地质档案资料管理与科学利用浅析

2019-03-15严四华

安徽地质 2019年2期

严四华

（安徽省地质矿产勘查局326地质队，安徽安庆 246003）

0 引言

地质资料，是指在地质工作和矿产开发过程中形成的文字、图表、声像、电磁介质等形式的原始资料、成果地质资料和岩矿芯、标本、光薄片等实物地质资料。地质资料能为地质调查与找矿、生态环境保护、防灾减灾、城市建设、农业发展等方面提供基础资料支撑，因此科学管理和应用这部分资源对推动经济社会的可持续发展具有重要意义。本文在分析地质档案资料的管理现状和存在问题的基础上提出通过完善数据资源、强化资料管理、提高管理者素质以及保证服务质量几个方面着重探讨了地质资料管理与利用的对策，旨在为相关工作人员提供理论性的参考意见，发挥地质信息的实效作用。

1 地质资料管理现状

地质资料管理与普通档案管理存在相似之处，即是要强化信息服务，落实管理机制，突出重点，统筹规划，发挥信息的最大价值。地质资料的管理现状主要体现在以下几方面：

首先，以326队地质资料管理现状为例，在建队之初的1955年11月，就建立了地质资料室，开始了地质资料管理工作，随着各项地质工作的开展，地质资料的数量、类别也在逐年增加，我队将矿产勘测、研究、实验等信息都录入档案，并将原有的资料进行整理、归纳、立卷、储存、保密、补充、共享等，逐渐向现代化管理方向发展。通过编制资料管理方案完善各项规章制度，使资料监管和使用能有据可循，避免使用流程出现疏漏影响资料的完整性[1]。

其次，传统地质资料以纸质版为主，记录、查询、使用和保存难度较大，新时期也加强了基础建设，通过设置专业库房和阅览办公室为资料管理创造了有利环境，内部设备配置齐全，计算机逐渐成为资料管理的主要组成部分，资料管理人员根据项目进展情况，不断地进行补充和分类、汇总。

最后，新时期的地质资料管理开始注重安全防控，从硬件到软件落实保密工作，按照保密认证要求加以控制，地质项目成果、地质科研成果、光盘档案等信息载体也加强了涉密管理，严防泄露。

2 地质资料管理在问题

现阶段，地质资料管理还存在诸多问题亟待解决，主要体现在：

其一，信息建设有待完善。现代化技术给资料管理带来了便利和快捷，但是不应止步于此，当前的信息建设还停留在检索、储存和利用上，缺少专业化系统管理平台，缺少构建于服务单位内部技术人员的内部服务网络系统，没有这样的管理平台和服务系统，借阅和使用人员无法进行快捷的查阅，不便于对所需求的资料的筛选，在服务上还存在局限性，难以发挥信息技术的潜力,耗费人力。

其二，老、旧资料的管理不利于长远发展。老、旧资料形成于建队早期，由于当时计算机应用技术尚未普及，在地质勘查各项工作中形成的资料全部是纸质资料，经过几十年的反复借阅和使用，有的已经折皱，有的已经破损，在这种情况下，从长远发展来说，不利于这类资料保存和续用，那么，如何保护好这些老资料使之能够长期久远的被使用而不被损坏是亟待解决的。

其三，资料管理人员素质有待提升。新时期的资料管理对管理员也提出了更为严格的要求，不仅要掌握资料管理方法，还要熟练运用信息技术，了解信息获取、处理、整合、储存以及应用等各种流程，具备资源潜力深入开发的能力，新的管理需求要求管理人员要不断提升个人素质。

其四，服务质量还需加强。地质资料的价值不应局限于表面阶段，而目前很多档案资源都在采集和储存后失去了使用价值，信息难以发挥其实效意义，资料应用也趋于形式化，很难真正落实到位。

