数字档案资源整合与服务过程中的隐性知识分类*——以赋能思维为视角

陈 慧 王晓晓 南梦洁 安小米

（1.华中师范大学信息管理学院 湖北武汉 430079）

（2.中国人民大学信息资源管理学院 北京 100872）

随着社会发展， 数字档案成为档案未来发展的主要方向。 广义上的数字档案不仅包括原生电子文件，还包含经数字化处理后形成的档案。数字档案资源是基于社会组织、 团体及个人社会活动内容基础上，能够满足各方需求的数字档案。 其概念的提出源于档案资源观，冯惠玲认为档案是承载集体记忆的具有独特价值的信息资源， 并提出数字档案资源为档案资源观提供了新元素和新视角， 主张将数字档案资源纳入档案资源范畴；安小米等曾对数字档案资源整合与服务进行深度研究， 并基于广义的国家档案资源观提出数字档案资源整合与服务的主要目的是优化与创新资源整合服务方式， 实现资源服务能力的提升。 系统、有序、质优的数字档案资源是提供服务的基础， 数字档案资源整合就是将分散的数字档案及相关技术、 人员、 设备等资源进行重组（见图1），达到资源有效配置的目的。 但目前数字档案资源整合缺乏统一规范，各个区域之间条块分割，无法实现资源共享。 数字档案的法律凭证效力亟需社会各方的共同认可。档案资源结构单一、开发深度不足和利用体验不佳等原因也无法满足日益多元化和精细化的用户需求。因此，迫切需要一种新的理论解决数字档案资源整合与服务中的难题。因此，通过识别与获取数字档案资源整合与服务业务实践中的经验知识， 赋予实施数字档案资源整合与服务的应用能力，具有重要的现实意义。

图1 数字档案资源整合与服务架构图

1 相关理论和文献回顾

1.1 赋能

赋能一词最早源于组织科学领域， 激烈的竞争和环境变化迫使企业摒弃传统的激励手段， 寻求鼓励创新的新方式，然而在使用的早期阶段，并未形成明确定义。 Rappaport认为赋能一词从反面很容易解释，如无力感、无助等，但很难给它下一个积极的定义。 1988 年Conger 和Kanungo首次从心理学的角度出发， 将赋能定义为通过改变组织条件提高员工预期表现的过程；Thomas 和Velthouse在其基础上进一步发展了这一概念，将赋能定义为增加内在任务动机，认为在个体层面上，内在任务动机包括与任务相关，产生动机和满足的一般条件。 并在认知模型中将影响力、能力、意义和选择作为内在任务动机评估的四个维度。 Spreitzer认为心理赋能产生于对工作角色的控制感和积极参与，是一种多维的任务动机状态，包括意义（工作对个人的价值）、能力（执行工作的能力）、自我决定（自主权）和影响（影响结果的能力）；Zimmerman认为心理赋能是指个人层面的赋能，赋能过程是指试图获取控制权、所需资源和批判性地理解所处社会环境的过程，赋能的效果根据分析层次的不同也会发生相应变化。 因此，Zimmerman从个人、组织和社区三个层次对赋能进行分析。 20 世纪90 年代之后，赋能一词广泛应用于各个学科，Lincoln 等就从妇女、少数民族、教育、社区护理、政治取向五个方面审查了赋能的用法和解释。

国内文献与赋能相关的研究多集中于授权赋能、 互联网背景下资源赋能和赋能思维下的案例研究三方面，实例多以教育、医疗等行业应用为主。 雷巧玲通过对国外授权赋能理论加以梳理， 将其划分为结构性授权赋能、 心理授权赋能和领导授权赋能三种类型， 探究授权赋能对员工行为及组织绩效的影响；周文辉等从两种视角来理解赋能，一种是员工赋能，包括结构赋能、领导赋能和心理赋能，另一种是顾客赋能， 强调顾客参与企业研发和营销活动对企业价值创造产生的影响。其后又借鉴Caemen 等提出的资源赋能概念，认为在互联网时代，数据赋能成为资源赋能的核心，基于数据赋能的连接能力、智能能力和分析能力， 平台企业能够更好地与顾客进行互动从而实现价值共创。2019 年3 月5 日，李克强总理在政府工作报告中提出要“打造工业互联网平台,拓展‘智能+’,为制造业转型升级赋能”。依托这一背景，利用大数据、人工智能以及数字平台等技术进行赋能迅速成为研究热点。 纵观国内外赋能的有关研究，赋能的客体突破了传统的企业领域，赋能的要素也逐渐丰富，包括管理、资金、技术等诸多方面。

