事业单位人事档案管理面临机遇与挑战

刘丽枫

白山市新建街道办事处 吉林 白山 134300

引言：人事档案是事业机构聘用选定人员的重要基础，这是日常管理的一项重要任务，但一些单位仍在使用传统的管理方法，这就产生了一些问题，如当然的应用范围狭窄和使用效率低。在新时代，随着中国科技的强劲发展，信息化在各个领域都发挥了重要的作用，人事档案管理的概念和方式也发生了重大变化。对此，应该充分结合新技术、新方式对人事档案有一个更前卫的管理方式，利用信息技术充分发挥人事档案的价值和作用，并为事业机构的人才选用和事业工作的高效展开提供支持。

1 事业单位人事档案管理创新的必要性

与其他企业不同的是，这些事业单位的机构本身也有一些特殊的特点，主要表现在事业单位的自身性质和承担的社会使命两个方面，事业单位相关机构人事档案的管理对事业单位的发展有着基础的作用，在新时代的新要求下，人事档案的管理结构将需要更为完善。中国机构改革继续得到加强和深化，档案工作需要进一步伴随着机构改革的发展而不断完善。然而，中国的事业单位的人事档案管理仍然存在一些缺陷，主要原因是档案的相关工作进展不顺，档案检索速度缓慢，妨碍了档案管理工作的高效开展，影响到各事业单位人事和业务工作的进行，也不利于机构改革的推进。

2 事业单位人事档案管理存在的各种问题

2.1 放弃人事档案

虽然放弃人事档案的原因千差万别，但是这些放弃档案的群体普遍存在认识不充分，思想不重视的问题，例如有些雇员离职后，原单位的劳动关系自动解除，而自身的人事档案却没有完成提取转出。一些最近新毕业的大学生，对于自己的人事档案没有一个重要、正确的人事，觉得个人档案是无关紧要的东西，加上毕业季被其他事情占据了大量的注意力，所以把自己的人事档案丢在一边无暇顾及。还有一些出国留学和移民的人，觉得自己在国内的档案已经没有用了，所以便不再理会自己的档案去向。这样的一些群体是放弃人事档案的的主要群体。

2.2 私自扣档行为

当今社会，越来越多的企业认识到了人才对于企业发展的重要意义，而如何有效的进行人才管理是确保单位发展的关键。为了把人才紧紧地捆绑在自己的单位，尽量减少人才的流失，一些单位通过未经授权的方式扣压人事档案，这种扣压档案的做法已经违反了相关法律，同时违背了人才自由选择职业的市场规则，严重限制人力资源的流动。

2.3 私自建立人事档案

个人的人事档案是伴随个人终身的，从孩童时代到完成所有学习阶段再到就业等等个人的所有阶段都被记录在个人档案之中。但是，为了迅速吸引人才，一些单位私自为应聘人员建立新的人事档案，严重违反了个人人事档案的相关规定要求，也和档案唯一性、原始性、标准性的显著特征相违背，如果这种私自建立人事档案的行为长期这样发展下去，不受到任何管制和制约规范的话，势必会直接影响我国人事档案的健康发展水平。

3 事业单位人事档案管理面临的机遇

3.1 提升管理效率

在信息化技术的广泛普及之前，档案的相关管理人员必须将档案的纸质材料收集起来，这个过程需要花费大量时间和精力，以便做好相关的档案文件的收集和整理。这不仅耗费了大量的人力资源和财政资源，而且纸质材料难以长期保存，还可能在借阅过程中导致原始档案文件丢失。在信息技术快速发展的背景下，人事档案的文件管理的方法和模式发生了重大变化：人事档案的文件管理借助信息化建设，通过建立档案数据库和文件共享平台，用户可以通过借阅平台容易地访问需要借阅的人事档案数据，显著的提升了人事档案管理工作的效率，更使得档案管理工作变得更加高效。

3.2 完善人事制度

随着中国机构改革的不断深化，事业单位也逐渐开启了改革的大幕，事业单位的人事制度也发生了一些变化，铁饭碗逐渐被定期签订劳动合同代替。随着这种人事改革的流程的逐步加快，人才不再局限的固定在一个岗位难以流通，人力资源在社会上得以充分的交流，人事档案的转移变得更加高效。同时，在招聘工作人员时，各机构可以通过人才信息平台完成人才信息的获取和下载工作，这大大便利了单位应聘人才过程中对个人人事档案的调取借阅。

4 事业单位人事档案管理面临的挑战

4.1 管理观念

个人的人事档案具有一定程度的保密性，涉及大量关于自己的个人资料，涉及家庭、学业和工作以及思想政治等情况。因此，在什么样的程度下，分享和披露人事档案中的个人资料对于事业单位的人事档案管理是一个巨大的考题。在一切档案信息都上传到计算机当中的背景下，各个人事档案的保管机构必须在档案管理方面开展良好的保密工作。以现代化、信息化、高效化的现代人事档案管理的特点为基础，不断更新档案管理的观念，建立一个完善、健全、高效的档案管理系统，有效管理和利用人事档案资源。

4.2 管理技术

人事档案必须遵守重要的档案管理政策和相关的保密规定。在管理这些档案时，事业单位必须确保档案的真实性，同时确保档案资料的安全。过去，在管理模式和核心工作中，保密工作的质量很高，但这妨碍了人事档案文件的有效使用。因此，为了更安全和更高效便捷的管理人事档案，必须充分的利用信息技术，加强人事档案安全管理，避免人事档案的盗用和个人信息的泄漏。

结语：简而言之，人事档案管理系统的建设需要当前档案管理工作中现有的问题，目前的技术发展阶段，可实现的系统功能，和针对问题得出的解决办法进行全面分析讨论，并对拟探索和分析的数字档案管理的相关内容进行深入研究，改善人事档案管理工作中存在的一些问题，提升人事档案管理工作的水平，确保事业单位人事档案管理工作的高质和高效。