其五。存在地质资料“信息孤岛“。未能利用互联网、大数据等平台充分挖掘和发挥档案资料的功能，更好地服务于经济社会的发展。

3 地质资料管理与科学利用路径

3.1 完善数据资源

地质资料的特点在于信息量大且种类多样，而现代化技术具有大数据处理的实效性，所以地质资料信息化建设要科学利用计算机技术，实现检索、查询、储存和应用共享，管理人员应加强资料的收集和保管，确保信息完整性和实用性。在网络技术的支持下进行数字化资料管理，生成的数据库要求信息完全、资源丰富并分类处理，如物探数据库、地质图文数据库以及钻孔数据库等。资料科室要建立完备的网络体系，适用于资料信息资源的管理和应用，创建良好的共享环境[2]。如设置单位内网，将非保密文件共享给使用部门，保证信息的有效利用。对非涉密的资料充分利用大数据平台提供给社会各界广泛应用。

3.2 强化资料管理

资料管理需要从综合角度入手，确保资料的规范化。按照资料管理法律以及地质资料管理办法完善档案资料的管理，确保利用的科学性。资料管理员在接受地质资料信息时要进行筛选和核对，整理后储存。具体方法为：一方面，了解地质工作的特殊性，对于其资料的收集、汇总和处理要严谨，此环节要由专人负责，简而言之，项目负责人也要负责地质档案的立卷和归档，目的是确保地质档案质量，避免出现问题互相推卸责任。档案整理完毕转交地质资料管理科室，管理人员在审核无误后方可入档，要注意筛选，保证其实用性和完整性，切不可被动接收所有上交档案，导致内部资料鱼龙混杂，难以发挥利用效果。另一方面，档案管理要根据资料的类型进行分类，如视频、音频、图片、文字等，将其分类整理编号储存，对于现有资料要定期检查，保证其完整性。电子档案在处理过程中，管理人员不得随意更改变动，使用之前要进行登记，而且档案要与对应目录保持一致。

对于老、旧地质资料应推进整理、修复及数字化工作，一方面采用覆膜或加底板的方式将这些已经岌岌可危的资料进行整理、修复，另一方面采用现代化技术手段，进行数字化复制，这样既保护了原有纸质资料，又可以形成电子数据继续提供服务。

3.3 提高管理人员素质

地质资料管理人员在新环境下应提高自身专业素质，还要能够熟练操作计算机系统，能快速录入档案信息，还能完善管理流程，为使用者提供良好的服务。提高管理人员专业素质作为新时期资料管理的新任务应当引起重视。资料管理者要综合发展，充实自我，既要掌握档案资料管理方面的技能，还要牢记地质知识，能优选实用信息进行采集和储存。资料管理人员要掌握数字化技术，不断加强信息录入及网络相关知识的学习，能熟练操作各种相关软件，建立检索帮助使用者快速定位需求资料。资料管理员要通过扫描、数字化等方法将资料录入电脑，编写文档号确保查阅的实效性。在后续管理中要健全档案，及时补充，确保信息的完整性[3]。

3.4 保证服务质量

在档案资料管理和利用环节要注重开发其二次服务功能，地质勘查单位的档案价值极高，能为矿产行业的资源开发以及地质灾害的防治提供理论依据，所以要在利用时学会开发其潜能，资料管理员要从传统被动的提供使用者所需的资料转变为主动提供有价值的资料，促进档案资源的开发和利用，确保其使用功能。在数字化资料环境的支持下，资源共享更为方便快捷，在共享资源时各部门可以通过交流互动探讨资料的实用性，将其中的隐藏价值提炼出来，为后续使用奠定基础。资料管理人员在利用档案资料为各部门提供服务时也要加强与部门的沟通交流，掌握部门的职能范围，为其推荐实用性更强的档案，还能通过检索输入关键词，将相关档案资料调取筛选，保证档案资料的有效使用。

3.5 加强涉密地质资料的管理

数字化后的地质资料给资料管理和应用提供了便利，但同时也给涉密资料的管理带来了挑战。地质资料的信息化管理弊端在于资料容易被窃取、篡改和盗用，所以要加强网络管理，设置内外网，抵御外部非法侵入。系统还要应用网络安全防护技术，为信息加设保护层。对于保密资料的内部防控需要设置查阅权限，根据岗位级别和职责设置账户和对应权限，避免非法窃取信息。