档案管理工作现状及相关问题解决建议

摘 要：作为社会主义文化强国建设的重要组成部分，档案管理工作的发展既是精神文明的重要部分，也是文化强国的战略的时代要求，提高档案管理的科学化水平，其主要的内涵在于以科学化的理论指导、不断加强档案工作时代化的建设，建立健全档案管理的相关规章制度，利用现代科技不断促进档案管路的效益和质量。乘着新时期社会主义文化大发展的春风，将档案管理工作不断推进，档案工作的发展水平不但影响决策的制定，也切实关系到人民群众的切身利益。面对高速发展的社会经济及各国不断高科技化的档案管理现状，迫切需要提高我国档案管理的科学化水平。

关键词：档案；管理工作；企事业单位；重视；发展；数字化

1 档案管理现状

从宏观角度讲，档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。而对于企事业单位来说，档案是指企事业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企事业有保存和利用价值的各种形式（载体）的文件材料；是单位的重要资产和信息资源。单位的生产、经营和管理，都需要档案工作的支撑和保障。维护单位的合法权益，提升单位自身素质，必须有完整、准确、系统的档案为依据。档案的凭证和法律作用是其他材料不可取代的，没有企事业单位的档案，单位的基础就不牢靠，单位的经营、管理和持续发展就会收到影响。建立健全单位档案工作，对单位整体管理水平、维护自身利益、规避市场风险、保持健康发展具有重要意义。

我国社会经济不断快速发展，已经逐渐朝着现代化、信息化趋势发展，在这种形势下，企事业单位越来越意识到档案管理存在的重要性。但是当前很多企事业单位在档案管理工作方面，仍然存在很多弊端或者是问题，导致档案资源在开发以及实际利用过程中，很容易出现一些局限性，对于一些外来人员在查阅档案信息时造成了很大的限制，导致资源不能够实现共享。另外，由于企事业档案管理工作并没有将相关制度落到实处，没有起到其自身应当起的作用，导致很多档案管理在实际保存过程中，很容易出现一些残缺或者是破损的现象。这不仅对档案保存工作的开展造成了严重的影响，而且对档案的整体利用率也造成了不可避免的影响。另外，在企事业单位档案管理过程中，由于受到一些传统管理理念或者是方式方法的影响，导致大部分的档案信息都不能够得到永久性的保存，基本上到了一定时期之后，就会被剔除。如果一直沿用传统档案管理的模式和方法来进行管理的话，不仅会从根本上降低档案的整体保存和利用效率，而且能够使得档案自身的寿命周期缩短。随着使用需求的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使得人工档案管理的费工耗时、易损易错、效率低下等问题浮出水面，档案的生成方式已然数字化，那么档案管理的数字化是档案工作发展的必然趋势。

2 档案管理工作的问题

2.1 对档案管理工作的重视不足

档案管理工作就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作本身不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，这两大特性导致了单位领导层对于档案方面工作的不重视，甚至是忽视，疏于管理，没有将档案管理工作的作用完全发挥出来，也就无法起到促进单位发展进步的作用。最后，当下我国企事业单位档案管理工作基本推行数字化管理，但是数字化建设步伐缓慢。

2.2 档案管理制度不完善

虽然目前不少企事业单位有档案管理制度，但仍存在档案管理不规范，管理制度也不能严格落实等现象，例如：在对档案进行分类、管理的时候没有严格遵守管理制度，档案分类不明确，没有将不同时间和不同工作性质的档案分开保存、归档，而是将其放在一起统一管理，这样后来者在查找档案时就不能快速准确地找到所需要的档案。此外，还有的档案管理者在存放档案时，图一时省事而没有为其生成相应的目录，这就会给后期查阅档案带来更大的困难。

2.3 相关档案管理人員业务素质不高

实现档案信息数字化。首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息数字化了。

2.4 档案管理环境较为陈旧落后

虽然现在科学技术得到迅猛发展，计算机普及程度也较高，但是企事业单位档案管理并没有实现完全的科学化和自动化，有的单位仍然还在使用已经淘汰的档案管理软件。部分单位依然使用人工管理的档案管理模式，不能实现档案的同步，也不能保证信息保存的持久性及准确性，影响单位档案管理工作的发展，此外，由于上级领导对档案管理工作不重视，也会导致管理模式落后，也就不能提供更加科学、合理的方式。

2.5 档案管理软件缺乏统一性

档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息数字化的进程。

3 档案管理建议

3.1 转变传统工作观念，重视档案管理工作

做好档案管理工作，首先需要加强对管理工作的重视，转变传统的工作观念。

1）提高单位领导对档案管理工作的重视。只有领导真正重视起来，才能切实落实档案管理工作，才能进一步加强对档案管理工作的人力、财力的扶持力度，才能为档案管理管理提供有力的保障，才能完善档案管理设施。

2）做好档案的宣传工作，加大宣传力度，通过各种途径使单位全体人员认识到档案规范化管理的重要性，使得单位全体人员都有一个端正的态度进行工作，进而促进工作效率的提高，使档案管理取得较大的进步。

3.2 健全档案管理制度，规范化管理档案

1）建立并完善单位档案管理工作制度，使档案工作的每个环节都有据可依，有章可循，做到档案资料的规范化、标准化。各单位根据自身具体情况完善当前档案管理制度，并在实际工作中严格落实，体现分类存放人性化，调取查阅便捷化，满足人们的使用需求。

2）完善档案管理监督机制。在日常生活中要对档案管理者有一定的监督，对存放档案定期进行数据整理调查，及时发现档案管理中的问题，出现记录出错或档案损坏、缺失等情况，要对其进行一定的批评教育，使其工作谨慎、管理规范，加强其保密意识。

3.3 提高相关人员综合素质，促进单位稳步发展

提高档案工作人员的综合素质是做好档案管理工作最重要的一个前提。

1）要加强档案管理者专业知识、技能培训，通过学习新型管理理念，新知识，新方法，新手段，并将其应用到实际工作中去，不断创新，以适应新形势下发展需要。

2）注重培养档案管理者的职业道德素养、责任意识和奉献精神，因为档案管理工作一般较为复杂烦琐而且庞大，所以档案管理工作者一定要具备不怕苦、不怕累的精神，有着对工作执着的热情、认真负责的态度以及一定奉献精神。

3.4 创新档案管理方式，提高管理工作效率

为了适应新形势的发展需要，需要我们对档案管理方式进行创新，提高管理工作效率。

创新档案管理模式，充分利用现代新兴科技，将网络和计算机引入档案管理，通过学习，使用管理软件对档案进行存储、管理、查询等工作，提高档案管理水平和工作效率，推进档案管理自动化、数字化、一体化的实现。

参考文献

[1]马丽.浅析档案管理的科学化发展[J].科技创新与应用，2016.

[2]魏勇.浅议档案管理与档案信息化建设[J].中国化工贸易，2012.

作者简介

卢文超（1992-），女，天津市滨海新区人，本科，毕业于长沙理工大学，助理级，研究方向：档案管理。