论档案事业的演进形态*

徐辛酉

（1.广西民族大学管理学院 广西南宁 530006）

一般认为，产生了档案，才有档案工作，达到一定规模，就构成了档案事业。“从广义上说，档案工作等同于档案事业，”包括如档案业务工作、档案行政工作、档案宣传与交流工作等，它系一类相关活动的群集。 本文理解的档案事业即广义概念上的档案工作，它产生于有阶级国家开展的有组织活动，并伴随国家管理体制、文化水平、民主程度等的变迁处于不断调整中。加拿大著名档案学家特里·库克曾说，“最引人注目的要属根据国家档案概念建立起来的以司法—行政管理为基础的档案工作向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会—文化档案概念的变化。 ”可以认为，档案事业从其产生时起，就一直处于演变中，呈现不同的形态。本文即试图梳理档案事业的总体演进形态，期冀发现其中规律，认识其发展方向。

1 档案事业由钳制意义到科学管理意义

这源于不同的社会管理体制给档案事业带来的影响， 一般认为在高度管制或专制统治时期体现为钳制意义， 而在民主与理性时代则体现为科学管理意义。

1.1 钳制意义的档案事业

钳制指用强力限制，使不能自由行动。这是档案事业发展初期呈现的总体状态， 它受高度的中央集权、广泛的人身限制、尖锐的阶级矛盾等环境的影响，使档案事业片面的为一定的阶级所掌握和服务。

1.1.1 档案事业用于思想禁锢

一方面表现为用于皇权（王权）统治下的思想禁锢。为维护皇权（王权）统治下“勿废朕命”和“遵先祖之制”的传统，专制统治时期的档案工作广泛生成记述君王起居或君王朝政言行的记注档案， 以用于证明其“合法性”或“根正苗红”，从而禁锢着人们的思维创新和求变。如自魏晋南北朝时起，设置有起居郎或起居舍人等官职专职从事记注档案的制作，“或陛下发一德音，宰臣陈一时政，事无大小，皆令编录，季终即送史馆。”这些记注档案是臣民行动的纲领，成为维护专制独裁统治的有力思想工具。

另一方面表现为用于门第传承中的思想禁锢。主要反映在对谱牒档案的借用上。 谱牒即族谱、家谱、宗谱等，是记述某一贵族血统或门第传承中的来源、繁衍生息、婚姻状况、人物事迹等，象征着地位、权利和财富，被用于区分贵族与庶民，形成了人们思想上根深蒂固的身份“天堑”，如魏晋南北朝时期的官吏选拔，尤重门第，“有司选举必稽谱牒。 ”

最后是编史修志中的思想禁锢。 历代封建王朝在组织修撰国史或实录中，其引用的起居注、时政记等档案文本，在正式修成之前，必先进呈皇帝御览审批。目的即在于通过筛选档案形成有利于专制统治的文献汇编，用于对后人思想的影响。

1.1.2 档案事业用于人身限制

这种限制不同于民主社会对人身自由的有弹性管制，而是一种钳制意义上的绝对监控。在专制统治时代， 档案事业用于对人身自由的限制主要体现在户籍档案、舆图档案和法律档案的借用上。

一方面是户籍档案和舆图档案对人身的限制。在专制统治时代， 国家实施向它控制的每个编户农民按地亩和人口征取地租合一的赋税和劳役。为实现这一目标， 采取的主要手段是形成大量的户籍档案与舆图档案， 以用于精确描述并记录人口数量及地理分布，并结合使用“连坐法”跟踪控制。一旦发现偏离管理目标，将借助这些档案记录，把有关系的人“捆绑”在一起惩罚，从而起到威慑作用，进而把人们牢牢束缚在土地上。这一规定在中国自秦始皇始，一直延续到封建社会末期。如仅在明朝，为了保管数量巨大的户籍档案和舆图档案，建立了专门的黄册库，“拥有库房667 间，收藏黄册153 万多册。 ”而在西方，古代罗马的奴隶主阶段把这些档案称作“插入鞘中的剑，”随时监控并阻断奴隶们的越轨行为。

