信息化条件下如何改进档案管理工作的思考

罗琳

摘 要：随着信息技术的蓬勃发展，档案管理工作开始重视科学技术的融入，主张适当的将信息技术运用至档案管理细节中，稳步的提升档案管理的效率，促使相应的工作模式得以改善。本文重点分析的就是信息化条件下档案管理工作改进的具体方式，结合着信息化技术的应用优势，探索其对于档案管理工作产生的积极影响。

关键词：信息化技术；档案管理；工作模式

在信息化时代的影响之下，传统的档案管理工作时效性无法满足实际的需求，因此电子档案开始受到了广泛的关注，尤其是科学的技术开始被合理的运用起来，这样的趋势使得档案管理工作面临着更为严苛的要求[1]。面对新机遇的出现，档案管理部門应该积极的转变思路，真正的认识到信息化时代的正面影响。在信息化技术被普及以后，档案管理将不会运用传统的管理模式，取而代之的是更为科学的管理手段，相应的工作效率也得到了稳步的提升。

1 将传统管理模式加以转变，实现信息化管理方案

在国企中，档案管理工作的重要性可想而知，其对于其他工作的开展起到关键的影响，若是因工作的效率达不到既定的标准，将会影响到相关事务的开展。因此应该积极的打破传统的管理模式，改变以往手工操作为主的档案管理方案，借助于新型的信息技术手段，提升国企单位的档案管理工作时效性[2]。面对现代管理技术的蓬勃发展，档案管理环境得到了有效的改善，以计算机和多媒体为媒介的新型档案管理工作开始稳步的展开。现阶段的档案管理重点是将数字化管理工作需求视为工作的动力，通过将实体档案管理转变为信息资源管理，完成对相关信息的合理加工，通过适当的运用现代技术手段，实现对相关资源的重复利用，当资源被信息化之后，从而获取更大的利用价值，满足社会效益的追求，使得企业的发展更为迅速。

2 构建相对完善的信息系统，合理的运用电子档案

积极的落实档案信息化的工作，应该借助于计算机系统及时的完成文件档案的管理，相关的部门应该合理的运用计算机等技术媒介，逐步的优化工作的基本流程，迎合现阶段档案信息管理的基本需求。依照文件处理的基本流程，合理的设计出相应的软件功能，通过在系统之中设立完善的内部监控制度，促使档案信息更加的安全可靠[3]。电子档案相较于传统的纸质档案来说更适合保管，需要重视对其合理的保护，维护其在网络环境下的安全稳定。电子档案涉及到的领域逐渐的扩大，数量呈现出爆炸式的增长，计算机病毒以及黑客攻击等应该重点关注，采取适当的措施将相应的威胁加以遏制。此外，还应该重视电子档案的完整性，在日常的工作中，电子文件在创建之初到归档都需要借助于相应的系统间接衔接，因此若是无法保证相关信息的完整性，将不利于后续的使用，需要正视相关的问题，落实科学的应对方案。电子档案本身具有法律效力问题，传统的纸质档案所呈现的法律效力往往是借助于相应的载体加以确定，电子档案因为不具备较为固定的载体，所以在确定具体的法律认定条文时存有较大的难度，以至于光盘和磁带等载体的电子档案难以被法律予以认定。