1.2 隐性知识赋能

隐性知识赋能是指通过对个人或组织活动过程中所需的隐性知识的识别与转移， 提升个人的知识和技能水平，解决实际活动中存在的问题。早期的赋能理论虽然将员工自我效能感作为赋能的评价尺度， 并认为员工获取知识的意向是一项重要的内在任务动机，但重点仍在赋能理论的构建与阐述，并未对知识赋能的过程进行解释。 知识作为一种独特而重要的资源，在组织管理中占据着重要的地位。隐性知识最早是由Polanyi提出的，“我们知道的比我们能说的多”。 1995 年Nonaka 和Takeuchi重新详细定义和使用的知识二分法， 再次将隐性知识和显性知识明确区分开来。 作为难以用文字记录和传播的知识，隐性知识主要隐含在个人经验中，是个人固有的、个性化的、难以与他人交流的。 这些经验使得个人可以更有效和高效地处理复杂的情况， 对解决现实问题和突发性问题具有重要价值。 针对数字档案资源整合与服务中面临的诸多问题， 已有的工作实践与经验无疑是解决问题的良药， 而这些工作实践和积累的经验正是赋能过程中所需识别的隐性知识。 它们隐含在组织的程序、管理和工作实践中，是一种经验性知识，未经具体解释或描述，需要通过不断实践与思考来获得。 隐性知识中所包含的内容对于创新与发展具有重要作用。此外，知识的拥有者将这些知识视为理所当然，缺乏表达的意识和意愿。这些因素直接影响和限制了隐性知识的识别与转移。

因此，本文尝试调查实践部门进行数字档案资源整合与服务中有关的基础知识和理解，以期识别出具有可操作性的隐性知识，有助于推动数字档案资源的发展，适用和把握变革社会对其带来的挑战和机遇。

2 研究设计

2.1 研究方法

本文主要采用了文献调查法、 焦点小组访谈法（Focus Group Discussion，FGD） 和Straussian 扎根理论的研究方法。

（1）文献调查法。目的在于获得对研究的核心概念的基础理解，其中包括：赋能、隐性知识、数字档案资源以及数字档案资源整合与服务。 识别这些核心概念，有利于保证研究成果的前瞻性，建立研究的理论基础，提出整合与服务过程中的重要行为活动，引导对座谈问题的设计和提纲构建。

（2）焦点小组访谈法。最早见于美国哥伦比亚大学默顿及坎德尔教授在《美国社会学杂志》上提出的“焦点访谈方法”论文，它是一种定性方法，通常主持人会预先计划好内容并进行提问， 但是从用户的角度来看，焦点小组访谈法是自由开放的，没有特定的框架束缚， 在内容不偏离的情况下参与者可各抒己见， 因而适合用于数字档案资源整合与服务的背景下涉及多主体与多利益攸关方的情况， 以低成本快速获得大量所需信息，满足实验与研究需求。

（3）Straussian 扎根理论。 这是一种典型的质化研究方法，由开放式编码、关联式编码和核心式编码（open，axial& selective coding）三阶段内容构成，以文献与社会资料为研究素材， 从中抽取反映社会现象的重要研究点。 此外，理论饱和，通常指“没有新的资料出现”。在Straussian 扎根理论中，饱和指在概念和范畴形成过程中，没有新的概念和新范畴出现，即可达到理论饱和。 因此，编码过程、持续分析和理论抽样是一个循环过程，直至理论饱和，数据收集和数据分析才会结束。 本文通过典型案例研究， 采用Straussian 扎根理论的编码流程，对收集的定性资料数据进行拆分、解析、聚类和串联，持续比较不同资料的相似点和差异性，从概念、范畴、主范畴、核心范畴中最终形成实质性理论。

