新形势下的机关档案管理探索

陈鹏宇

摘 要：近几年，我国机关事业单位管理越来越严格，尤其档案管理工作。在机关的实践工作过程中会产生档案，机关档案来源是国家的重要机关，社会团体在行使国家的职责过程中所产生的大量文件资料并保存下来。还有就是一些名人，伟人以及一些家庭，家族在实践过程中所产生的相关文字资料，用来作为历史记录，并保存下来。本文对我国机关单位的大难管理工作进行了简要分析，仅供参考。

关键词：机关档案；档案管理；措施

机关档案资料记录了机关工作发生发展的历史过程以及取得的重要成就，是开展机关业务工作必不可少的重要资料。机关档案资料管理工作是机关工作的重要组成部分，包括制定机关档案管理的规章制度并组织实施，检查、指导、监督机关系统的档案资料工作，收集、保管、编研机关档案资料并提供利用，向国家综合性档案馆移交档案等。鉴于机关档案资料的重要性，如何更好地加强对机关档案的管理与利用，逐渐被提上日程。

1 档案管理工作所存在的问题

1.1 对档案管理工作认识不足

在长期的发展中，机关档案工作在管理上仍然存在着管理不规范，制度落实不到位，工作缺乏连续性的现象。这些问题出现的原因存在多个方面，但最主要的就是机关管理对于档案管理的重视力度不够。有些档案管理工作人员对于档案的保存存在一定的误区，他们认为檔案管理只是单位其他工作的一部分，并没有那么重要。所以，就只是对档案工作进行相应的收集和保存。很多工作人员也认为档案资料只需要他们记录一下姓名、日期，归档就好。认为工作没有任何权力，枯燥乏味。所以，很多人一提到档案工作就觉得麻烦，没有意思。放在档案室中的资料不丢失，不缺页少码就好。

1.2 对档案管理人员素质有待提高

新时期机关的档案管理，对档案管理人员综合素质的要求更加专业，机关的档案管理人员不仅要具有坚定的政治立场，还需要具备一定的综合素质和业务能力，不仅能熟练地操作使用电脑，还要有一定的写作、组织、协调能力，掌握大数据查阅及整理能力等等。

1.3 大部分档案归集整理工作不能一次到位

以社保机关和地税机关的档案归集及整理为例，虽然机关每年都会对档案进行定期整理，但是效果仍然不明显，很多时候存在事倍功半的结果。有的时候因为页码少写数字，就要重新填写，有的时候因为文件顺序不对还要重新整理。这种反反复复的情况就会造成工作的拖沓和人员的不耐烦情绪。象社保机关有时档案需要一年整理一次，存在很多开户的企业文件资料，都要进行统一归档，这样就会将工作积攒的越来越多，使得在工作过程中非常匆忙，档案管理工作就不扎实。

2 新形势下档案管理工作的思考建议

2.1 提高对档案管理工作的重视

过去，机关工作人员连档案这个词都很生疏。只知道将重要的资料装在资料袋里或文件盒里，放在卷柜里的一角，就算保管起来了，等到来年看它不中用了，又占地方，什么总结呀、计划呀、各种统计报表啊，这些珍贵的历史资料就被轻易地扔掉了。现在不同了，国家在重视，《中华人民共和国档案法》的实施，给档案事业注入了生机和活力；各地方人民政府在重视，贯彻执行《档案法》成为领导干部的重要工作之一。这样就使得广大机关工作人员普遍认识到档案工作不是可有可无的，工作再忙、事务再繁重，也不能忽视档案管理

工作。

2.2 收集整治的档案资料必须完整及时

其中档案包括市政协各类会议以及各专门委员会、机关各处室在日常工作中形成的正式文件、各类材料等。音像资料的收集范围为：市机关组织召开的各种会议（包括市政协全会、常委会、主席会、专委会等）的声音、影像资料，机关组织的视察、专题调研、协商等活动的声音、影像资料，记录政协及机关发展和宣传的新闻报道、专题片等声音、影像资料，以及其他具有保存价值的声音、影像资料。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片整理归档。照片、音频和视频移交归档时，应提供照片、音频和视频的说明。说明包括时间、地点、人物、事由、背景、摄录者六要素，文字说明要简练准确，确切地反映其内容，以word文档的格式与声音、影像资料存放在一个文件夹内移交宣传信息处。同时，为防止因设备故障造成资料丢失，保证长期、完好地保存这些珍贵的声音、影像资料，声音、影像资料归档的负责人应定期做好资料的备份工作。

2.3 提高档案管理人员的素质能力

档案管理部门要将责任心强的干部培养成档案管理工作中的骨干力量。为了提高档案管理人员的素质能力，就要加强其档案的培训学习，不断加强档案管理人员的工作能力，业务能力以及政治能力，从而为其更好地适应新时期档案管理发展打下坚实的基础。还要定期组织档案工作人员学习档案工作的业务知识、流程，让他们牢固地掌握好档案管理的基本技能，提高综合素质和业务能力水平。

2.4 做好档案利用工作

通过档案工作的不断深入，加深了对有效利用档案资源的认识。档案是历史记录的真实素材，做好档案利用是发挥档案作用的目的。档案利用不仅仅是提供查阅的资料，更重要的是把历史的真实面貌展现在人们面前，起到借鉴、提高、运用的作用。多年来，我们始终将档案利用放在首要位置，始终把县经济建设中的有关项目建设的重要资料进行妥善保管，当上级有关机关或单位需要历史资料时，都能准确无误地提供。

3 结语

总之，档案管理工作是一项非常系统的、综合性的工作，工作人员必须了解档案的相关管理知识和法律法规，才能够重视档案的保存与发展。并且，随着网络技术的不断发展，网上输入档案更是社会发展的必然趋势。因此，档案管理人员也要掌握电子计算机技术。档案管理关系到国家各部门的正常运转，关系到一些机密文件，所以档案管理工作人员也要有一定的责任感和保密意识，这样才能够加强档案管理的高效进行，从而保证其工作质量的不断提高。

参考文献

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[2]黄爱红.关于创新机关档案管理工作的几点思考[J].办公室业务，2015.

[3]周峰林.积极构建档案服务利用与信息安全的稳固后方——我省电子文件和数字档案登记备份工作全面启动[J].浙江档案，2015.