新媒体技术下的档案管理信息化研究

郑平

（南阳师范学院国际交流合作处，河南南阳 473061）

档案是政府单位和企业在发展中的重要参考，受传统档案管理类型的限制， 档案管理在效率和内容上难以满足时代的需求，为了更好地发展档案管理，电子信息化的管理模式是必不可少的， 为了更好地实现档案的保存和利用， 就必须对现有的档案进行电子信息化，弥补其不足，由此促进档案管理质量的提升，更好地满足社会需求。

1 新时代下发展档案管理电子信息化的必然性

电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。 利用软件进行的工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。 电子信息化几乎取代了大部分的传统管理方式[1]。新的电子信息化的管理模式已经成了新时代信息管理的主要模式。

相比较传统的档案管理模式， 电子信息化管理模式信息集中而且开放，既方便了管理人员记录和修改，也方便其他人员查阅， 而传统档案管理模式信息分散且封闭，虽然在一定时期发挥了一定的作用，但在互联网时代难以满足社会和企业发展的需要， 只有用高效率和高质量的电子信息化的档案管理模式， 才可以满足新的时代需求。

2 电子信息化下的新档案管理模式的优势

计算机是互联网时代必不可少的生产力工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，即快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。

2.1 档案的共享与办公自动化

在全社会进入办公自动化的背景下， 资料的录入工作变得轻而易举， 办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，增加了工作效率[2]。

2.2 更快的检索档案

电子信息化最大的优势，便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效，这种低效不仅表现在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极难出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。 在增加了工作效率的同时，也减少了工作人员的负担[3]。

2.3 时效性和管理效率

传统档案管理模式流程烦琐， 这加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低，而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工失误，所以大大提升了档案的管理效率， 使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。

2.4 简化了管理流程，加大了信息存储能力

档案管理工作是一项非常复杂的工作， 涉及许多方面， 传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案，这样效率低下，误差多，时效性差，也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候，也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入， 并且还有信息录入量太少，大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统，可以高效精准地查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便的原因，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库， 纳入档案管理的系统当中[4]。

2.5 优秀的存储媒介

传统的档案管理的存储媒介大都是纸质的， 存在文件体积大，易受潮，易燃烧，不易备份，不易保存，不易转移的问题。 容易出现火灾或自然灾害后档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好地避免了这个问题。 电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储体积小，重量轻，发生灾害时易转移。 即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失[5]。

3 电子信息化下档案管理的新职责

3.1 收集整理信息

借助计算机系统为载体， 收集需要的信息录入网络，存储电子档案。 完成建立网络电子档案的工作，建立档案的信息库。 对于信息的收集是档案管理工作的重要部分。在收集电子档案的时候，将收集到的档案进行整理、编号，并进行有序化处理，制作逻辑目录。

3.2 系统维护

在档案管理的计算机系统当中， 硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试，有专业人员维护，以此保持档案管理系统的高效运转[6]。

3.3 对档案信息系统的保密

保密工作，一部分是因为隐私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此，建立档案系统的保密性十分重要。 档案信息的保密工作可以说是电子信息化的档案系统以后工作的一大重点。

3.4 增加利用环节效率

利用环节是档案管理中的根本环节， 利用电子信息化系统，可以使档案管理与互联网结合起来，可以增加多种查阅方式，增加阅读和检索方式。电子信息化的档案管理模式最大的优势便是效率。 因为传统的信息查询慢而且低效， 电子信息化下的档案管理要做到既快速，又准确，不出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，增加了工作效率的同时，减少工作人员的负担。

3.5 保存存储媒介

电子信息化的档案管理模式中， 档案存储媒介大多是以硬盘形式存在， 硬盘需要专业人员进行维护和检查，也要增加安全意识防止被复制或篡改。对于电子信息化的档案管理中， 应该建造有专门的电子信息化档案机房，放置服务器或者

3.6 对档案管理信息中心的安全维护

在灾难恢复系统的运行和维护过程中。 档案管理信息中心要建立健全运维体系， 规范在数据中心的使用和灾备中心的运行当中的规章制度， 经常开展切换和灾难演练等工作， 详细开发包括灾难恢复系统在内的集中监控和网络维护，系统监控和磁带介质管理，灾难恢复，服务器维护的统一过程。以满足灾害发生后档案管理信息中心的正常工作。

于档案管理部门的数据中心来说， 灾难之后的恢复流程十分重要。 对于灾害事件的响应和事故损失控制的机构要尽早建立。 在灾难发生时的流程和对策要在平时进行编辑， 包括灾难的初始响应和灾难的应急处理， 灾难的损害评估， 灾害等级的识别都要重视起来。 而对于应急指挥中心的建立和灾难发生时的管理机构以及灾害通知系统， 都是档案管理数据中心灾后能够快速恢复业务系统的具体手段[7]。

4 对于信息中心备份的建设

在现阶段档案管理信息中心建设中， 有些档案管理信息中心的异地数据中心很难实现相同级别的自建数据中心。 某些服务提供商的某个网络设备和服务器长时间处于单机和单电源的运行状态。 某些服务提供商只有一个数据中心，并且没有灾难恢复功能。这对于安全性要求较高的部门，特别档案管理部门，是致命的危险。

4.1 对于异地档案管理信息中心的建设

在档案管理信息中心异地灾难备份数据中心的建设中，日常的数据中心和备用中心之间的距离很远。因此， 通常使用异步镜像的数据中心可能会在灾难发生时丢失少量的数据。 但在防止地震和洪水等风险时作用很大。 档案管理信息中心的异地灾难备份不仅可以防范火灾和建筑物损坏等潜在风险， 还可以防范大范围的风险。 由于同一城市的灾难恢复和异地灾难备份的定位不同， 为了档案管理信息中心达到最佳的防灾效果， 档案管理信息中心应考虑在同一城市和不同的城市各自建立灾难恢复中心[8]。

4.2 同城异地灾难备份

同一城市灾难备份解决方案是在档案管理的同一城市或类似相近的区域建立两个数据中心： 一个是数据中心，负责档案管理的日常生产运营；另一个则是备份中心，负责灾后档案管理机构应用系统的平稳运行。因为采用同城灾难备份方法的数据中心在地理位置上更靠近灾难备份中心，所以通信线路的质量会比较好，在实现数据的同步镜像时会更加容易， 确保数据的完整性，以及防止数据丢失。

综上所述，在当今社会互联网的冲击下，传统的档案管理已经难以跟上时代的步伐， 互联网在给及巨大帮助的同时也对传统的档案管理提出了新的要求。 复杂多样且难度较大的档案管理系统肯定会被电子信息化的档案管理系统所取代。所以，在档案管理部门建立电子信息化的管理档案系统是新时代下的必然趋势。而顺应趋势，增加档案管理的信息管理效率，建立新时代电子信息化的档案管理系统， 是我们档案管理行业贡献社会的一大途径。 也是促进档案管理综合管理的技术基础。因此，档案管理部门应该充分认识到档案管理信息化建设的重要性，完善档案管理系统，提高档案管理人员的专业素质，促进档案管理的信息化建设。