另一方面是借助律法档案的人身限制。 在西方奴隶社会，约束人身自由主要由律法档案规定，且大都刻写在神庙的墙壁或台座上， 用仪式感强的方式展示其威慑意义， 如古巴比伦王国时期镌刻在神庙墙壁上的汉谟拉比法典， 向臣民规定了100 多条禁止性条款。 在我国，以韩非子为首的法家主张厉行法治后，形成了大量的律法档案，倡导“以法为教”。“法”即指当时的律法档案，如我国出土的秦简档案《南郡守腾文书》即为一篇公布律法进行法教文告。这些律法档案从思想到行动上对人们的活动做出了框定与限制，如明确要求“君为臣纲”“父为子纲”和“夫为妻纲”的“三纲”行动规范。

1.1.3 档案事业用于行政独裁

源于相当长时期内，档案事业与图书、文书工作一体， 仅作为国家机构内部的一部分，“即使到近代，档案工作也始终没有超出国家机关组成部分藩篱。 ”这即意味着，档案事业长期以来没有演变为独立的科学文化事业，因囿于其活动范围，往往仅为机关内部管理控制服务，在专制统治时期，较容易成为推行行政独裁的工具。 典型如我国宋朝通过对档案的借助推行行政独裁。“规定诸路、州、县等地方官署的各种册籍以及王朝中央六部形成的档案……都要按期逐级上送。”具体以地方民政的册籍为例，其规定，“县每岁具帐四本，一本留县架阁，三本连粘保明，限二月十五日以前到州；州验实毕，具帐连粘，管下县帐三本，一本留本州架阁，二本限三月终到转运司；本司验实毕，具都帐二本，连粘州县帐一本留本司架阁，一本限六月终到尚书户部。 ”这样，“宋统治者正是借助于这种汇集情况的手段， 比较严密地控制了整个国家机器……收到‘以大系小，丝牵绳联，总合于上’的效果。 ”

1.2 档案事业由钳制到科学管理意义转型

1789 年，法国档案工作改革，开始实施档案开放原则， 拉开了世界档案事业新时代的序幕，“第一次使档案工作发展成为国家一项独立的工作， 从而标志着档案史新时期——近代时期的开端。 ”也从根本上动摇了档案事业的钳制意义。另一方面，人类社会开始进入民主时代，社会治理开始转型，不再一味实施高压政策和独裁管制， 追求理性与民主成为主流，“科学而不是单凭经验的方法； 协调而不是不合作，更不是个人主义......”档案事业在这样的背景下，开始由钳制向科学管理意义转型。

1.2.1 档案事业由独裁管制到对政府监控

一反过去档案仅用于单向度的对人实施独裁管制的做法， 现今的档案事业转型到可用于对政府的监控，以约束其权力，防止其腐败，并督促政府依法合理行政。 如1949 年，瑞典第一个制定政府信息公开法规，其在《出版自由法》中规定公民可以接近公务文书档案，以防止公务员滥用职权和违法操作；美国也在1974 年颁布《信息自由法》，规定公民有权查阅政务过程中形成的档案文件， 或依申请可要求政府公开相关档案文件，以监督政府依法行政；我国也于2008 年正式施行《政府信息公开条例》， 规定公民、 法人和其他社会组织可依法获取现行政府档案文件，以提高政府工作的透明度。 其它国家如英国、日本、韩国等，也相继颁布相似法规。 档案是行政管理活动中的文件转化物， 可用于对行政过程是否合法，是否合规进行审计，并进而监督政府的行为。 这些规定的相继颁布， 为档案事业由独裁管制到对政府监控转型提供了依据和路径。 袁隆就认为“政府信息公开制度的施行, 将会进一步提高政府工作的透明度, 对行政权的运行进行有效的监控。 ”