2.2 案例选择

在案例选择方面， 本文以实践部门开展的数字档案资源整合与服务工作为主要数据来源， 考虑到数字档案资源整合与服务机构的代表性和时代性问题，本文在理论抽样时选择了包含综合档案馆、专业档案馆中的城建档案馆、 电子政务资源中心和响应国家政策而设立的大数据局和智慧城市管理中心。研究中确定的座谈对象涵盖管理层及业务层， 具体而言，包括综合管理部门、服务部门、技术部门和资源建设部门。

2.3 数据收集

为提高本研究的信度与效度， 在调研之前首先围绕数字档案资源整合与服务的最新发展， 梳理国家层面针对档案资源出台的法律法规和政策， 也包括地方层面的规划和方针。针对各地市的特点，设计相关问题。 同时对各省市区的调研机构进行粗略的网站调研，以深入了解被调研机构的基本情况。在调研过程中， 一旦发现新的问题以及不合乎机构实际情况的问题，会随时对上述问题进行增补。收集的数据主要包括2014-2017 年间，对50 家档案馆（局）、54 家政务资源中心和新时代背景下成立的数据管理机构所开展的座谈与实地调研数据。 对多案例制定细致的编码规则。在座谈期间，访谈对象包括业务人员及档案人员以提供不同视角。 为将调研对象做匿名化处理，根据访谈单位区域、访谈单位、受访者职务制定不同的编码规则（见表1）。

2.4 数据分析

数据分析阶段对收集的定性数据进行编码，对形成的概念进行代码标识（见表2）。 首先将调研或访谈过程中获得的录音整理成文字， 然后遵从Straussian扎根理论的系统化编码程序进行数据编码流程。第一步，相似主题聚拢组合。将同一文档中的相似主题/代码的资料，聚拢和发掘其属性，赋予概念，然后再以新的方式重新组合起来；第二步，多个代码/范畴聚拢。将其形成一个具有层次结构、流程结构和关联关系层级关系；第三步，挖掘核心范畴。 发掘出能将所有范畴聚拢成核心的核心范畴， 及能将其他所有范畴贯穿而形成一条“故事线”的范畴。 采用NVivo 软件对庞杂的质性数据进行编码分析， 辅助管理定性数据，并挖掘数据中潜在的规律。同时该软件提供建模工具，支持概念图形式展示研究结果。

表1 多案例选择编码设定

表2 数据收集编码样例

3 研究发现

根据实地调研的座谈数据， 将各个调研单位在数字档案资源整合与服务的实践过程中的经验性知识进行提炼，形成107 个要素（代码），并对这些要素（代码）加以分类，包含7 个方面（范畴）。

3.1 法律与政策的保障能力

法律与政策是国家机关或政治团体在某一特定时期为实现或服务一定目标所提供的行动依据和准则。法规与政策具有一定的思想导向性，是档案事业发展的重要指向标， 政策的清晰可行对实践工作具有重要意义。 上海自贸区是国内最早试验电子文件单轨制的地区，根据实践过程中的经验，其表示“依据规矩办事更有说服力”（2017-C-SH-3）。 上海市档案馆也表明从规范化管理的角度而言， 政策的制定具有重要性（2017-C-SH-1）。 然而，作为国家战略层面的数字档案资源， 目前仅有国家档案局出台的相应政策，在立法层面上还有所欠缺。 杭州市档案馆认为在新时代背景下，政策的制定不仅要借鉴国外先进经验，还需要将数字档案资源与其他政府信息相结合。在已有相关规范为数字档案资源整合与服务的实施提供保障情况下，地方法规、办法的颁布，则要充分考虑自身实际情况，以及地方政策的延续性和配套性（2016-C-HZ-1）。 2012 年《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》中明确提出“加强、推进传统载体档案数字化、档案文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设”，各省市也相应地将档案数字化建设纳入本单位的工作规划中。 北京市综合档案馆在接受调研时就表示“将电子档案归档管理、移交接收工作列入了“十二五”规划的重要任务”。同时也指出，国家政策的上位法，还需要根据各省市的自身条件进行相应修改，以保证其可操作性（2014-C-BJ-1）。 上述表明， 为保障数字档案资源整合与服务的顺利实施，各级组织机构在应用过程中，积累了许多理解、贯彻政策的实施经验和整合与服务的行动知识。

