试论高校档案管理存在的问题及对策

摘要：档案管理工作对于任何一个单位来说都是至关重要的任务，高校作为教书育人的基地，且有着为社会培养高精尖人才的责任，档案的管理工作更是重中之重。本文基于档案管理的基本概念及其特点，分析了当下其面临的种种问题，并且分析了能够有效解决问题的对策。

关键词：高校;档案管理;问题;对策

一、高校档案管理的特点

（一）社会性

对于高校学生档案的属性认定，多从服务社会的角度进行考虑。由于高校学生最终要从校园进入社会，因此需要保存和录入关于高校学生毕业信息、体能水平、道德素养、学习成绩等方面的档案信息。社会直接索取高校科研成果及技术服务产品，因此，高校档案最终应用于社会服务与社会发展，具备鲜明的社会属性。

（二）综合性

高校档案信息包含了学生的学习及在校活动情况，也包括了教学成果及技术产品，还包括财务数据及人事档案信息等，具备较强的综合性特征。高校在培养人才的过程中，还经常带领学生去工厂、研究所等地实习，这类信息也被纳入高校档案管理系统。

（三）系统性

高校档案信息涉及到的种类多样，包括学生数据、行政资料、财务数据、党群建设、教研科研等等，共有11个类型。形式上包括纸质的档案资料，也包括电子文档及表格数据等，这些储存在高校档案信息系统的材料，被统一管理，使用时也需要凭借一定资格权限才能自由查看，具备较强的系统性特征。

二、新时期对高校档案管理的要求

（一）管理体系集约化

在日新月异的档案系统管理趋势下，要实现高校档案管理的科学化与合理化，必须将高校档案管理推向集约化改革。对原有的档案管理体制进行创新，实现业务与方法上的统一，合理配置档案管理资源，实现资料收集、保存与管理的规范化，更好服务于高校发展。

（二）管理方式模块化

当前，伴随信息技术的高速发展，高校档案管理也有必要借助管理软件对高校档案信息实施模块化管理。在模块化技术软件的帮助下，高校档案能得到细化和分解，这不但明确了高校档案管理人员的职责，还将人力及物理资源的投入合理化，最终提升高校档案管理的精细化效果。

（三）高程度信息化

在信息化时代，高校档案管理必须跟上信息化要求，凭借最新的信息化处理软件，保存与管理高校档案信息，这种高程度的信息化处理要求为高校管理带来了许多便捷。此外，随着图像、文本、音像、软件和科学数据等各种档案资料载体形式的广泛使用，对于高校档案管理信息化水平同样提出了较高的要求。

三、高校档案管理概述

所谓高校档案管理，是高校档案管理部门对学生学习活动、教师科研、学校管理等资料的保存与管理过程。以上这些资料在高校档案管理系统中具有较高的保存与使用价值。一般来讲，高校对档案管理分为实体与信息两部分的管理。前者是对实体档案材料的管理。后者则是对高校档案的信息材料实施保存与管理。在信息化时代背景下，高校档案管理会经过保管、整理、鉴定、收集等步骤，档案资料的实体性逐渐向信息化演进，实现充分的信息管理现代化与合理化，为构建统一和规范的现代馆藏体系提供保障。

四、高校档案管理中的一系列问题

（一）档案管理缺少健全制度

着眼于我国高校档案管理工作现状，不少高校没能将档案的科学化管理引起重视，导致日常档案管理的不规范。这其中一个重要原因便是缺失足够健全的档案管理制度。多数学校没有按照规章制度存放和保管档案材料，例如未能使用专用封面进行档案材料装订，未在档案封装处增加档案管理印章。还有一些学校没有将封面的材料内容备注完整，导致档案的查找与使用效率降低。同时，不少学校未按规定装订保管档案以及将档案各类文档收集、整理、管理和利用，造成档案资料因管理不当而缺失或不完整，不能保证档案信息的连续性。此外，对于档案的节约与使用，没有设立严格的权限认定制度，一些学校对外借阅档案材料，任凭领导一句话或者借助私人关系就可实现。这对于档案的秘密性保管没有益处。对于借出的档案材料，档案管理部门也未能设立实时性的认证与跟踪制度，导致档案丢失等不良结果。由于当前高校档案管理人员对档案管理的安全与保密意识不全，加之高校档案监管人员的失职，导致档案管理与保密工作实效降低，影响了高校档案管理的规范化进程。

（二）档案管理人员素养较低

对于当前高校档案管理人员队伍的素养来讲，由于不少高校招聘的专职档案人员没有经过具体的入职培训和业务提升，因此，多数档案管理人员在从事档案管理时，没有系统性的职业思维与科学的档案管理方法，一些学校甚至内部随意调岗，以此填充档案管理岗位人员。长此以往，缺少专业实务能力的档案管理人员素养便会参差不齐，由于缺少基本的档案资料研究与理论能力，在这一岗位上，档案管理人员开始思想松懈、玩忽职守，导致工作效率大大降低，离职率也直线上升。因此，导致档案部门招聘人才很困难，再加上学校重视程度不够，导致各级档案管理人员很少有接受培训或者急需教育的机会。档案管理本身是高校一线工作，对于日渐缺少专业素养的档案管理人员队伍现状来说，高校因为没能提供日常性的业务培训与职业学习机会，档案管理人员思想懈怠与意识形态不足的情况，不利于高校档案管理。

