河北省社保业务档案规范化管理探索与实践

赵松 孙长虹

社会保障是保障人民生活、调节社会分配的一项基本制度。社会保险业务档案是社会保险经办机构在办理业务过程中形成的原始记录，是确定参保对象享受社保待遇的重要依据，也是反映社保事业发展的宝贵资料和重要历史凭证，是重要的民生档案。推进社保档案规范化管理，维护好、实现好、发展好广大参保群众的根本利益，是各级人社部门、档案管理部门的共同责任。

近年来，全省各级人社部门社保经办机构按照人社部、国家档案局的部署，以贯彻落实《社会保险业务档案管理规定》（人社部 国家档案局3号令）为契机，在各级档案行政管理部门的密切指导和大力支持下，强力推进社保档案规范化管理，实现了制度从无到有、机制从无序到规范、管理从粗放到精细的历史性转变。

一、主要成效

全省各级社保经办机构以完善制度为前提，以典型示范为引导，以开展达标验收为抓手，加强档案资源建设，夯实档案工作基础，大力推进社保档案规范化、专业化和信息化建设，全省社保档案管理基本实现了“落实制度措施，落实场地设施、落实专业人员、落实经费保障”的要求。

（一）档案资源比较完善

社保档案具有稀缺性和有效性特点，各级经办机构高度重视档案资源建设。一是健全规章制度。省人社厅与省档案局联合印发《河北省社保业务档案管理办法》和《河北省新型农村和城镇居民养老保险业务档案管理办法》，统一分类方案，明确各类档案归档范围和保管期限，指导各地建立了档案收集、整理、保管、利用等十几项制度。二是集中规范整理。省社保局历时一年半规范整理业务档案37000卷、会计档案3500卷，扫描档案17万幅。全省各级经办机构库藏档案总量达280万卷，涵盖业务、文书、会计、科技、声像、实物、电子等门类，形成了门类齐全、载体多样、内容丰富的档案资源体系。三是实行部门立卷。按照“谁经办、谁立卷”的原则，明确各级经办机构业务部门负责收集、整理和立卷工作，档案室负责业务指导和集中保管、利用，确保业务材料收集齐全完整，档案整理编目编号准确规范。

（二）基础条件明显改善

各级经办机构积极协调专项资金，档案管理的基础条件不断改善。省社保局建成了1200平米的档案管理中心，实现了历史性跨跃，成为经办服务的一张“名片”;石家庄市社保局建成了2000平米、在全国处于高水准、高品质的档案中心;秦皇岛市失业保险管理处建成了360多平米的信息化档案室。各地新建和改建了一批标准高、设施全的档案用房。市级机构普遍实现了库房、办公、查阅三分开，现代化设备配置齐全，档案“九防”符合要求。省社保局开发了社保业务档案管理系统，实现了档案立卷自动化、查询检索电子化、保管利用影像化。

（三）管理队伍不断加强

省人社厅与省档案局联合举办5期社保档案培训班，累计培训一千多人次，安排市县档案人员到省局、石家庄市局档案中心实地参观。多次请省档案局指导处专家进行指导、授课。省社保局配备专兼档案员16名，各地通过招聘、转岗、培训等方式，充实管理队伍，提高专业能力，全省专兼职档案队伍达2000人以上。新乐市社保局、沽源县社保局等单位经编委批准成立了档案科。已完成验收的市县都配备了专兼职档案管理人员，涌现出一批熟悉档案业务、爱岗敬业的典型。

（四）服务利用效果初显

各地注重档案深度开发与有效利用，一是与优化业务流程相结合，对不符合规程的档案不予接受，重新补正完善后监交入库。二是与风险控制相结合，组织对经办业务档案进行了内部审计，审验业务办理的适宜性，查找经办风险。唐山市社保局近年来为参保企业、退休职工、失业人员、自由职业参保人员免费提供档案查询利用达15.8万件次。各地通过整合、加工、编研，使档案服务由个别查询向系统整理提升，由简单汇总向专题研究提升，提供了更多的“增值服务”。规范整理后的社保档案在社保基金专项审计以及解决历史遗留问题、信访维稳等方面发挥了重要作用。

随着业务档案达标验收工作的深入开展，各地对业务档案的规律性和重要性有了更加深刻的认识，一致认为抓社保业务檔案管理，抓对了时机，抓住了关键，抓出了成效。

二、工作体会

全省社保经办机构将社保业务档案规范化管理作为服务民生、展示政府部门服务水平、承载事业发展历史的重要基础工作来抓，取得了一些成绩。主要体会是：

（一）领导重视是社保业务档案规范化管理的前提

各级人社部门普遍成立人社局长或分管副局长任领导小组的社保档案规范化管理领导小组，局长亲自部署，听取汇报，建立责任制，将业务档案工作纳入年度工作计划，形成了领导亲自抓、大家齐上手、层层抓落实的良好工作格局。

（二）部门协作是社保业务档案规范化管理的关键

人社部门与档案行政部门建立了工作协调机制，从建章立制、人员培训、业务指导到达标验收工作的推动，始终密切协作，共同推进，堪称部门合作的典范。省档案局业务指导处领导专家多次带队验收市县两级业务档案，具体指导档案业务。石家庄、唐山、秦皇岛、邯郸、保定、衡水等市县档案局有36名同志参加了达标验收，出色完成任务;玉田县档案局派业务骨干指导社保档案整理长达半年。全省各级档案行政部门的鼎力支持，成就了社保档案的辉煌成绩。

（三）完善机制是社保业务档案规范化管理的保证

成立了由省社保局局长为组长，省档案局业务指导处、社保经办机构负责人为副组长的全省社保档案规范化管理领导小组，办公室设在省社保局综合处。领导小组共召开8次专题会议研究推动档案规范化管理。先后组织50多个验收组，对571个社保经办机构进行验收，并以省人社厅、省档案局的名义通报达标等级。

（四）真抓实干是社保业务档案规范化管理的根本

全省从事社保档案工作的同志以“对历史负责、为当前服务、替未来着想”的责任感，发挥“吃苦耐劳、敬业奉献”的精神，辛勤耕耘、默默奉献。特别是一线档案工作人员为按时完成验收目标，连续奋战，付出了难以想象的辛苦。晋州市社保局得到验收组肯定的评价时，档案员当场落泪。不少县经济基础薄弱，社保机构编制人员少，仍然把有限的人力、物力、财力投入到档案管理上来。隆尧县人社（下转37页）（上接52页）局办公用房为B级危房，却把最安全的大办公室腾作社保档案库。

三、下一步思路

认真落实人社部、国家档案局要求，进一步加强与档案行政管理部门的密切协作，主动作为，持续发力，强力做好社保档案规范化管理工作。一是继续推进失业保险档案达标验收，全面实现全省市县两级业务档案规范化管理。二是顺应创新服务、网上经办的趋势，推进业务档案标准化、数字化、信息化建设，提升业务档案服务利用水平。三是争取资金支持社保档案建设，力争建立常态化的经费保障机制。四是加强档案资源建设，加快历史档案的归集整理，对存在的问题持续改进。五是建立长效督导管理机制，开展年度归档检查，巩固已有成果。六是开展业务培训、总结交流、典型示范活动，培养一支业务素质较高、相对稳定的档案管理队伍。

（作者单位：河北省社保局秦皇岛市失业保险管理处）