新时期开展中小学档案 管理工作的措施浅谈

摘 要：中小学档案记录了学校的章程、学校的历史、学校的工作开展状况、德育工作记录、职工档案以及党政档案等。中小学档案还具有参考以及凭证两方面的应用作用，因此做好中小学档案管理工作具有十分重要的意义。目前，在中小学档案管理工作中还存在一些不足之处，因此相关工作人员应对其及时进行解决，创新与完善现有的中小学档案管理工作模式，充分发挥其应有的功效。本文探讨了新时期开展中小学档案管理工作的有效方式。

关键词：新时期；中小学；档案管理；方式

中小学档案包含学校在科研、教学以及管理等工作中所形成的声像、文字以及图表信息。构建完善的中小学档案管理工作模式有利于对档案的使用以及查阅，从而对中小学进行合理有效的管理。现如今，越来越多的中小学已经意识到档案管理工作的重要性，并进行了一定程度的优化与改进，但仍存在一些问题。例如，没有设置专门的校园档案管理工作室以及管理柜，导致在使用档案以及阅览档案的过程中容易造成丢失以及损坏的现象。其次，档案管理工作模式较为落后，导致档案管理工作的开展受到了一些阻碍。因此对中小学档案管理工作进行创新以及完善具有十分重要的意义。

一、 目前中小学档案管理工作现状

近年来，越来越多的中小学已经意识到档案管理工作的重要性，并对其工作模式进行了优化与创新，但在实际工作过程中还存在一些不足之处。首先，校领导对档案管理工作不够重视。目前，很多中小学校领导对于档案管理工作的理解不够，认为学校档案在日常管理学校的过程中不能起到相应的作用，因此对档案管理工作较为忽视，没有配备专业的工作人员对学校档案进行科学管理。其次，档案管理基础设施不足。由于大多中小学校领导对于档案管理工作较为忽视，因此在对档案进行管理的過程中没有配备专业的学校档案管理室以及档案管理柜。仅仅是在学校中找闲置的教室或者不用的柜子放置学校档案，同时也没有使用相应的保护措施对纸质档案进行有效保护，导致一些档案出现损坏以及丢失的现象。第三，档案容易发生丢失现象。由于没有设置专门的档案放置地点，导致档案的管理力度不够，并且人事档案、德育档案以及教学档案的存放地点较为分散，容易出现借阅人员没有按时归还的现象，同时由于学校领导的不重视，导致档案管理模式较为松散，在对档案进行借阅、归还时的手续不足，导致档案丢失的现象时有发生。第四，档案管理技术较为落后。现如今，信息技术快速发展，使相应的高科技技术在实际生活与工作中得到广泛应用。但目前大多中小学在记录档案的过程中仍然使用纸质的手写档案，因此导致档案内容出现规格不统一以及字迹不工整的现象，一旦出现丢失的现象，很难将其找回。同时由于档案管理工作中的技术、人员以及设备不足，使档案管理工作的信息化程度较低。最后，相关工作人员数量不足。目前，大多中小学在对档案进行管理的过程中没有配备专业的档案管理人员，大多由课程较少的老师对学校档案进行管理，而由于其相关专业知识较少，使得档案管理工作的效率更低。

二、 新时期开展中小学档案管理工作的措施

（一） 构建专业的档案管理制度

对中小学档案管理工作进行有效完善与创新的前提便是改变校领导对档案管理工作的看法，同时构建专业的档案管理制度，使学校全体教职工可以认识到学校档案的重要性，使其形成自觉保护学校档案的习惯。而构建专业的档案管理制度，应注重以下几方面问题：首先，应强化安全防范工作。学校管理人员应针对档案的易损性构建科学合理的安全防范制度，同时配备专业的工作人员对档案安全进行负责。档案室应配备防盗门窗等安全设施，相关人员在出入档案室时都应关好门窗，及时断电。由于纸质档案容易发生受潮的现象，所以在档案管理室不能设置水源，并且要配备相应的灭火器。其次，对档案室的室内条件进行合理规范，要求相关工作人员做到物品摆放整齐，同时不带无关物品以及人员出入档案室，还应做好防晒保护工作。第三，提高档案管理工作人员的专业水平。专业的档案管理人员对于档案管理工作来说具有十分重要的意义，因此学校管理人员应对现有的档案管理工作人员进行专业技能培训，使其形成良好的服务意识，同时熟练掌握高效率的档案管理技巧。最后，将档案进行科学分类。由于学校档案的种类较为繁多，为了提高档案管理工作的效率以及使用档案的效率，相关工作人员应对档案进行区分，并分类管理，从而提高工作效率以及工作质量。

（二） 将中小学档案管理工作信息化

当前，越来越多的中小学在使用信息化技术建设数字化校园，实现日常工作的信息化。可利用这一技术构建统一的档案数据平台，促使档案储存工作以高效率进行。同时，档案管理人员还应使用专业软件利用互联网实现档案数据的快速整理与搜索。而统一的档案数据平台还应包含转换信息数据、编排、检索以及快速识别等功能，利用科学有效的方式实现档案的信息化管理。

三、 结语

中小学档案包含了职工档案、德育档案以及学校历史，这些内容对学校的日常管理工作起到了十分重要的作用。因此，中小学校领导应积极重视档案管理工作，构建科学合理的档案管理体系，对相关工作人员进行定期培训，提高其专业技能水平，从而对现有的档案管理工作进行完善与创新，提高工作效率以及工作质量。

参考文献：

[1]徐霞霞.中小学档案管理工作存在的问题及应对措施[J].课程教育研究，2016（14）.

[2]廖嵩.成都出台《办法》提升中小学档案管理工作水平[J].兰台世界，2016（16）：5.

[3]梁玮玮.数据备份技术在中小学档案管理信息化中的运用思考[J].中外交流，2017（20）.

[4]黎文采.新形势下中小学档案管理人员的综合素质探讨[J].科技创新导报，2016，13（10）：94-95.

作者简介：

陈梁，山东省邹城市，邹城市匡衡路小学。