1.2.2 档案事业由秩序管制到秩序改良

如前所述，在专制统治时代，户籍档案、舆图档案、 律法档案等主要用于独裁管理， 系一种管制秩序。但随着民主社会的到来，自由、平等、信任等思想成为人们追求的主流价值观， 社会关系日趋由紧张到宽松。在这样的环境下，社会秩序不再是高压态势下的维持，而是不断改良下的完善。 其中，档案工作成为了社会秩序改良中借助的有效手段。 典型如在社会信用建设中， 信用档案扮演了社会诚信维持的重要媒介。“诚信的本质在于‘真’。”这与档案本质属性——原始记录性有着密切关系， 其可用于对社会交往中利害关系与权利关系的证明， 自然可实现对人际间诚信关系的有效规制、协调与改良，它也促使着人们主动关心自己的信用状况。 “人们普遍认为,在信用体系建设中强调信用档案的建设,确实抓住了问题的关键。 ”相关措施还包括：建立食品药品追溯档案用于安全管理；为流动人员建档立卡，防范跨区域犯罪；建立廉政档案，防范职务犯罪等。 这些活动中，档案工作均被借助于社会秩序的改良，发挥着积极的意义。 覃兆刿，可以使档案工作机制从组织系统、技术能力等各方面具有与社会决策、监控等职能部门的广泛的沟通能力， 真正在社会管理与控制中发挥主动的干预功能和平台作用。

2 档案事业由事务性到文化性

事务重在操作与实施， 文化主要用于对事物的抽象及对人们的思想引领。档案事业的发展，如前所述，从长期囿于国家机关内部的管理服务，发展到今天已经是一项独立的文化事业, 又是国家文化事业的组成部分。 展示其自身由事务性到文化性的演进形态。

2.1 事务性的档案事业

长期以来, 事务性是人们对档案事业的初步印象。 理由是,“档案工作一不直接生产物质财富，二不直接从事国家管理、 科学技术研究、 文艺创作等活动， 而是通过提供档案为社会实践活动服务。 ”也即，相当程度上，人们理解的档案事业,主要工作就是对档案事务的具体操作与实施， 体现强烈的事务性。其实早在档案学理论初创时，这种认识已有学者总结， 如英国的詹金逊认为，“档案就是为了某种事务的目的而产生或在进行某种事务时所使用的，本身构成该事务的一部分。 ”

从历史上看，长期以来乃至到今天,档案事业的事务性仍体现较为明显。 覃兆刿把古代档案事业的事务性描述为强调档案当时的社会参与控制的功能。 如户籍与版图档案用于对人身及其分布情况的管制， 行政管理过程生成的档案用于对下属各科层是否维护独裁管制的审核等。而当“档案收贮的年代愈久，它与现实的脱离就愈久，参与社会控制的机会和作用就会递减甚至被认为完全丧失， 它在人们心目中的价值也就渐渐趁于零。 ”就是说，除了事务性，相当长时期内，人们并没有发现档案事业的其它属性，如没有发现档案的历史文化属性。 这样容易造成严重的后果，如出现了随意焚烧或处置档案的荒唐事件，如：光绪二十五年，李鸿章奏请清廷烧毁了四千五百余捆档案， 理由是这些档案年代久远没有用处，并且发霉潮湿还占用大量空间。更有骇人听闻的“八千麻袋”事件，把年代久远的档案成捆地当废纸廉价随意出售。 这种“旧档无用”的思想,体现典型的档案事业的事务性,而非从长远的历史价值考量。