3.2 档案业务与政府业务的融合能力

在档案业务与政府业务融合的过程中， 集体所掌握的经验性知识和能力是数字档案资源整合与服务的实践保障。 上海自贸区电子文件单轨制的成功运行，验证了电子文件在电子政务中的可行性（2016-C-SH-1）。 事实上，很多机关档案室的文件都已经是以电子形式生成。 上海市档案馆提出应从立法层面上将档案“纳入到整个电子政务的框架中”（2016-C-SH-1）保证其凭证性作用。 杭州市档案馆认为考虑到业务的连续性和高效性， 需要将数字资源整合与服务的活动完整地融入到政务信息中（2016-CHZ-1）。 档案业务与政府业务紧密结合，最直接的体现就是OA 办公流程与电子档案管理流程对接，北京市综合档案馆馆长谈到“信息惠民工程”时，提出从业务的角度梳理、整合政府各部门资源，由档案馆指引查询或作为统一出口提供所需的各种凭证的构想。 同时也提出，要满足惠民服务的需求，数字档案资源的整合与服务需要跨层级、跨地域、跨系统、跨部门、跨业务的协同管理（2014-C-BJ-1）。 资源的整合与服务与各个业务部门也息息相关， 在业务部门实施前端控制是保证文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性（可读性、可理解性等）的重要手段。杭州市城市管理委员会提到,浙江省的“四张清单一张网”就是将所有的审批事项在电子政务网上完成，使得前期产生的数据结构一致， 更便于数据的集中和共享（2016-C-HZ-5）。

3.3 示范应用的实施能力

数字档案整合与服务面临着用户多元化及需求多样性等应用情境不确定情况， 也面临着新理论与实践在发展进程中的适应性问题。 在“没有什么借鉴”的情况下，便形成了“边做边规范”的模式（2017-C-SH-1）。 上海自贸区在开展“单套制”管理时首先以单一的档案类型为试验基础， 在积累成熟经验之后进一步完善和整合其他的业务档案。 而作为档案工作制度创新和管理创新的经验，上海自贸区“单套制”管理实践在推广和复制的时候，则要考虑其特殊性。 即它借助扩展中国（上海）自由贸易试验区时间和机遇， 将电子文件和电子档案管理紧迫性融入政务业务中。同时在应用试行的过程中，为保证理论与实际保持一致，高校应当发挥主动性和引领性。北京市综合档案馆就指出，尽管随着时代的发展，环境在不断变化， 但基本理论认识应该有一个主流的声音（2014-C-BJ-1）。 近年来，杭州市立项的一系列关于档案信息化课题中也不乏高校的参与（2016-C-HZ-1）。作为档案研究的引领者，高校本身就有主动推进档案实践工作的“责任”。

3.4 风险管理的控制能力

数字档案资源的整合与服务中面临的主要难题就是如何保证电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性。 上海自贸区采用电子签章和元数据实现对电子文件的全流程管理，即过程的严格把控（2017-C-SH-3）。 同时，对于过程的管控，还体现在赋予档案形成者和形成者负责人的主体责任制。 档案的归档与移交必须经过形成者和形成者负责人的双重认证（2017-C-SH-3）。 数字档案资源整合与服务以应用导向型为目的，除了强调数据的完整，也需要满足实际需求（2017-C-SH-1）。 因此在风险管理的环节，数据的选择不仅需要符合国家关于档案保密与开放的规范， 同时也需要组织机构具有一定的个人隐私保护意识（2016-C-HZ-5）。

3.5 档案机构的主体责任能力

在不同类型信息融合过程中， 面临着主体多元化的特点。档案机构作为数字档案资源建设的主体，其本身的责任能力对其他主体而言是重要的知识技能。 社会转型背景下，档案本身价值发生变化，尤其是电子文件的出现，增加了档案管理的复杂性。档案在部门要适应社会发展变化， 紧跟时代才能把握主导权。 档案部门的主导作用，主要体现在“监管作用和指导作用”（2016-C-SH-1）。 如在实施电子文件管理时，杭州市就把“电子文件管理工作列入了档案职责”（2016-C-HZ-1），并通过坚持不懈的努力，提高政府部门关于这一职能权属的认识。 上海在电子文件单轨制试行过程中，也由档案机构实行监督，在专业层面给予指导，政策方面给予支持（2017-C-SH-3）。 档案主管机构的主体责任还体现在对自身权属职责的划分， 即明确各个关键环节的责任主体以及责任主体的职责与分工（2017-C-S-1）。

