关于企业费用报销中存在问题及应对措施

□李 悦

费用报销是企业财务会计重要的日常工作，在企业财务管理中占据重要地位，影响企业健康运行和可持续发展。费用报销，一直是所有会计都最不愿意接手的“烫手山芋”。因为票据种类多、涉及人员广等各类繁杂问题，费用报销会计往往承担着巨大的票据审核和大量与人沟通的隐形工作。特别是近年来，大型国有企业业务招待费、企业负责人履职费用超标等成为社会热点，因此费用报销是否合规理所当然成为各项会计稽核、税务检查、监察审计关注重点，会计人员稍有疏忽不仅会给企业带来财务风险，还会给负责人带来政治风险。本文就公司现行费用报销工作存在的问题进行分析，并提出应对之策。

一、存在问题

（一）费用报销制度可操作性不强，费用报销仍对人工依赖性较强

公司制定了费用报销管理办法，但由于费用类型多，对于每种费用应计入何种科目和报销每种费用应提供哪些原始单据不甚明确。存在同一费用因不同的人工处理而导致计入不同科目和所附原始单据不一致的情况，影响一贯性原则。每个人对同一事件的判断会存在差异，甚至同一人在不同时期、对同一事件的判断也会存在差异。如果流程中涉及的人工处理出现工作调换，那么有可能会影响处理的一贯性，甚至影响到前后数据的可比性。

（二）审核流程冗长，审核人未尽审核责任

俗话说，“一个和尚挑水吃，两个和尚抬水吃，三个和尚没水吃”。为了使企业审批流程看似严谨，企业对费用报销的审批流程设置的过分冗长，一笔金额不超千元的差旅费设置了超过5个审批人。由于审批人多，审核流程长，往往会延长报销人的收款时间，报销人的感知体验不高，降低工作效率，在公司财务核算的重要时间节点加重了会计人员的工作负担。审核人多了，往往会出现相互推诿，无法尽到各自审核责任，报销事前审核流于形式。

（三）现行网上报销系统并未明显提升会计核算的准确性、减少会计人员的工作量和提升工作效率

随着“互联网+”在各领域的应用，近年来，公司已全面实行了网上报销审批，并与财务核算系统、网银系统链接，从形式上实现了各项费用的线上报销与结算。但事实上，网上报销系统真的提升了会计核算的准确性了吗？真的减少经办人员和会计人员的工作量了吗？真的提高了费用报销的效率吗？我认为，并未见得。网上报销系统需要在报销开始时由经办人选择所属费用大类和费用小类，该步骤直接决定了过账时计入的会计科目，由于经办人缺乏财务专业知识，因此存在会计科目串用的风险。现行的网上报销系统将相关负责人纸质签字审批转化为线上审批，各类票据需要逐一扫描或拍照传入系统以供审核，纸质票据仍需粘贴装订作为重要的原始凭证以供各项检查。对于报销经办人来说，现行网上报销系统不仅没有减少工作量，反而增加了工作量。尤其是对于办理票据数量多的经办人来说，扫描并上传原始票据将是非常大的工作量。费用报销工作几乎涉及公司的所有人员，工作人员年龄跨度大，对信息系统掌握程度参差不齐，在使用网上报销系统时会出现信息填列不全、金额填写有误、费用类型选择有误等问题，作为报销工作的归口管理部门和归口管理人员，所有的指导和纠错工作全部落在费用会计的肩上。为确保会计档案的完整，费用报销会计还需要将网上审批单打印并与原始单据逐一对应并粘贴。由于系统问题，网银系统、网上报销系统和会计核算系统经常在衔接中出现卡顿和错误，解决系统问题会降低费用报销的效率。

（四）财务人员素质需要进一步提高

一个合格的费用会计需要丰富的专业知识储备、良好的职业操守及道德水平、较强的数据分析能力和沟通能力。费用会计是财务部门在公司内部的“形象代言人”，是领导干部的“保护伞”，确保领导干部在经济方面不“犯错误”。但各单位费用会计往往由财务部门“新人”担任，在上述方面缺乏经验和技巧，往往无法满足岗位要求，影响工作质量和效率。