到今天，档案事业的事务性仍然没有减弱，如在政治领域，公文档案成为维护科层制运行的工具；在经济领域，信用档案用于社会诚信控制，或证据控制等。这是因为相当部分的档案仍然具有现实价值，“是指档案对现实的社会实践活动所具有的有用性。”而作为具体社会事务中直接生成的文件转化物，档案必然要服务于具体事务，“档案必然具有参与社会实践的工具价值。 ”特别对于档案事业中一些短期保管的档案， 其效用可能只体现为服务具体事务的管理，如一项指示性文件中规定的任务结事后，该文件就失去了现行效用，可能就不再保存或被销毁。

2.2 档案事业由事务性到文化性转型

档案事业的事务性， 体现在对档案自身的具体管理，或借助档案实现对某物、某人或某事的具体作用，体现操作过程。 而档案事业的文化性，则指档案活动中形成了一套完整的文化规则， 在思想或意识层面对人们产生引领或影响， 它发源于档案事业演变成了一项独立的科学文化事业。

把档案事业作为一项科学文化事业看待， 并不是从来就有的。 如前述覃兆刿的分析，长期以来，档案与图书、文书混同，多用于实时的社会管理控制，并没有体现强烈的科学文化色彩。 直至产生档案学理论萌芽， 也就是在16 世纪末期到17 世纪早期，1571 年德国档案学者拉明根出版《总结报告——怎样才算是一个完美的登记室》和《论登记室及其机构和管理》两本著作，1632 年意大利的波尼法西奥出版了《论档案馆》一书后，人们才逐渐从理论上认识到档案事业在文化层面深层次存在的理由， 如认为档案活动系人类管理活动中不可缺少的一个因子。至此， 人们对档案事业的认识开始由片面的事务性向文化性转型， 尤其体现在从档案事业的管理规则中开始了管理模式的改革尝试，“开始了实行档案事业行政管理的努力……20 世纪初……垄断企业之所以建立经济档案馆， 原因在于企业实现整体控制和全面管理、塑造企业文化等多方面的需要。”而到了20 世纪30 年代，中国的国民政府发起了“行政效率运动”，把“文书档案连锁法”嵌入到了当时的行政效率改革运动中，总结了档案活动中的内部规则，甚至从“史料”的角度看到了档案的文化属性，如何鲁成就认为档案可为“备修史之用”。

可以发现，直到近现代，人们对档案事业的认识，才从内部的机关档案室到相对独立的档案馆， 从行政领域到经济管理领域， 才普遍认识到档案事业在人类管理活动中深层次存在的文化原因。 覃兆刿把这种转变表述为，“是一种管理文化的表现形态。 ”胡鸿杰则认为构成了档案的文化，“档案的文化是指档案管理过程中产生着特定的规则。”这种规则反映着人类社会基本运动形式——管理活动的组成部分，即，“从某种程度上说，档案是这种‘社会基本运动形式’的物质承担者。 ”或者用新制度经济学的逻辑解释，“它反映的关系不是自由式的或短暂的，而是制度化的。 ”制度化是一种典型的文化规则，档案事业的文化性就突出的反映在形成了系列的管理文化规则，它排除了随意性，如形成了《档案法》《全国档案馆设置原则和布局方案》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等。

由此，档案事业的文化性可以理解为，档案工作中形成了相对稳定的文化规则, 并广泛引领或影响着人们的相关活动。 如各类社会组织普遍设置内部档案室， 同时普遍设立国家档案馆用于保存历史档案，不再随意销毁历史档案；档案教育事业兴起；档案法制工作起步；档案国际交流与研究活动兴起等。这些活动均体现出档案事业的文化性。

当然，档案事业的文化性,并不代表否定了档案事业的事务性。 而是表示档案事业发展到现当代,其抽象程度、其在文化上的引领与影响日益深入，体现出明显的科学文化事业属性。

3 档案事业由“国家模式”到“社会模式”