3.6 组织文化的构建能力

（1）档案管理观念和意识的创新能力。数字档案资源是国家数字资源建设的重要组成部分， 在国内外政策的支持与探索发展下， 数字档案资源整合与服务的内涵逐渐拓展， 并向协同创新方向发展。 因此，需要时刻保持档案管理观念和意识的创新能力，才能应对社会环境的剧烈变化。 尽管现阶段有许多国际前沿理念和思维， 但是， 由于理念认识的超前性，可能出现技术或认识不到位情况。 因此，在前沿理念采纳的过程中， 需要从上到下的理念接纳和实施（2016-C-HZ-1）。

（2）领导的执行能力。数字档案资源整合与服务的实践离不开领导的执行和推动。 调研机构也一致认同电子文件的管理，技术难题可以克服，关键仍在管理方面。为了便于管理，上海市就设立专门的牵头部门推进整合与服务（2017-C-SH-1）。 除了专设部门外，杭州市和宁波市推行的强力职权也值得借鉴。宁波市在省政府办公厅下设立大数据管理中心负责全省的电子政务， 通过政务网主推了一系列信息化项目，力争做到老百姓“最多跑一次”（2017-C-NB-5）。当然， 强力的职权也需要上级领导部门的重视（2016-C-HZ-1）。

（3）应对挑战的态度。信息社会和大数据快速发展的背景下，原生性数字档案资源快速增长，给整合与服务带来机遇与挑战。档案工作者和档案机构，在应对这些挑战时的积极态度也是整合与服务的关键要素。在推进自贸区电子文件单轨制的时候，上海市档案馆就表示“除了要坚持不懈……还要保持初心”（2017-C-SH-1）。 同时，在调研过程中，上海市也谦虚地表示目前仍然存在许多不足， 需要进一步提高数字连续性的水平（2017-C-SH-1）。 在主动承担职责和主动提供服务的同时， 档案工作者和档案机构的自我能力评估也极为重要， 需要在充分认识自我的基础上量力而行（2017-C-SH-1）。

3.7 档案工作者的认知能力

档案工作者作为档案整合与服务的实际操作者，其本身的自我认知能力和经验知识，是整合与服务的关键。 首先，档案工作人员需要意识到“档案是一种资源”（2017-C-SH-1）。 档案是一种具有特定利用价值的信息资源， 其本身具有文化价值、 教育价值、艺术价值、商业价值等多方面的价值；其次，“单轨制”避免了双套制保存的庞大工作量，档案工作人员实际上是认同“单轨制”理念的，但在资源整合的过程中，需要遵循“来源原则”，从源头上保证档案的真实可靠（2017-C-SH-3）；最后，档案工作人员还需要具有开拓国际前瞻视野的意识， 始终保持档案工作的进步态度（2016-C-HZ-1）。

4 结语

这7 个主要的经验性知识之间是相互联系、相互影响的。以“组织文化的构建能力”为核心范畴，以“法律与政策的保障能力”为机构数字档案资源整合与服务的发展指向和行动准则， 进而为实践探索发展提供了一定的依据。 从主体角度来看，“档案业务与政府的融合能力”“档案机构的主体责任能力”和“档案工作者的认知能力”，以政府、机构、工作者为切入点， 将档案管理与政府管理以及相关责任者相结合，为数字资源整合服务提供建设保障。从客体角度来看，“示范应用的实施能力”通过先进示范作用，将其他成功的示范试点与本部门研究现状及地区特色相结合， 探索形成适于自身发展的整合与服务方式。 “风险管理的控制能力”， 从内外部风险角度入手，明确数字档案资源建设中的必要前提，在资源整合与服务中始终贯彻电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性的要求。

通过挖掘数字档案资源整合与服务的多种方式及活动过程， 归纳出在数字档案资源整合与服务中发挥重要作用的隐性知识的概念框架和组成要素，可以为数字档案资源整合与服务机制提供保障。 但对数字档案资源整合与服务过程中隐性知识的识别仅是实现隐性知识赋能的第一步， 未来仍需探索隐性知识转移的具体方法、路径，了解影响赋能过程的关键要素及障碍因素，以及隐性知识赋能是否能够对数字档案资源整合与服务的效率和效益产生影响。