对开发区档案数字化建设的思考

唐国春

摘 要：档案数字化是实现档案信息化、网络化的必然要求，档案信息化、网络化是实现档案数字化的发展方向，要针对开发区重视产业、民生的实际发展需要，大力接收反映开发区产业发展、公用事业完善、社区平台打造、社会保障健全、教育事业发展等方面的档案挖掘。

关键词：开发区；档案；数字化建设

1 开发区概况

江苏省句容经济开发区创建于1992年，1993年被省政府批准为省级经济开发区。从2003年以来开发区已累计引进各类项目近300个，其中工业项目180个，总投资30亿元，合同利用外资3.35亿美元，实际利用外资近1.64亿美元。一座以外向型经济为龙头，高新科技为先导，工业经济为主体，二、三产业协调发展的生态型开发区正蓬勃兴起。经过十几年的发展，特别是自2007年市委市政府作出"举全市之力建设开发区"以来，开发区发展突飞猛进，已经成为句容全市首要的招商引资和项目建设载体。成立以来，开发区管委会始终用科学的发展观和方法论指导开发建设工作，遵循有利于加快培植光电子、汽车及零配件、生物医药、轻纺服装等四大主导产业的原则，不遗余力地打造"绿色科技开发区"这一优质品牌，一批科技含量高、产业特色明显、环境影响小、带动效应强的项目进区落户。目前，开发区党工委下辖132个党支部（总支），共有3190名党员。2017年，开发区共完成财政收入19.42亿元，一般预算收入12.5亿元；实际到账外资1.68亿美元；固定资产投资121.3亿元，其中规模以上工业增加值73亿元，工业销售收入120亿元。

2 档案数字化建设的必要意义

信息时代，数字档案馆是开发区数字化建设的重要组成部分，一方面档案馆就是保管和提供利用档案信息的职能部门；一方面档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化，目前，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失，这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，进而使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。同时，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者，对开发区的招商、发展、管理都有极大的现实意义。

3 开发区档案资源建设的现状、问题

3.1 现状

目前，民生档案资源体系逐步建立起来。自国家档案局提出“三个体系”（“建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系，建立确保档案安全保密的档案安全体系”）建设的要求后，开发区加大了对婚姻档案、项目档案、招商档案、破产改制企业档案等专门档案的接收力度。为老百姓在维权、解决纠纷等方面提供了档案凭证，日益成为百姓解决实际问题的“靠山”。因此说，民生档案资源体系的建立，对新区发展、稳定，保障民生、改善民生所发挥的积极作用日益凸现。

开发区档案主要来源于下辖单位及黄梅街道办及直属单位等全宗群产生的党政文书档案。从近年来接收的整体情况来看，除开发区管委会办公室及少数部门外，大多数单位档案门类单一，纸质档案多，特殊载体档案少。同时，近年来，随着网络、新媒体的兴起，开发区的声像档案完整度日趋提高，进区知名企业相关图片及视频档案、开发区招引宣传片等资料等逐渐数字化、网络化。

3.2 问题

表现在：1）由于开发区城建档案归属问题，档案部门工作权限受限制，因而很难实现对区内重大城建项目的有效监管，导致城市建设档案归档不全。2）档案结构失衡，在实际操作中，档案的执行力不够。有些单位职能科室为方便工作，把业务档案据为已有，不愿上交给档案人员集中保管，长此以往，造成业务活动档案流失，失去了最具潜力价值的业务档案。

4 开发区档案数字化建设的建议

4.1 提高全员档案认识

开发区档案建设是档案工作、开发区发展管理的立身之本。竭尽全力的收集和积累好丰富的档案资源是档案工作的首要任务。要牢固树立开发区工作发展到哪里档案工作就延伸到哪里的理念。把档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密，在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。

4.2 完善数字化文件归档制度

1）丰富馆藏，加强对各种文档的收集管理。通过接收、社会征集、购买、捐赠等方式，大力征集富有地方特色、产业特色、城市发展、非物质文化遗产等档案，不断增加馆藏数量，并加强对纸质文档、电子文档的收集、分类和归档。数字化文件不断增多，档案管理部门要对文件格式、文件质量等方面提出要求。2）确立重点，加大网络档案信息资源的开发和整合。要围绕开发区开发与建设工作中心，确立征地拆迁、项目建设、招商引资、对外交往等档案工作重点，形成鲜活、生动的档案格局。为了使开发出来的档案信息能及时满足社会的广泛需求，应积极进行档案网站建设，把开发出来的档案信息及时上网传输，随着计算机技术、网络技术的普及，电子文件大量产生，面对如此庞大的数字化信息资源，就需要对其进行分析、筛选、研究和综合整理，使之变得更加有序更加合理，然后上网发布，仅靠单个档案管理部门无法很好地完成这些工作，因此档案部门应搞好合作，在数字化信息资源的组织上做好分工合作、组织协调，注重数字化信息资源建设的质量，避免重复建设，并且能为用户提供全方位、多元化、一体化的信息服务，真正实现信息资源共享。

4.3 注重抓好数据库建设

积极开展档案全文数据库建设，提高档案资源管理水平，实现档案馆与各部门、单位之间档案数据无缝对接，实现开发区档案资源共建共享。利用电子政务信息平台，做好电子文件的接收、归档，积极探索接收电子档案的方法和程序。

档案数据库的含义就是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用，建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程，笔者认为建设数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等，当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。

4.4 加强对人员信息化技能的培养

切实抓好档案管理人员的业务技能培训，档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。一方面，应结合工作需要，不惜成本，吸引具有现代档案管理专业知识、计算机知识的高层次人才，规范档案管理工作；另一方面，对档案管理人员进行现代信息技术和数字档案管理知识的培训，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，提高档案人員的数字化档案管理意识和管理水平；培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字化档案管理等方面的专业人才。加大信息化技能的学习，利用信息化手段，实现档案资源信息共享，促进档案资源由分散保管走向集中保管。

5 小结

档案数字化建设不能一蹴而就，需要档案工作者坚持不懈的努力，提高责任意识，创新工作手段，抓住各类档案形成的规律，根据本地区社会需求构建门类齐全，结构合理的档案资源体系，从而为开发区健康发展、科学管理增添一臂之力。