事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案

韩颖

摘 要：现如今在我国社会经济发展不断进步的基本趋势下，我国事业单位作为国家机构的分支为发展社会公益事业而设立，其需要面临的数据信息及档案管理也在持续的不断增加，所以，为了优化事业单位档案管理系统为其提供创新技术的支持，档案管理信息化的建设就从根本上解决了这个问题。但是在现阶段实际工作的开展过程中，依旧出现了很多问题对管理工作造成了影响，因此，为了适应事业单位发展中提出的更多有关管理模式及形式的要求，本文就以事业单位的档案管理信息化建设存在的问题为目标进行思考，并提出相应的解决方案，希望能够借此分析对事业单位的相关管理人员日后开展工作时有所帮助。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;问题;解决方案

在我国事业单位中，将十分繁琐的档案管理工作进行信息化建设是一件非常具有时代意义的事情，将过去耗时耗力的人工管理工作彻底创新改革，为事业单位档案管理工作的相关人员提供了更好的工作平台，并且因其管理方式的有序性同时也使得档案信息的利用率在不断地提升。具体而言，将档案数据信息化管理不但能够对档案进行精准地分类及调用，还能够有效的防止人工收纳整理可产生的档案流失及遗漏的问题发生，为事业单位信息数据的管理的各个层面都提供了方便。然而事物的出现总是会伴随两面性的可能，档案管理信息化建设在包含了众多优点的前提下还是无法避免其问题的存在。

1 当前事业单位档案管理信息化建设的问题

1.1 档案信息资源没有进行合理的开发

在我国事业单位中，经常会有很多包含了有效信息的档案需要分类整理，虽然档案管理信息化建设为此提供了非常便捷化的渠道，有效的防止了档案遗漏的可能性。但是在档案信息化管理实际运用的过程中，由于管理人员的技术水平不高及管理理念相对陈旧等因素的影响，再加上现阶段管理平台功能有所限制的问题，使得事业单位档案信息化建设中依旧存在相关信息重复率较高的问题，导致信息数据的质量有所下降。并且到目前为止，我国事业单位在充分开发档案信息并加以利用这方面并没有做到较好的层面，因为在我国各级事业单位档案资料的总和是一个非常庞大的数目，但其中只有很少一部分才能被事业单位真正的利用到，所以合理利用档案信息资源的储存空间帮助档案信息充分开发利用也是目前的一大问题。

1.2 檔案管理信息化的安全保障较为欠缺

事业单位作为是国家机构的分支，其档案信息的内容绝大部分都有牵扯到事业单位内的相关机密及重要文件，所以单位在进行档案信息化建设时，要十分注意网络环境是否安全再进行互联网连接，否则就很容易导致档案信息在不安全的网络环境下遭到盗取与泄密。并且，还会造成事业单位档案信息管理的系统受到病毒的入侵，从而造成巨大的损失及不良的影响。

1.3 档案信息化管理的工作人员综合素质较低

随着档案管理信息化的不断深入，我国很多事业单位的档案管理人员还延续着以往的传统观念，对信息化应用的问题上也存在诸多疑问，专业技能及知识也有所欠缺，从而产生了一定的畏难心理，使得工作效率和工作内容的准确性一直无法得到提升。同时，事业单位档案管理的工作相较于其他性质的工作，虽具有稳定性并且福利待遇也很可观，但是也比较枯燥缺少挑战性。而经济快速发展的今天，对许多技术型人才及高校毕业生而言，更乐忠于去有挑战性的企业单位工作，从而使得事业单位在档案信息化管理方面的人才逐渐流失。

2 事业单位档案管理信息化建设问题的解决方案

2.1 档案信息化管理工作制度的制定及规范

针对我国事业单位现阶段档案管理中存在的问题，尤其对于档案信息的开发，单位更是需制定一系列的相关制度及规范，从而全面的保证档案信息管理体系的建立。在事业单位的档案管理信息化建设的整个过程中，因为没有明确的工作目标及工作的标准，而导致档案管理工作在很多时候都处在没有秩序的情况中，所以在一定程度上对需要管理的档案资源造成了不必要的浪费。因此，在信息化建设的实践中，事业单位应逐渐明确并规范档案管理信息化的工作制度，并将其工作流程及管理体制等进行精准地细化，同时根据具体的实践情况和实际的进度，随时将制度规范进行灵活的调整，让明确规范的制度帮助档案管理工作的综合水平得到提升。

2.2 强化档案管理信息化的安全管理

为了保障事业单位档案信息化管理能够持续稳定的发展，还需要从根本上对信息技术的安全管理及相关人员的安全意识进行提升。首先管理人员应在档案信息读取时添加访问权限的设置，并及时更新病毒库防止新型病毒的入侵;其次在信息技术的基础上运用各方面技术手段做到对信息安全进行全面的实时监督，并且在建立有效的网络信息防火墙，进一步的提高档案信息管理工作的安全性;最后，事业单位还可以对云技术进行合理的运用，有效的防止档案信息在计算机系统故障及操作失误时丢失或损坏。因此，档案管理信息化建设健康发展的前提一定是网络安全的保障。

2.3 加强专业化培训提高人员综合素质

基于我国现阶段档案信息化管理人员的综合素质较低的情况，对相关管理人员进行专业化的技术培训，以保证管理人员能够适应档案管理信息化建设的基本要求是目前事业单位需要重点关注的。对此，事业单位应该拿出科学有效的培训措施，让档案信息化管理人员在提高专业技术的同时还能更好的将其运用在工作实践当中，以此丰富工作经验并提高了自身的综合素质。而且，事业单位还应建立起科学的年终考核机制，对于表现优秀的管理人员给予一定的嘉奖，从而达到激发管理人员主动积极的进行工作的目的，为档案管理信息化提供了更好的发展平台。

3 结束语

由此可见，档案信息资源开发的不合理、安全保障意识的欠缺以及管理人员综合素质欠佳的表现都是现阶段我国事业单位档案管理信息化建设中存在的主要问题，要想解决这些问题，还需要事业单位与管理人员共同作出相关的努力与改变，将档案管理的工作制度进行规范并强化人员安全管理的意识和管理措施，并定期的开展相关管理人员的技术能力培训，使档案管理信息化建设能够在未来发展的越来越好，为事业单位的工作效率提供更多的帮助。

参考文献

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