率有限。由于纸张和电子文件交付的时间差，大大增加了工作量和成本。

2.5 前端控制与全过程监控的矛盾

在现实中，前端控制与全过程监控存在一定的矛盾。前端控制和全过程监控是基于档案部的位置，从一开始就需要对电子文件进行全过程管理。然而，两者之间存在着一定的矛盾。如果实行全过程管理，档案部门是主要管理者，就不需要对前后环节进行同样的规划和管理。但是，如果重视前端控制，那么档案部门就会成为后期环节的管理者，所以对之前环节的管理也就不难实现了。

3 电子文件归档管理工作对策分析

3.1 提高对电子文件管理的认识，增强责任感和紧迫感

电子公文的归档管理是各级公文部门和档案部门共同面临的新课题。档案信息资源与电子政务环境息息相关，档案信息资源能够实现科学管理和有效利用。因此，从电子政务建设、信息资源建设的高度，在新形势下做好档案基础服务工作，为全面建成小康社会服务的高度，深刻认识电子文献归档的现实意义和重要作用。电子档案归档是当前信息资源建设的一个重要方面，信息资源的建设和开发利用是信息化的核心任务，是贯穿信息化建设过程的主线，是取得实际成果的关键。档案信息资源是信息资源的重要组成部分。对档案信息资源的开发利用要有长远的眼光。在电子政务、电子商务、办公自动化等系统逐步实施的新形势下，电子公文将成为各单位制作公文的主要形式，进而成为档案信息资源的重要来源。

3.2 与时俱进，逐步探索电子档案归档的新思路和新措施

第一，各级领导要高度重视。从项目批准，示范，研究和开发的电子政务项目建设实际操作，档案部门要提前介入每一阶段确保电子政务文档归档的电子政务系统设计，作为一个必要的元素包含在计划，使管理功能的电子政务系统完整的和完整的。第二，有关部门要加强合作和共同管理。也就是说，文件、档案、信息化等部门在日常工作中要注意与基础业务工作的相互关系，同步有机运行，协调发展。三是档案部门要主动参与电子政务建设，自觉参与电子文件的归档管理，确保电子文件的可持续使用。在电子政务环境下，档案工作与文献工作的界限越来越模糊，档案管理的一体化是必然趋势。为了保证电子文档归档后的真实性、完整性和長期可读性，必须从电子文档生成之初就进行相关控制，如元数据和背景信息的完整性和完整性。档案部门不主动开展这些工作，可能会造成电子文件归档后数据不完整，影响电子文件的真实性、完整性和可靠性，造成无法弥补的损失。

3.3 努力开创电子档案管理新局面

第一，以科学发展观指导电子文件归档管理。电子文档归档是一项新的工作，需要以科学的态度和发展的眼光来看待每一个问题。与纸质文件相比，电子文件对档案管理的技术要求更高，对管理人员的科技素质要求更高。此外，随着信息技术的不断发展和应用，以及我国行政管理体系的不断完善，电子文档归档管理的方法和手段也将不断发生变化。因此，有必要以科学的发展观指导电子档案的实践，不断研究新问题，取得新突破。第二，发扬合作精神，推进电子文件归档管理。电子文档归档管理的一个突出特点是文档管理与档案管理的结合更加紧密。

随着电子政务的深入发展，政府部门原有的业务流程和工作模式发生了很大的变化。因此，用于记录政府活动的文件、文件内容、表格和程序也会相应改变。它带来了新的挑战，档案行政管理部门的工作，与此同时，电子政务系统在我国档案管理的过程中也出现了很多新的问题，因此，在这种情况下，电子档案工作部门应该及时发现并制定相应的措施来解决每个链接的问题，只有做好工作的各个环节，使电子政务系统的文件管理水平将会改善。

参考文献

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