探析档案管理工作的信息化建设

刘丽华

摘 要：要想做好信息化背景下的档案人才培养工作，较大限度的提高我国档案工作人员的各方面素质，就必须转变陈旧观念，提高对档案工作及档案工作人员的认识。更要重视对档案人员的荣誉感等精神激励。只有这样才能更好的激发档案工作人才队伍的工作热情和动力。

关键词：档案管理;信息化;建设

1 现阶段我国档案队伍存在的问题

1）信息化档案管理技术人员不足。为了提高我国档案管理工作的质量和效率，我国开始大规模的在档案管理工作中运用信息化技术，要想较大限度的发挥信息化技术在提高档案管理工作的质量和效率，就必须有足够数量的信息化档案管理技术人员，目前而言，我国档案管理人员主要是由初级职称人员组成，因而导致现阶段我国档案管理工作与时代发展严重脱节，进而也不利于我国档案管理工作的进一步发展。

2）档案管理人员队伍结构不合理。档案管理人员队伍结构不合理主要体现在两个方信息化背景下的档案人才管理与培养：一是知识结构不合理。在我国很多的档案管理单位和部门中，管理人员要么只是熟悉档案管理业务，要么只是熟悉信息技术，这就导致缺乏既熟悉档案管理业务，又精通信息技术的全能人才;二是年龄结构不合理。从年龄结构上来看，由于部分单位和部门对档案管理工作认识不足，从而导致我国从事档案管理工作的人员多为40岁以上，30岁以下的人员较少，进而使我国的档案管理队伍没有形成一个合理的老、中、青年比例结构。

3）档案管理人员思想观念滞。随着我国社会经济的发展，信息技术在档案管理工作领域得到了大规模的运用，信息技术在大规模得到运用的同时，我国很多的档案管理工作人员的思想观念却没有跟上信息技术发展的步伐，很多档案管理工作人员仍然采用传统的工作方式、工作方法、工作思想来开展档案管理工作，从而导致信息技术没有发挥其应有的效果，更为严重的是由于很多的档案管理工作人员都具有这种思想，长此下去，必然会严重阻碍我国档案管理工作的信息化建设。

2 我国档案队伍存在问题的原因

1）相关领导人员对档案管理人才培养和档案管理工作认识不足。主要体现在：一是相关领导人员对档案管理人才培养认识不足。在我国，管理者和领导者往往忽视了诸如档案管理等不能为单位带来直接效益的人才队伍建设，这就导致我国档案管理人才队伍素质不高，难以适应信息化背景下的档案管理工作;二是不能正确认识导致档案管理工作的价值。我国很多单位的管理者往往认识不到档案管理工作的价值，使得很多的档案管理者常常得不到重视，从而导致其工作积极性和主动性受挫，就更不要谈如何提高其综合素质了。

2）对档案人才的选聘、培训、考核与激励缺乏一套完善的机制。对档案人才的选聘、培训、考核与激励缺乏一套完善的机制也是造成我国档案管理人才队伍素质不高极为重要的制约因素。

第一，没有严格把关选聘工作。部分档案管理工作单位由于不太重视档案人才队伍建设，没有建立完善的选聘计划、标准以及机制，严重的影响了档案管理人才队伍的整体素质。

第二，缺乏相应的培训。培训对提高档案管理人员的各方面素质有着至关重要的影响和作用。目前，我国很多的档案工作单位不太重视档案人员的培训工作，从而使得档案工作人员不能适应未来档案工作发展的需要。

第三，缺乏严格的考核机制。由于档案管理工作不受领导重视，很多的档案管理人员认为进入档案管理工作就是为了“混日子”，安于现状，不思进取。

第四，缺乏有效的激励机制。健全而有效的激励机制不仅可以提高档案管理人才队伍的积极性和主动性，而且可以保持档案管理人才队伍的稳定性。目前，由于很多工作单位不太重视档案管理工作，这不仅挫伤了档案管理人才工作的积极性和主动性，更影响了工作队伍的稳定性。

3 信息化背景下加强档案人才培养的对策

1）转变陈旧观念，提高对档案工作及其人员的认识。要想做好信息化背景下的档案人才培养工作，较大限度的提高我国档案工作人员的各方面素质，首先就必须转变陈旧观念，提高对档案工作及档案工作人员的认识。具体而言：

第一，提高管理者自身的认识。档案管理工作虽然不能直接为单位带来效益，但对完善单位的管理工作有着极为重要的影响，因此，单位管理者应该将档案管理工作与其他工作一视同仁，而不是厚此薄彼。

第二，提高档案管理人员对档案管理工作的认识。做好信息化背景下的档案人才培养工作，除了提高相关管理者的认识还是远远不够的，还必须提高档案工作人员的认识，例如：针对信息化背景下，信息技术大量运用到档案管理工作中，档案管理人员应该加强自身思想建设，积极主动的接受信息化技术，并学习各种信息技术，只有这样才能做好档案管理工作。

第三，加强宣传，提升档案工作人员的地位。很多人之所以不愿意从事档案工作，就是认为档案工作社会地位低，得不到应有的尊重，针对这种情况，相关工作单位应该加强对档案工作的宣传，提高档案工作人员的归属感和荣誉感。

第四，为档案工作的发展尤其是档案人才队伍的培养提供必要的人力、物力以及财力支持，从而为档案工作的发展创造一个良好的客观环境，例如：为了培养出精通信息技术的档案管理人才，相關工作单位可以为档案人才培养提供必要的经费和培养设备的支持，保证其相关培养工作可以顺利开展。

2）档案工作部门要完善从人才选聘、培训、考核到激励的一整套制度。信息化背景下，做好档案人才的培养工作，相关档案工作部门应该要建立一套健全而有效的人才选聘、培训、考核以及激励制度。

第一，严格选聘制度。选聘制度是选择人才的第一关，档案管理部门应该严格把关，不能有丝毫马虎。为此：一是进行需求分析，从而再确定档案工作所需要的人才的数量和质量。二是针对岗位需求进行人员技能识别，避免不学无术之人混入档案管理人才队伍，保证档案管理部门可以招聘到满意的人才。

第二，加强对档案管理人才的培训。加强对档案人才的培训尤为重要。为此：一是加强对档案人员的职业道德教育，提高其对档案工作的认识，使其认识到档案管理工作也是一项崇高的工作，从而使其可以在平凡的工作岗位上做出不平凡的工作;二是加强对专业技能培训。一方面是档案专业知识培训。时代的发展使得档案专业知识也在不断更新，为了使档案人员可以适应未来档案工作岗位的需要，应该加强对档案人员的专业技能培训;另一方面是加强对档案人员信息技术的培训。由于信息技术在档案管理中得到大量运用，提高档案人员的信息技术水平就显得尤为迫切。例如：针对部分年龄较大的员工不会运用信息技术的现状，档案部门应该对其进行必要计算机基础技能知识培训。

第三，建立并完善考核评估制度。一是根据自身档案部门的实际情况，针对档案人员的工作表现、培训情况等进行相应的考核，并逐步完善并确立下来;二是建立相应的监督机制，保证考核评估制度可以得到落实和贯彻，而不是成为挂在墙上的一纸空文。

第四，健全激励机制。一是坚持以人为本，坚持“能者上，庸者下”的原则，较大限度的提升档案人员的工作积极性和主动性;二是物质激励和精神激励相结合。信息化背景下做好档案人才培养工作，应该健全激励制度，把物质激励和精神激励相结合，不仅重视对档案人员的金钱等物质激励，更要重视对档案人员的荣誉感等精神激励。只有这样才能更好的激发档案工作人才队伍的工作热情和动力。