EPC总承包模式下的项目采购管理初探

2019-02-20魏燕文

城市建设理论研究（电子版） 2019年5期

魏燕文

中国中元国际工程有限公司北京 100089

1、前言

近年来，我国大力推行EPC工程总承包建设模式。在EPC总承包项目中，由总承包商承担工程项目的设计、采购、施工和试运行等服务工作。采购是指为了完成项目从组织外部获取货物和服务的过程，采购是工程总承包项目非常重要的环节，如何做好采购管理，与设计、施工和调试运行配合衔接好，对顺利实现EPC项目的总体目标具有重要的现实意义。

2、采购管理的主要内容与工作重点

采购管理主要工作内容包括：制定采购计划，采买，催交，检验，运输与交付，现场服务管理等。

在EPC总承包建设项目中，“采购”的涵义是广义的，既包括设备材料采购，也包括设计、施工、劳务、咨询服务的采购，本文所述的采购仅指设备、材料的采购，是狭义以后的概念。

为了顺利实现EPC工程项目的质量、工期、造价三大控制目标，采购管理必须对设备材料采购的进度、费用和质量进行有效控制。

3、制定采购计划

采购计划根据以下文件编制：项目合同、项目管理和实施计划、施工图清单预算、项目进度计划、总承包企业内部有关采购程序和制度等。

一般项目的采购计划，其核心内容是采购标包的划分，每个标包完成采购的时间计划和各标包采购成本的控制价格。对于EPC项目，采购计划还应包括按时间顺序编制的采购资金使用计划。

3.1 采购标包的划分

采购标包的划分首先根据施工图清单预算，对需要采购的设备材料进行分类，将各种设备材料的价值按大小排序，再计算出各种设备材料的采购金额占采购总价值的百分比，通常来说需要重点关注采购价值占比达到65～80%，采购种类占比20%～30%的主要设备材料，总承包商应对此类设备材料进行自主采购，采购价值较低又种类较多的辅助材料可以放入分包合同标包，由分包单位提供。

设备标包的分解尽量按照专业划分，最好有专业工程师或设计人员参与指导，可以保证界限清晰且没有遗漏；通用的材料可按类别划分，如管材、板材、阀门、保温材料等，各专业用量可以合并以免重复采购。

3.2 采购时间计划

采购的时间计划需要满足项目总体进度计划和各专业分解进度计划，先请项目专业工程师填写各种设备材料需要进场的时间，材料的采购时间将采购过程至签约所需要的时间进行反推即可得出；设备的采购时间除需要考虑采购周期，还要考虑设备的生产周期和运输时间，如果是大型设备，还需要考虑工地现场提供吊装作业面和预留孔洞等综合因素。采购时间计划定好后需要采购人员与项目部碰头确认。

3.3 采购成本控制价

采购成本控制价可以参考项目所在地的材料信息价格、已有的采购历史数据，同时还要考虑与业主所签合同的让利承诺和总承包商自身利润预期金额等综合制定。

3.4 采购资金使用计划

有了采购时间和采购控制价，采购计划基本形成，接下来采购经理应结合项目总体进度计划和常规的合同付款条件，按时间顺序编制项目采购资金使用计划，提交项目经理确认。如项目整体收支情况不能保证采购资金的支付，则需要重新调整局部采购计划或调整某些合同的付款条款。总体来说，苛刻的付款条件往往会增加采购成本，因此需要在计划阶段提前考虑，统筹安排。

4、采购的质量控制

采购的质量控制分为事前、事中和事后控制三个阶段。

4.1 采购质量的事前控制

事前控制是在招标采购阶段，要在招标或询价文件中写明技术质量要求，详细列出需采购设备材料的型号及规格、材质、质保要求，执行的检验检测标准等。收到投标报价文件后，应首先评审是否满足技术质量要求，特别要注意有无技术偏差，如有偏差则需论证其是否满足设计要求以及偏差对价格因素的影响。签合同时最好将具体的技术质量要求进行明确约定，必要时签订技术协议最为合同附件。

对于设备的采购，采购过程需要与设计师密切配合，首先应由设计师编制设备询价文件中技术要求的章节，即技术规格说明书；收到报价文件之后，应由设计师对报价文件中技术部分进行评审，确保符合设计要求；供应商的设备制造图纸应经设计师签字确认并作为合同的附件。