张斌和徐拥军在21 世纪初就指出， 档案事业，包括我国及世界上许多其他国家，正经历着由“国家模式”到“社会模式”的转型。具体表现如：由高层、宏观视野兼顾基层和微观；由政治领域拓展至经济、科技、 文化和生活领域； 由党政机关拓展至企事业单位、社区、农村甚至家庭；由服务党和国家转向服务社会和老百姓。2008 年，我国档案行政管理部门倡导建立“覆盖人民群众的档案资源体系”，进一步体现着这一思想。

3.1 国家与社会关系的互动

档案事业的“国家模式”与“社会模式”的划分，关键在于对国家与社会关系的理解。 按照马克思主义的观点，国家是阶级统治的政治权力机关，而社会一般泛指由于共同物质条件而互相联系起来的人群。所以，从管理主体看，社会外延大于国家，社会组织既包括政府组织，也包括家庭、企业、非营利性社会团体等。 自然，“国家模式”的档案事业，是以国家为主导，而“社会模式”的档案事业，则强调其它社会组织的共同参与。

但不能否认的是， 在有阶级统治或阶级斗争的社会，如从奴隶社会、封建社会到资本主义社会，甚至社会主义社会， 国家将一直存在， 并还将长期存在。这样的背景下，国家与社会的关系将长期处于你中有我，我中有你的格局。事实上，“政府统治到处都是从执行某种社会职能为基础， 而且政治统治只有执行了它的这种社会职能时，才能继续下去。 ”

具体到国家与社会可以处于一种什么样的关系时，按照彼此影响程度的大小，可以简单归为五类，并与档案事业的模式对应，可以形成如下表的对应。

3.2 “国家模式”的档案事业

国家模式的档案事业， 是在国家成为绝对的管理主体，甚至是唯一主体环境下的产物。 李丰认为这种现象突出反映在前工业社会， 也称为农业社会，“公共领域与私人领域未分化，整个社会处于混沌一体的状态，表现出明显的总体性。 ”这时候的国家就完全主导着社会，甚至代表着社会。 依此标准，历史上相当时期内的档案事业即体现这种模式， 如奴隶社会、封建社会，甚至现代实行高度管制的社会。 即特里·库克发现的，“从荷兰学者所处时代到詹金逊、卡萨诺瓦时代，直至美国注重政府文件管理的时代，档案事业在传统上由一个国家建立， 为这个国家服务，作为该国统治结构和机构文件的组成部分。 ”

具体到国家模式的档案事业管理机制（见表1），呈现如下状态： 依据国家意志在社会广泛建立各级各类档案机构， 如档案行政管理机构、 档案教育机构，档案材料的具体管理机构等。这些机构保管并控制着社会活动中生成的主要“国有”重要档案，同时也主要为国家或政府管理服务。如计划经济时代的我国，政府包揽一切社会事务，反映在档案事业上，除政府各机关广泛建立档案室外，还在全国范围内按“条块结合”原则建立国家档案馆，范围涉及各省、市和县，以及政府各部门的专业档案馆。 甚至这种状态影响至今，如截至2018 年底，我国共有各级各类档案馆4136 个。其中，国家综合档案馆3315 个，国家专门档案馆211 个， 部门档案馆143 个， 国有企业档案馆158个，省、部属事业单位档案馆309 个。即国家模式下，这些档案机构保管的全部档案，国家拥有对其所有权与处置权，并主要服务于国家或政府的管理活动。

在国家模式下， 政府实际上掌控着档案事业的发展方向，它通过标准、规范或其它形式，使档案最终用于维护自身的管理秩序与控制需求。 如法国大革命时期， 革命党人专门建立国家档案馆保存公共文件， 通过档案证据的收藏确立新争得的利益和特权，并制定了《国家档案馆条例》和《穑月七日档案法》进一步巩固档案工作成果，保证其坚定的政治服务方向。

