印章档案归档整理“十步工作法”——以山东省地震局为例

文·孙允明 朱少华

印章档案作为一种特殊载体档案，能够客观记录机构组织沿革情况。山东省地震局（全宗号A227）档案室藏印章档案形成时间最早是上世纪70年代，材质有木制、金属和橡胶，行制有圆形、方形。为确保这部分印章档案安全保管，在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面充分挖掘其价值和发挥其作用，参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《印章档案整理规则》（DA/T40-2008），我们以每枚印章为一件在归档整理实践中归纳出“十步工作法”（见图1），即清洗-编号-制作卡片-确定保管期限-分类排序-分拣装盒-编制档号-制作印模-编制检索工具-上架，以供参考。

第一步 清洗

印章在长期保管和使用过程中，印章上会滞留有印油（泥）、污物、霉点和锈斑。为确保印章档案长期保管且不会污染档案装具，归档整理前必须进行清洗修整（见图2）。

在清洗时，首先用95%的医用酒精消毒清洗。因为酒精是有机溶剂，去污力强，酒精还兼具消毒杀菌作用。然后将印章摆放在平底瓷盘中，瓷盘中倒入清水浸泡，水面没过印面即可，待污垢松软后，用软毛刷刷洗印面，印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。

难以清洗的印章选用煤油或适宜的有机溶剂清洗。清洗过程中注意浸泡时间不宜过长，动作要轻，以防损坏印章。另外，用95%的酒精时要注意防火，印章晾干后用75%的医用酒精逐个擦拭消毒，以防存放过程中生霉。

第二步 编号

印章晾干后，在每枚印章上贴临时标签，编制流水号，并按流水号顺序集中存放，每16枚印章为一组装盒，每盒最多可放置16枚，不可多放（见图3）。

第三步 制作卡片

按照一印一卡的方式，选用A4型纸张制作卡片，将印章逐一在卡片上盖制印模。在卡片左侧盖制印模，右侧填写鉴定考证的内容（见图4）。在盖有印模的卡片上填写与其印章相同的流水号，如印模编号1-15，意为：第一盒第15号印章。

第四步 确定保管期限

依据卡片上盖制的印模，考证印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材和印纽，比较印章规格式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，并确定印章的保管期限（见图5），时间无法确定的用空格“□”表示，如1999□□□□。

山东省地震局藏机关及法人印章的保管期限为永久（代号Y），其内部机构及工作部门印章保管期限为定期30年（代号D30），目的是与其它门类档案划分的保管期限保持一致。

第五步 分类排序

使用盖有印模的卡片进行分类。将印章按形成年度分类，采用公元纪年标识，如“2018”。

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使用盖有印模的卡片进行排序。相同保管期限、相同类别的印章，可按年度-机构-形成时间顺序组织排序（见图6）。

山东省地震局印章主要采用形成年度-机构-保管期限分类法，其内设机构排序按机构编制顺序排列。

第六步 分拣装盒

1.装盒

按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，逐一装盒。将印章按相同保管期限、移交年代由远及近的排列顺序分别装盒。装盒时，可根据印章规格的不同，确定盒内存放印章的数量。盒內印章一般从左至右，从上至下的顺序排放。山东省地震局每盒可存放16枚（见图7）。

2.制作备考表

印章档案备考表使用A4型纸张，设置“盒内文件情况说明”“整理人”和“整理时间”等项目（见图8）。

盒内文件情况说明主要填写盒内印章档案的数量、完整性及其它需要说明的情况，填写整理人姓名以及整理完毕时间。

备考表放于盒内，排在印模单之后，印章之前。盒內从上到下的排列顺序为保管目录-印模单-备考表（见图9）。

第七步 编制档号

印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。印章档案的档号由“全宗号”“实物档案代号”“印章档案代号”“年代”“保管期限代号”和“印章枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“-”混合编制。连续书写时，格式如下：

全宗号-实物档案代号·印章档案代号·形成年度-保管期限代号-印章枚号，并填写在对应点印模单上。如A227 -SW·YZ·2018-D30-0017，其意为“山东省地震局室藏2018年归档保存的第17枚印章，保管期限为定期30年。”（见图10）。

第八步 制作印模

按盒内排放顺序制作印模单，按印章在盒内的布局，在A4型纸张上面设计好印模格和档号格，然后在纸上对应印章位置盖上印章。注意盖印章的位置和方向要准确，用力要均匀，使印文清晰、图形完整，一次成型。印模盖好后，分别在每个印模下方填写该印章的档号（见图11）。一套印模单作为检索目录放于盒内，两套用于制作检索工具。

按制作印模单方式制作印模，印模上填写信息依照相对应的印章鉴定考证内容。一枚印章一张印模，一套用于制作电子印模，一套装订成册制作印模集（见图12）。

印章使用后要重新清洗，晾干后装盒还原。

第九步 编制检索工具

按照印章档案整理后的排列顺序，将卡片上相关信息著录到计算机管理软件中，编制印章档案保管目录（见图13）。

注意“印文”填写印面上的文字内容。“边款”填写印章边款中的文字内容，填写的边款文字两端应加注圆括号“（）”。无边款的印章可不填“边款”。

对印章需要说明的情况填写在备注中。如与文书档案及其他相关档案的参见号等。

印章档案保管目录使用A4型纸张，采用表格形式，设置序号、档号、立档单位、印文（边款）、使用起止时间、印材和备注等项目。为便于检查和利用，将目录也做成纸质和电子两种，纸质目录包括封皮、目录、印模单和印模集，一式两份，一份与备考表一起放于相对应的印章盒内，相当于卷内文件目录；另一份装订成册作为对外提供利用的检索工具。

第十步 上架

取出已装盒印章，去掉印章上的临时编号，在印章执柄或无边款的外侧处粘贴上相对应的印章档号签（见图14）。

印章档案盒封面和脊背要填写印章档案保管期限、分类及本盒印章起止枚号，用四位阿拉伯数字标识，中间用连接号“-”连接，如0001-0016。

印章档案应按分类方案排列顺序逐盒组织上架，平置排放，排列方法应统一，前后保持一致，不要任意变动。

在印章档案整理完后，编制整理说明，详细记载印章档案的来源、数量及印章内容、价值和完整情况，说明印章档案整理的时间、方法、整理人及其它相关事项，存放于全宗卷中。