（三）设备落后跟不上发展需求

当前，尽管信息化技术在不少高校教学管理中得到应用，但是目前多数高校在档案管理活动中，没有更换传统的设备与系统，仍然沿用旧式的设备系统进行档案保存与管理。档案柜、巨大的档案保存房间等，都是目前许多高校放置与保存档案管理的主要办法。伴随高校档案管理环境的开放化与技术的发展，陈旧的档案管理设备已经跟不上时代的要求，因此，档案管理对设备的要求越来越高，包括计算机系统、移动储存设备等，都将成为高校档案管理的新型必备设备。但是很多学校由于过于重视教学科研，忽视了对档案管理部门的投入，导致很多学校的档案管理部门连基本的数据存储设备都不足。高校档案管理室的计算机、光盘等系统设备大多老化，难以满足档案管理的技术要求，影响了档案资料的正常储存与保管。此外，计算机设备若缺少足够先进的杀毒软件，那么计算机中毒后将对档案资料的安全性造成致命影響。

（四）档案管理意识淡薄

当前，高校档案管理部门及工作人员由于缺乏意识上对档案管理的重视，疲于应付上级的检查，导致档案管理工作效率跟不上高校发展的要求。一些高校在档案管理工作中存在严重过的形式主义思想，认为主要过了上级的检查关口，日常档案的更新与管理都不那么重要。这种对档案管理工作的淡默态度与档案管理工作自身的性质有着一定关联。众所周知，作为一项投资回报不成正比的工作，档案管理不但经济效益低，投资到收益的周期还很长。高校在学校事务的管理上，常常将这项不能为学校带来经济效益的工作放在不重要的位置，认为档案是社会各界不太关注的一类内容。同时，高校将管理工作的重心一直以来都放在学生的教学活动中，不重视档案管理，自然而然使得档案管理工作质量与效率得不到显著提高。此外，考虑到多数高校从事档案管理的人员在业务素质上都水平不高，缺乏档案管理的基础性理论知识，工作态度不积极，导致档案管理工作出现各类问题。

（五）档案管理工作考核不科学

对于教学职责的评定来讲，多数从事教师职业的工作者有论文、专利、教学奖励等渠道可以考核和量化其工作成果。而对于档案管理工作人员来说，他们从事的大部分还是以提供服务为主的工作，如果我们将他们与常年从事专职教学与科研的教职工放在同样一个平台上去竞争，显然这对于档案管理人员来说是显失公平的。由于档案管理人员与教师的工作考核有着本质上的区别，在考核档案管理人员的工作成果时，不可能按照考核教师工作那样，以发表职称论文、研究教学科研成果来恒定其工作职责的好坏，因此，缺乏足够实际和科学的考核机制，是阻碍档案管理工作者工作积极性提高的重要原因。

五、能够有效解决问题的应对策略

（一）提升档案管理服务意识

作为高校组织教学活动、管理综合事务的一项重要工作，全校及档案工作部门有必要从思想上提高对档案管理的服务意识。通过举办会议、培训、参观等活动增强员工及教师对档案管理的重要性的认识。尤其是针对档案管理人员，要采取培训、激励措施激发他们对于档案管理岗位的信心与兴趣。作为学校信息管理的中心环节，学校要动员档案管理工作人员提升对档案作用、利用效果及价值宣传的重视，激励部门争相学习档案管理知识，营造人性化的工作氛围，为学校档案管理工作水平的提升奠定基础。

（二）健全档案管理制度

有了制度的保障，档案管理工作才能有条不紊的开展。高校应当为档案管理部门设定健全的审批、工作职责、安全保卫、指标考核等制度，让档案管理人员了解工作规章制度，借助考试、培训、比赛等活动，激励员工主动学习档案管理相关制度内容，加深人员对档案管理制度内容的印象，同时，要建立定期检查的考核制度，不定时为档案管理部门实施工作质量考核，将指标细化到人，细化到制度条例，让员工在严格的考核中充分重视档案管理工作，自觉提升档案管理工作的积极性与创造性。