3.3 档案事业由“国家模式”向“社会模式”转型

档案事业由“国家模式”向“社会模式”转型，背景是国家、 政府或其代理机构不再成为档案事业管理的唯一主体， 而是与其它主体在平等契约关系下共同参与管理活动。如前述的经济档案馆的出现，共同参与了国家档案事业的发展。 它源于资本主义萌芽时期，“在一些统治权力所不能控制的地方， 交换关系迅速成长，城市开始发育，市场经济初步发展，市民社会逐渐形成。 ”在此背景下，国家模式的治理方式开始变革，典型如英国1997 年由首相布莱尔创建社会排斥小组，第一次实行“合作政府”治理模式，首次使政府相关部门与私人机构、非营利性组织建立起前所未有的合作型或伙伴型关系。 也即社会模式。 其实该种模式早自20 世纪70 年代后，就波及世界许多国家，如西欧、美国、东欧等。在该种模式影响下，档案事业也开始由“国家模式”向“社会模式”转型，它突出反映在人们关注“体制外档案”的概念及其管理。

表1 国家、社会关系与档案事业模式的对应

“体制外档案”是相对于“体制内档案”而言的。一般认为，“体制内档案” 是在国家编制系列内建立的各级各类档案机构中保管并拥有所有权的档案，如国家综合或专门档案馆、机关或事业单位档案室、国有企业档案室， 甚至集体组织中的档案机构保管的档案，对应的即上述“国家模式”的档案事业。 而“体制外档案“则是除上述机构外其它单位或个人保管的档案。对应的是“社会模式”的档案事业。具体如，“所有非国家性质的机关、团体、组织、企业以及家庭（家族）和个人在社会实践活动中形成的……，有价值的档案综合。 ”类似提法还包括克罗地亚国家档案馆馆长Lemic Vlatka 在匈牙利首都布达佩斯召开的2011 年档案工作者欧洲委员会（EBNA）上介绍的， 克罗地亚的档案馆包括国家档案馆网之外的档案馆（Archives “outside state archives network”）。

“体制外档案”的广泛存在，表示其管理主体不是国家、政府或其代理机构，而是其它，但与“体制内”档案的生成主体拥有同等的民事法律地位，它们形成的“体制外”档案资源与“体制内”档案资源共同组成档案事业的家底，共同推进档案事业的发展。如截止2018 年底，我国共有私营企业3143.26 万户，民间组织或社会组织817360 个。 这些数量庞大的“体制外”机构生成的档案资源同样数量庞大，是档案事业发展不容忽视的资源， 它们构成了“社会模式”档案事业发展的基础。尽管这些“体制外”档案仍受国家法规政策影响，如仍需遵循《档案法》的规定，但其是为档案所有者及其行为服务的，并不受“国家模式”下档案事业的完全掌控，如企业合同档案主要用于防范企业交易风险， 家庭档案用于个人帐目的核算及家风家训的传承等。 为此有人呼吁应当为这些“体制外”档案立法进行保护。 也有学者呼吁，在“小政府，大社会”背景下，档案工作应当转换思路，探索更多的生存途径，“动员社会力量， 完善各种体制外档案资源的管理。 ”这些现象的出现，无不展示出“社会模式”档案事业发展的巨大潜力。

当前，档案事业存在“国家模式”与“社会模式”并存的局面，在社会力量尚不足以代替国家的时候，“国家模式”的档案事业仍占据主导地位。 但不能否认，“社会模式”的档案事业已经显示出强劲生命力，并代表着档案事业发展的一个方向。

4 结语

档案事业的演进形态从不同的维度可以有不同的划分， 其演进轨迹源自内部发展适应外部环境的变化。 但总体而言，“国家模式”的档案事业，由于其高度的集权性与统管性，往往也容易导致钳制意义，如奴隶社会和封建社会的档案事业。 另一方面，从“国家模式”到“社会模式”的档案事业转型，意味着管理主体更多元，管理方式也多元，则进一步体现为科学管理意义上的档案事业。但不管如何，任何形态的档案事业， 最终都需落实到对具体档案事务的操作中， 而这些具体档案事务又反映着档案事业不同的演进形态。