4.2 采购质量的事中控制

对于采购的重要设备应进行事中控制，常用手段是设备监造，即对设备在制造和生产过程中的工艺流程、制造质量及设备制造商的质量体系进行监督。虽然监造不能代替制造商的检验，但可以从外部促进其提高质量意识，监督制造工艺是否符合合同要求，促使制造商尽快发现和改进问题，使其内部质量保证体系正常有效运作，从而使产品质量得到保证。设备监造工作虽然是采购过程的质量控制，但监造组人员应有专业设计师或专业工程师参加，如果总承包商自身不具备监造能力时，也可以委托专业的监造单位完成监造工作。

4.3 采购质量的事后控制

设备材料的到场验收对于采购过程质量控制来说属于事后控制，但对于施工安装阶段质量控制来说却是事前控制，因此应由采购部门和项目现场专业人员共同参加验收。货物验收分为两方面：实物验收和文件验收。

设备材料进场时，由现场专业工程师根据货物的具体情况决定抽检或全数检验；对于需送检的材料，如主体结构材料、保温防水材料、管道阀门、电气材料等应由监理单位见证取样后送检；如果采购前有预留样品的还需要检查是否与样品一致，发现实物质量有问题应责令退场。文件验收是检查质量证明文件是否齐全有效，通常包括出厂合格证、质量证明书、使用说明书、生产许可证、国家认证标志等。

完成货物进场验收后，应按规定完善设备材料进场报验手续。

5、控制采购费用，降低采购成本

工程项目的成本中主要是材料和设备费用，约占工程总成本的50%～60%，采购成本直接影响工程的造价和利润，因此采购费用的节约是项目成本节约的主要途径。

5.1 制定科学合理的采购控制预算

控制采购成本的第一步是制定合理的采购控制预算，也就是前面说过的确定采购成本控制价，是在采购工作开始之前对市场情况进行分析和研究，估计和预测成本价格，对资金和成本预先合理分配，建立限额控制标准，在采购实施过程中随时检查纠偏，确保项目成本控制在预期范围以内。

5.2 公开招标或竞争性谈判

利用供应商之间的竞争是压低采购价格最有效的方法，通常采用公开招标和竞争性谈判两种方式。总承包商一般都有合格供应商档案，对于常用的设备材料采购可以在合格供应商名单中选择3-5家采用竞争性谈判方式，对于不常用的设备材料，因不了解市场情况和价格信息，常采用公开招标的形式。

公开招标应该在报名结束后，对参加竞争的供应商进行资格预审，在开标前进行资信调查，了解公司性质、组织架构、履约能力等，判断投标人是否具备相应的资格和能力，防止采购工作风险和不良影响。

无论是竞争性谈判还是公开招标，科学合理的工作流程和评标方法是达到采购目标的基础。评标的第一步首先是看报价，但同时也要评价供货商提供设备材料的质量和性能，包装运输费用、交货周期、售后服务和技术培训等附加条件也是评标的重要内容。平衡各方面因素，在能够按时交货，具有良好信誉和高素质技术服务的前提下，选择报价最低的供应商中标才是达到了性价比最优的采购目的。

5.3 供应商管理

承包商往往在某一行业领域或某一地区长期从事工程承包活动，对供应商来说就形成了一种潜在的长期合作的机会。通过加强供应商管理，使工程承包商与材料设备供应商之间建立起相互信任、长期合作的关系，供应商材料报价势必相对其他普通关系的供应商的报价优惠。对于总承包商来说，采购到低价的设备材料只是降低成本的一个方面，得到优质的服务、及时快速的供货、可靠的资源保证则是获得的更深一层的利益，从另外的角度看也是降低了工程成本。

5.4 建立监控体制和激励机制

采购工作人员在面对大量现金流和物流的环境中往往容易迷失自己，建立监控体制和激励机制可以有助于采购人员摆正自己与公司的利益关系。总承包商应不断健全采购管理制度，制定采购流程和相关部门的职责和关系，规定审批权限。通过明确成本目标，加强绩效考核，完善奖惩制度，可以使降低采购成本成为采购团队每个成员的自觉行为，从而有望实现持续降低采购成本的长远目标。