（五）费用报销多采用事后监督的形式，事中审核机制不完善

越来越多的监察、审计越来越关注企业各项费用是否合规，票据是否完善，特别是企业负责人的职务消费是否超标等问题，并往往会向前追溯多年。事后监督的弊端早年出现的问题已形成多年，且业已形成，无法整改。事后监督更多的不是“纠错”，而是“打板子”。

二、解决方法和应对措施

（一）制定操作性更强的费用报销制度

在运转高效的财务系统中，每一个环节都不能脱离制度。费用报销制度是公司上下使用频率最高、使用人员最广的制度之一，如果内容不详实、不具体，那就对日常报销工作无指导意义。可以采取流程图的形式明确审批人、审批步骤和审批内容，以工作清单的形式明确各费用所需原始单据类型等。明确财务报销所涉及工作人员的责任和义务，严格规范工作流程，强化财务报销工作的管理力度。

（二）优化网上报销系统，增强用户的体验感

开通网上报销系统与财务核算系统的会计科目的自动匹配功能。在财务核算系统的相关会计科目出现变化和新增时，自动更新网上报销系统相关费用大类及小类，减少财务人员维护系统的工作。增加“拍照上传附件”功能。网上报销系统最烦繁琐的工作是需要扫描上传所有原始凭证。若可以外置拍照工具与网上报销系统连接，拍照后自动上传至系统，必将节约大量人工成本，提高工作效率。随着制度更新及时调整网上报销系统的界面和窗口。如《差旅费管理办法》多次调整补助标准，增加“乘坐公共交通补助”项目，删除“超长乘车补助”项目等，网上报销系统中“差旅费报销”却并未按照制度及时更新，报销人在填写系统时出现错误，费用会计需要手动修改并向报销人做出解答，增加了费用会计的工作量。增加“模糊查询”功能。费用会计在应对各类审计、监察、巡视时，需要翻阅大量原始凭证，网上报销系统可以利用网络优势，对关键字进行查询和整理，节省翻阅凭证的时间，提高工作效率。网上报销系统与OA系统关联，有未完成单据邮件通知审批人，以便及时完成审批，避免单据积压。

（三）加强工作人员的培训

财务人员对会计知识、税法知识以及相关制度的掌握程度影响着费用报销质量。应定期对费用报销会计进行培训，及时学习最新的税务政策、会计准则和政策法规，提高工作人员的业务能力，并进行职业技能的培训和考核，使工作人员在实际的工作过程中时刻以制度标准为准绳，提高工作质量。向没有专业财务知识的报销人定期讲解报销管理制度中的具体条款，使其了解、熟悉应该注意的事项。特别应针对发生较多差旅费、业务招待费等常见的报销业务，从业务办理所需提供的原始凭证、业务办理时间、报销审批流程、报销注意事项等方面进行详细讲解。培训明确了财务报销工作的相关要求，规范了报销工作的流程，对员工而言提高工作效率，对企业而言通过提前的培训，使报销人主动的减少不合理、不合规费用的产生，并注意取得完整、充分的原始凭证，减少报销流程中花费的时间和精力。

（四）加强财务监督体系的构建和完善

加强费用报销的事前、事中审批力度，并不是要延长审批流的长度，而是提升审批人的审批质量和审批效果。企业相关负责人以及财务人员要在工作中做到各司其职，加强对报销内容、原始单据等内容的审核，提升自我监督与互相监督的能力。财务部门可采取内部定期交叉互查的方式，及时发现问题并整改，降低纠错成本，提高工作质量。

三、结语

规范费用报销制度、优化报销系统、改进报销流程、提高相关人员素质、加强财务监督，会进一步规范企业报销工作，提升财务工作管理水平，保证企业成本费用真实可靠，防范企业经营风险，提升企业经济效益，有助于企业科学持续发展。