3 注重档案工作人员素质的提高，落实科学化管理模式

面对现代技术的蓬勃发展，现代化的设备被合理的运用至多种多样的工作中，这让传统的工作模式被打破，实现了较为合理的管理目标，促使相关的工作效率稳步提升的过程中，使得现代化设备的运用价值充分的体现出来。现代化设备必须要经过专业人员的操作，只有这样才能保证相关的细节之处落实到位，若是专业人员掌握的知识不严谨，将无法推动现代化设备的合理运行[4]。档案管理者应该具备丰富的知识，特别是掌握现代化的知识，这对于他们来说属于必备的素养，只有其掌握了先进的知识，运用得当的措施，才能更好的构建起高素质的档案管理团队。结合现阶段的档案管理工作发展现状，因信息时代的影响，传统档案管理模式显然无法适应当今社会的需求，尤其是对于国企单位来说，传统的档案管理模式效率低下，难以满足高效性工作的需求，需要相关的档案管理者积极的重视新时代的转变，运用科学化的方式方法，适当的优化档案管理信息化模式，倡导相关的工作人员积极的接受培训与指导，实现合理化的档案管理服务，促使档案管理的效率更高，管理的成果更加优质。作为档案管理工作的领头人，需要运用空闲的时间不断的充实自己，通过积极的学习先进的知识，使得管理能力稳步的提升，在逐步更新思想观念的基础上，合理的落实科学化的管理，保证将相关的工作目标加以实现。

4 注重人员素质的提升，提高档案管理的安全化

在信息化技术飞速发展的今天，档案管理工作人员的素质受到广泛的关注，怎样提升其基本的素质是阶段备受重视的问题[5]。身为信息时代的档案管理工作者，需要稳步的提升信息安全素质，积极的在网络环境中承担起相应的职责，重视管理电子文件信息安全的意识及能力的提高。档案信息的安全属于现代社会备受关注的问题，其属于档案管理工作的生命线，相关工作人员应该承担起基本的职责，努力的提升自身的素养，对档案信息予以保护，通过对档案管理学理论知识加以巩固，确保档案信息安全管理体系趋向于完善，稳步的推动档案信息化建设井然有序的发展。面对信息化的时代，很多的领域开始逐步的拓宽，多种新型载体的档案层出不穷，这也让传统的档案管理工作面临着极大的挑战，档案管理者素质应该稳定在一定的水平，积极的落实基础性的工作，着眼于未来，完善相应的服务管理体系，促使档案管理综合功能充分的体现，给社会发展提供可靠的帮助，让经济的发展获取更科学的支持。

5 确立档案信息化建设目标，提升档案管理及服务水平

在推动信息化发展的过程中，需要以建立良好信息基础设施为根本，保证信息能够合理的利用起来，这属于档案信息化建设的关键目标[6]。档案信息化建设的初衷就是确保档案信息被科学的利用，促使档案信息资源的价值充分的体现，满足需求者的实际需要。在信息化技术水平稳步提升的过程中，需要及时的关注周整与规划。实现档案管理信息化应该结合未来的发展趋势，处理多种多样的问题，同时适当的规范多方的关系。

6 结语

本次研究重点分析了信息化条件下档案管理工作转变相关模式的思路，为了更好的迎合新时代的发展需求，需要积极的运用合理化的手段，确保信息化档案管理建设更加稳步的开展。在国企的发展进程中，档案管理工作的落实意义重大，其关系到企业发展之初到发展现阶段的全过程，需要分析现阶段的时代背景，运用科学化的手段，确定更为合理的档案事业发展方向，坚守着最基本的使命，保证相关的工作指标逐步的实现。希望通过本文的概述，明确信息化背景下档案管理工作模式的转变途径，探索出更为长远的发展轨迹，促使档案管理工作的效率实现更为长远的进步。

参考文献

[1]李震.信息化条件下如何进一步改进档案管理工作[J].中国国际财经（中英文），2018（02）：272.

[2]陈词，马晓鹂.信息化条件下医院教学档案管理工作的思考[J].办公室业务，2018（01）：122.

[3]王洁颖.当前信息化条件下如何改进档案管理工作[J].科技资讯，2015，13（23）：141+256.

[4]王洪蕊.论在信息化条件下改进石油地质档案管理工作[J].办公室业务，2015（07）：42-43.

[5]邵丹丹.试析信息化条件下如何改进档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2013（01）：144.

[6]高原.浅议在信息化条件下如何改进人事档案管理工作[J].内蒙古科技与经济，2012（02）：49.