行政单位档案数字化建设路径研究

王建华

数字化档案管理体系的建设，不仅是行政单位档案管理工作模式发展的必然趋势，同时也是促进行政单位档案管理和利用效率有效提升的重要手段。文章主要是通过对当前行政单位档案数字化建设的路径进行了分析与探讨，希望可以为我国行政单位档案信息管理体系的建设和发展提供积极的建议。

1 行政单位档案数字化建设的必要性

1.1 社会发展的客观要求

行政单位在发展的过程中，不仅要履行其特殊的社会职能，同时也与地区经济与社会的发展之间存在着密不可分的联系。一般情况下，行政单位信息水平越高，那么其履行社会责任的能力自然也就越强，最终获得的经济效益也就越大。这些因素都是推动社会经济发展，改善人民生活条件的关键。所以，行政单位必须紧跟时代发展的脚步，加大自身档案管理数字化体系建设的力度，才能在促进档案管理工作效率和质量不断提升的同时，赢得社会公众的认可与支持，为我国社会经济的健康可持续发展提供强有力的支持。

1.2 提升行政单位管理水平的需要

先进科学技术的合理应用是确保行政单位档案数字化建设顺利进行的关键。随着科学技术的不断发展和进步，行政单位的档案管理工作模式也迎来了巨大的变更，行政单位只有采取积极有效的措施，充分发挥信息化技术的优势，建立综合性的行政单位档案管理信息服务平台。这就要求，行政单位各部门之间必须切实做好信息交流与沟通的工作，提高数据信息实时传递与共享的效率，才能通过整合与分析档案管理数据信息的方式，及时的发现和解决当前行政单位档案管理工作中存在的问题，为行政单位档案管理模式的改革与创新奠定坚实的基础。

1.3 提高档案管理效率的需要

促进档案管理工作效率和水平的全面提升是行政单位建设数字化档案管理体系的首要目标。通过建立数字化档案管理体系的方式，将档案管理工作人员从繁琐的档案管理工作中解放出来，确保其可以轻松的完成档案管理的工作。由于计算机有着传统手工作业方式无法比拟的运算和信息处理功能，所以计算机信息技术在行政单位档案管理工作中的应用，不仅从根本上降低了主观因素带来的风险，降低了档案管理的成本，为行政单位的建设和发展奠定了良好的基础。

2 行政单位档案数字化建设的实现路径

2.1 加强制度的完善

为了确保行政单位档案信息化建设工作能够真正的落实到实处，领导人员必须紧跟时代发展的脚步，转变自身的传统思想观念，充分重视信息化档案管理体系建设的意义和目的，加大信息化档案管理体系资金和资源投入的力度，同时安排专业技术人员负责档案管理信息系统的建设和维护工作，才能在确保数字化档案管理体系建设顺利完成的同时，促进行政单位档案管理工作质量和效率的全面提升。正是因为晚上的管理制度为行政单位档案数字化建设与管理工作提供了强有力的支持，所以，行政单位在开展档案数字化建设的过程中，必须严格的按照我国相关法律法规的规定和要求，根据行政单位经营管理的实际情况，做好档案数字化建设的工作，确保档案管理工作的高效进行。

2.2 构建安全风险机制

行政单位的档案管理部门在运用数字化技术开展档案管理工作时，必须根据数字化信息技术发展的特点，做好计算机等网络信息进出口的控制工作。在开展数字化档案管理工作时，所有网络连接与档案电子数据信息必须经过严格的加密处理后才能予以传输和保存。另外，为了达到提高档案信息安全性能的目的，行政单位的档案管理部门在开展档案资料的查询工作时，应该通过设置身份认证与防火墙等不同的方式，提高数据信息的安全性与可靠性，避免因为数据档案信息出现缺失，影响到行政单位档案管理工作的顺利开展。

2.3 完善技术管理模式

1）建立电子副本。因为数字化档案数据信息在查阅、调取时，难免会出现抽、撤、改等档案原始资料的情况。因此，行政单位的档案管理工作人员，必须严格的按照要求先进行纸质档案的分类与识别等相关工作，然后再借助计算机、扫描仪等现代化的设备和技术，整理档案数据信息，才能形成符合档案数字化管理要求的数据信息。这就要求，档案管理工作人员在日常工作的过程中，应该充分发挥计算机网络的优势，通过建立电子版行政单位档案数据库的方式，防止档案管理工作过程中原始档案损毁或者丢失等问题的出现，同时定期的开展档案数据的清点与交接工作，才能达到促进档案管理工作效率有效提升的目的。

2）建立符合行政单位特点的档案管理数据库。为了充分发挥出数字化档案管理高效、安全、优越等各方面的特点，行政单位的档案管理部门必须通过建立能够充分体现自身特点的档案数据库的方式，推动自身数字化档案管理工作的开展。

3）建立数据库搜索引擎。事业档案管理工作效率的提升，离不开各部门之间的全力配合与努力。所以，作为行政单位的档案管理部门来说，应该紧跟时代发展的要求，采取建立简单便捷信息搜索引擎的方式，提高档案数据的记录以及出入库工作效率，简化档案管理的流程，推动档案管理工作的高效开展。

2.4 加大人才培养力度

任何领域和工作中人才都是不可或缺的重要资源，作为档案数字化体系的建设来说同样也不例外。所以，行政单位在建立数字化档案管理体系时，必须切实做好数字化档案管理專业人才培养的工作，要求档案管理人员不仅要了解和认识到自身工作的重要性，同时还应掌握灵活使用计算机开展档案管理工作的技能。行政单位在开展档案数字化建设和管理的过程中，应该将先进的档案管理知识和技术传授给档案管理工作人员，确保其满足档案管理工作的要求，为档案信息化管理工作的开展做好充分的准备。此外，行政单位在开展档案数字化建设的过程中，还应切实做好档案管理人员职业道德教育的工作，只有档案管理工作人员道德水平提高了，那么档案管理工作人员才能以饱满的热情和积极的心态迎接实践工作过程中可能遇到的各种挑战，为行政单位的健康可持续发展奠定坚实的基础。

3 结束语

档案管理工作人员应该深入的分析和研究行政单位档案管理工作的特点和要求，紧跟信息化技术发展的脚步，做好数字化档案管理工作方法创新与研究的工作，确保行政单位数字化档案管理工作的顺利进行。

参考文献

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