浅谈如何改进办公室档案管理工作

罗仕耽

摘 要：在时间的不断推移之下，档案管理逐渐得到了人们的高度重视。在现如今这个先进的时代，传统的档案管理已经无法顺应时代发展的需求。因此，如何改进办公室档案管理工作逐渐成为了相关人员所研究的重点问题。本文也将针对如何改进办公室档案管理工作 进行阐述。

关键词：办公室档案管理工作;改进

随着我国社会经济的不断发展，办公室档案管理工作作为现如今我国大部分企业发展中不可缺少的一部分，其对于提高单位工作的效率，以及保证单位内部信息的安全性有着十分重要的作用。但根据相关的研究调查可以发现，目前我国大部分单位都没有重视办公室档案管理工作，导致办公室档案管理工作存在许多的问题。这些问题的存在对于单位的发展有着十分不利的影响。因此，如何改进办公室档案管理工作逐渐成为了相关人员所研究的重点问题之一。针对如何改進办公室档案管理工作，本文首先将对目前办公室档案管理工作存在的问题进行阐述，其次在针对这些问题给出相应的解决措施，以供参考。

一、办公室档案管理工作存在的问题

根据相关的研究调查可以发现，办公室档案管理工作存在的问题主要可体现在以下几点：一是，管理方式落后、管理意识薄弱。在如今这个先进的时代当中，我国大部分办公室档案管理人员在对档案进行管理的时候并没有意识到档案管理的重视，也没有采用先进的管理设备对其进行管理。其主要可体现在：办公室档案管理人员在对档案进行管理的时候，通常只做表面功夫，严重缺乏对日常资料的收集与保存。二是，管理人员的管理素质普遍偏低。管理人员作为办公室档案管理工作中必不可少的一部分，管理人员自身的素质对办公室档案管理工作的质量有着十分重要的影响。但就目前我国办公室档案管理工作人员的工作情况来看，管理人员的专业知识与工作技能还有待提高。另外，在这个先进的时代上，管理人员对于档案管理所需要使用到的软件还不够熟悉，所以导致其管理效率偏低。

二、改进办公室档案管理工作的措施

由上述可见，办公室档案管理工作存在的问题对于办公室档案管理的提升，以及相关单位今后的发展有着十分不利的影响。所以，相关人员需要针对这些不良的问题及时给出相应的改进策略。针对改进办公室档案管理工作的措施，本文将从以下几点对其进行阐述。一是，完善现有的办公室档案管理工作。在完善办公室档案管理工作的过程中，需要保证的是，单位需要对该工作加大重视力度。只有单位管理人员对该工作给予相应的支持，才能使办公室档案管理得到有效的完善。在完善的过程中可从以下几个方面进行：（1）需要为档案建立独立的存放室，并针对不同的档案内容进行分类存放。这样不仅方便今后对档案进行查找，而且可以保证档案存放的安全性。（2）为档案管理工作设置相应的保密级别。（3）档案管理人员需要不定期的对档案进行检查，对于已经不重要的档案信息进行处理，避免档案管理堆积无用信息，耽误档案查找时间。二是，改进现有的办公室档案管理方法。随着我国社会经济的不断发展，在办公室档案的管理上若还是一味的使用传统纸质方式对其进行管理，其不但不能顺应时代的发展，而且不能保证档案管理的安全性。因此，在办公室档案工作的管理上应该引进诸如：信息网络电子技术的先进技术设备对档案进行管理。信息网络点在技术在办公室档案管理工作中的引进不但可以改进传统管理方法的弊端，而且可以提高档案管理工作的质量，减轻人力在该方面的投入等。在具体发的实践过程中，单位可在内部网络中构建办公室档案的电子化信息交流平台，并根据管理人员的工作职能设置相应的信息访问权限。三是，强化管理人员的素质。在强化管理人员素质上可通过对办公室档案管理人员的培训实现。在培训的过程中，不仅需要对员工的专业知识及工作技能进行培训，还需要对员工操作电子设备进行档案管理这方面进行培训。在培训完成之后，需要组织管理人员进行考核，进而确保每位档案管理人员都对办公室档案管理工作有足够的了解。另外，还可以在办公室档案管理中落实相应的工作责任制，其具体的做法是，将档案管理工作分为不同阶段，并在每个阶段安排一个负责人，这样不仅可以加强管理人员的责任感，而且可以在管理的过程中及时找到相应的负责人。

三、结束语

总而言之，在这个网络信息发达的时代当中，为了让办公室档案管理工作顺应该时代的发展，以及提高办公室档案管理的水平。管理人员急需针对办公室档案管理工作存在的问题给予改进措施。

参考文献：

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