档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施

孟凡超

摘 要：档案管理现代化理念在企业及单位系统中的有效落实，一方面能够有效增强档案数据管理的可控性，降低档案损坏或者遗失的概率，以便为人力资源等工作的落实奠定坚实基础；另一方面，凭借网络信息化系统的应用，也能够更显著的提升档案采集效率与质量。本文基于档案管理现代化内容展开分析，在明确存在问题与改进措施同时，期望能够为后续档案管理工作系统的构建提供良好参照。

关键词：档案管理；网络信息化；存在问题；改善对策

1 档案管理现代化内容分析

首先，档案管理现代化能够为传统档案部门提供更先进的信息化数据平台，借助数字化档案系统的构建，能够有效将传统纸质档案转型为数字化档案储备至资料库内，以此有效提升档案管理工作的质量与效率，也避免了档案遗失与损毁的问题；其次，在现代化理念落实期间，档案管理人员能够协助信息平台与档案数量判定企业及单位的使用需求，以此构建更完善的知识结构，增强档案管理质量的可控性，并且也能够降低大批量档案资源存储的经济成本损耗，使档案管理工作更容易被企业战略规划所采纳；最后，传统档案管理模式与内容来源较为单一，通常无法为经济时代发展提供更全面的数据参照。而现代化理念落实，则为档案数据采集提供了更广泛的渠道，甚至智能化与自动化技术的落实，同样提升了档案质量水准的可控性。借助此方面的优势，企业及单位更可以用于管理人员素质的强化，以便经济发展体系的构建具备更全面的保障。

2 档案管理现代化存在问题

2.1 现代化意识较差

根据我国现阶段档案管理状况可知，多数企业及单位对档案管理工作缺乏足够的重视，使得档案管理部门在社会环境中一直处于较低的地位，如此便极易引发档案管理人员消极的态度，无法保障档案管理工作的质量。其次，档案管理制度的落后，同样使得档案管理效率与质量水准严重不足，为后续档案管理部门发展带来了极大的影响。

2.2 管理设备水准较低

在经济发展落后地区，可知档案管理部门在设备方面普遍存在资金投入不足状况，如此档案管理设备通常在沿用落后的系统，不但难以保障档案管理效率，同时系统与设备故障风险更极易导致档案数据破损与遗失，使地方经济及功能的发展受到难以预估的损害。

2.3 管理人员素质不足

我国档案管理部门仍有较多管理者思想受制于传统管理制度，使得档案管理水准一直难以得到有效的提升。同时，部分管理人员年龄偏大也是现阶段档案管理部门中常见的问题，此类管理者难以接受现代化的管理措施，自然无法为档案管理工作可持续发展提供保障。

3 档案管理现代化改进措施

3.1 增强档案管理认知

根据传统档案管理状况可知，多数单位及企业在档案管理方面并未引起足够的重视，致使档案管理部门数据采集及管理一直都存在较多阻碍。同时，上级管理者的不重视，同样会使得其他部门效仿，长此以往便会直接忽略档案管理工作，使企业发展与单位工作难以得到全面的资料保障，同时人力资源等工作的开展也会受到极大影响，无法为企业及单位的奖惩制度提供参照。故而，在档案管理现代化改进过程中，首要任务便是改变管理者对档案管理部门工作的态度，通过完善的工作认知与重要性研究，知晓档案管理工作对企业及单位经济发展的重要性，才能为后续档案管理工作质量的加强奠定扎实基础。

3.2 构建管理培训平台

在促进档案管理实现现代化的进程中，人才起到关键的支撑作用，管理人员只有具备扎实的专业基础和较强的综合素质，才能满足现代化档案管理的需求，因此，档案管理部门需要加强人员素质建设，对人才为实现现代化的驱动力，提升档案管理的水平。首先，由于档案人员具有较强的流动性，档案部门需要提升人员的工薪待遇，进而吸引社会中的高素质人才充实到档案团队中，提升人员招聘的门槛，从源头加强人员素质建设；其次，档案部门要结合档案管理岗位的特点和需求，对现有人员开展针对性的专业培训，在实践中不断完善培训体系，加强对管理人员实践能力和信息技术的培训，保证做到学以致用、学有所用。

最后，档案管理单位在组建工作团队期间，应根据档案管理需要选择适当的人才，确保人才结构满足多元化的需要，同时还应该确保档案管理系统的构建综合性有效提升，使档案操作质量得以保障，才能确保档案管理工作能够持续，规避传统档案管理常见的风险。

3.3 完善档案管理制度

为确保档案管理工作能够有效开展，企业及单位的档案管理部门必须根据现代管理要求判断适宜的管理制度与标准，确保管理人员遵照管理措施能够使档案管理质量水准得到显著提升，才能确保档案原理工作质量得以保障。

首先，档案管理部门必须借助网络信息化平台分析现代档案管理技术的特点，并结合信息平台与先进资料制定完善的技术管理标准，确保管理方法具备明确的引导性，才能使档案管理工作质量水平得到显著提高，以便为后续工作的开展奠定扎实基础；其次，档案管理制度的完善还需站在可持续角度看待问题，确保档案管理人員的思想与行为能够得到全面监控，并能够引起工作者对档案管理的重视，使档案管理部门社会地位得到极大提升，才能有效调动档案管理人员的工作热情与积极性。

3.4 提升管理设备水准

档案管理设备是落实现代化管理技术的基础，更是增强档案管理水准的前提。在档案管理现代化理念不断完善期间，相关单位应根据档案管理需求提供适宜且先进的信息化操作平台，才能确保档案管理工作质量与效率能够有效提升。其次，档案管理设备体系的不断完善，因为需要较充足的资金支持，所以在部分经济发展缓慢地区，档案体系的构建需要当地政府予以资金支持，并提供专项档案建设资金，才能确保档案管理工作能够贴合地方功能及经济发展要求逐渐完善，以此为后续大数据档案管理平台的构建奠定基础。

另外，在档案管理设备不断完善期间，档案管理人员还应该站在档案数据保密角度审核档案系统构建的风险，期间需提供防火墙与杀毒软件等措施，避免外界不法分子的病毒入侵，同时还需要持续提升数据系统防护水准，以便保障整体档案管理质量。

4 结束语

档案管理现代化理念在企业与单位系统中的有效落实，不但能够极大提升档案管理效率与质量水平，避免出现传统纸质档案管理易出现的风险隐患，同时借助信息化技术，更可以构建完善的数据管理系统，由此进一步充实档案库内容，以便为后续企业战略规划等工作的开展，奠定更详细的资料基础。故而，在论述档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施期间，必须明确档案管理现代化的内容，并在此基础上确定网络信息化技术落实的必要性，才能为后续档案管理工作的开展提供更全面的保障。

参考文献

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