（三）提升档案管理的现代化

在信息化时代，高校档案管理工作面临着来自社会和同行的诸多挑战。因此，高校应当主动适应时代的需要，加快知识经济时代档案管理的现代化改革。一是建立现代化的档案管理制度，利用计算机网络技术，将各类新型网络技术应用到档案管理中，提升档案管理的技术水平。例如，对于高校学生的档案信息管理，可借助网络检索的功能，快速核对和查找关键词，并为班级、教师建立对应的数据库，方便一体化管理。二是扩大档案管理信息资源，将网络资源应用到档案收集与管理中，扩大高校在网络环境的影响力。同时，在我国高校网络科研教育领域，应联合档案系统，整合网络学校资源，提升过网络环境高校的品牌与口碑。三是为了更好地为高校档案信息网的建设服务，高校可以建立国家教育科研网、高校校园网、互联网学校信息网等网站，融合档案管理需求，实现网络环境高校档案管理的互通与共享。

（四）强化档案管理现代化理念

当前，网络环境下，高校档案管理的内外部环境更加开放和自由。对此，高校档案管理工作应该从内容到人员，都应更新传统的工作理念，转变传统封闭式的管理思想，让档案管理人员接受开放式的档案管理理念，提升管理的时代性与责任意识，变被动为主动，学习档案管理现代知识与技术，科学地认识到档案管理是服务学校未来发展，服务学校科研事业的一项必不可少的管理活动。同时，在同行竞争日渐激烈的形势下，作为档案管理工作人员，也要与时俱进，提升自身业务素养，主动学习档案管理现代化技术与知识，用知识武装自己，同时加强与其他院校的交流，吸取其他院校良好的档案管理经验，补齐短板，实现档案管理工作质量的提升。

（五）提升档案管理工作者素质

作为档案管理的主要主体，档案管理工作者必须要适应现代化时代需求，从以下方面提升自身的业务素养，主动适应新的工作环境与要求：一是要参与系统化的职业教育。为了提升档案管理工作基础，档案管理人员必须通过专业技能学习与职业训练来接触有关高校档案管理的各类图书及资料的管理实务，在系统学习下，有专门教师指导，有系统的考核认定，进而提高职业素养与职业品德，胜任本职工作。二是持续不断的接受继续教育。在知识更新日渐加快的今天，档案管理工作人员要树立终身学习的理念，在学习新知识的同时，不忘锻炼操作各种技术软件的能力，更新陈旧的工作理念，促使传统档案学知识架构向现代化开放性档案学知识架构的转变。所以，知识经济时代，从事档案管理的工作人员要不断以继续教育深化自己的知识系统，为解决新时代档案管理出现的各种问题打好基础。

六、在实践中进一步优化的战略实施

（一）优化档案管理体系

当前，首先要对档案管理部门进行改革。要单独设立专门的档案管理部门，从传统的综合管理部门脱离出来，对部门现有人员进行职责划分，分工合作，明确各自的职责与责任，并出台细化工作任务的制度。其次，要健全高校档案管理工作制度，包括档案资料的收集、保管、储存及维护等，由专人负责档案管理的各项工作，确保档案纸质与电子资料分类保管，安全保存，促使档案管理在健全的制度基础上有序展開。

（二）增加檔案管理资金投入

要确保高校档案管理迈上新的台阶，各项工作有序开展，必须要投入足够的资金，确保硬件与软件到位，为档案管理工作提供物质保障。尤其是信息化时代下，高校档案管理离不开各类计算机储存与打印设备，高校档案管理部门应具备足够的服务设备，才能开展多样的档案管理工作。同时，要投入资金招纳专业的技术维护人员，确保日常档案管理设备的正常运转，为档案管理工作室配备足够的消防设施设备与防火防盗设备，提升档案管理的安全性与保密性，避免档案管理工作出现差池。

（三）规范档案管理工作流程

要提升高校档案管理效率，应首先从细化和规范工作流程开始，为档案管理工作建立完善的规章制度，尤其是法律法规这一块，高校应切实依据《档案法》的规定，对现有的工作流程进行细化和梳理，从档案的收集与保管等方面，严格按照法律要求，规范工作程序，提升档案管理品质。

（四）提升数字化档案管理水平

在信息化时代下，图像、文本、音像、软件和科学数据等档案资料替代了传统的纸质档案材料，成为数字化档案管理的最主要类型。高校应当借助数字化建设需要，从档案的归档到保存，都应严格将数据录入计算机系统，确保信息的时效性与准确性，并定期更新高校档案数据库，便于及时服务高校档案发展。

结语

综上，高校管理活动中，档案管理极为重要。对于一名从事后高校档案管理的工作者，面对现代化的工作形势，我们不仅认识到档案管理的重要性，也有了更大的压力与责任做好档案工作。但唯有主动适应现代化档案管理要求，从思想到行动，优化档案管理工作的理念与流程，调整档案管理工作思路，将档案管理作为学校工作的关键环节，转变工作思想，提升档案管理知识水平与业务素质，为提高高校档案管理工作质量提供保障，使档案管理能更好服务于学校的教学与科研工作。

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作者简介：胡苗（1977.1-），女，湖南汨罗人，民族汉，硕士学位，讲师，研究方向：高校建设及档案管理与利用。

（作者单位：湖南环境生物职业技术学院）