事业单位档案管理信息化建设方法浅谈

李冬杰

摘 要：随着社会的不断进步与发展，我国事业单位的建设也越来越完善，对于事业单位档案管理工作的要求和标准也在提高。网络化的兴起与普及，使档案管理也逐渐趋向于电子化和信息化。事业单位应加强档案管理信息化建设，积极开发利用档案信息资源，提高档案的透明度。档案管理信息化建设顺应了时代潮流，提高了档案管理效率，推动现代化进程。本文主要研究事业单位档案管理信息化建设方法。通过对事业单位档案管理的意义、现状等的分析，提出相应的建设方法。希望能够丰富相关理论成果，为相关研究提供参考。

关键词：事业单位 档案管理 信息化建设

1 前言

随着社会的发展，档案行业的地位也逐渐提升，受到更多人的重视。档案已经承载了更多的意义与价值。档案行业也在不断地取得更多的进步。目前，国家各级档案馆和政府机构的档案管理都在积极进行信息化建设，已经实现了初步信息化。企事业单位的档案管理也取得了一定的进步，在信息化建设方面有了一定的发展。但是，相对于各级档案馆来说，企事业单位档案管理信息化还有一定的差距。档案管理信息化有利于节约成本、提高效率，推进事业单位的长足发展，推进信息管理现代化。

2 事业单位档案管理信息化建设意义

1）有利于推动无纸化办公。进行事业单位档案管理信息化建设，将原先的纸质档案变为电子档案，有利于推进办公的信息化、无纸化。在许多事业单位的办公中，仍然以纸质文件为主，这样，既浪费纸张资源，也会导致大量文件的堆积，占据空间、整理困难。办公室无纸化的推进正在进行，其中，档案管理信息化建设与无纸化办公是无缝对接、相辅相成的关系。加快推进档案管理信息化建设，有利于早日实现无纸化办公。

2）有利于电子政务工作开展。事业单位的档案很多都来源于其行政工作。而在其日常行政工作中，有很多具有政务价值的信息，包括图片、文字等形式的资料。相关工作人员可以将这些资料进行筛选、分类、整理后，将其发布到事业单位的行政网站上。以档案信息化推进电子政务的开展。同时，工作人员也可以将一些信息转化为电子信函，发送到单位的网站上进行公示，这些信息也是电子档案。

3）有利于档案信息资源的开发。档案具有极大的開发和利用价值。但很多机构对于档案只是进行保存与管理，并不重视对档案信息资源的开发与利用。因此，档案的价值大部分被埋没，需要进行挖掘和开发。在事业单位档案管理中，对推进信息化建设，有利于工作人员更好地对于档案资源进行收集、整理、保存，进而进行对档案资源的开发与利用。信息化建设使档案资源能够更加系统化，有利于对档案信息资源进行更好、更有效率的开发与利用。

4）档案查阅突破时间和空间限制。在纸质档案管理时期，档案归档过程非常繁琐，查阅档案要进行多项步骤，十分复杂。但进行档案管理信息化建设，可以优化档案的归档和查阅。在查阅档案时，只需要输入相关的关键字，即可进行检索，结果较为精确。这样，进行档案查阅不需要再到档案部门，可以直接通过网络登录相关档案信息资源库进行查阅，突破了时间和空间的限制，简化了流程，十分方便。

3 事业单位档案管理信息化建设现状

1）硬件设施不完备。有些单位尚未开展档案管理信息化建设，有些单位档案管理信息化建设的开展过程缓慢，仍处于纸质档案管理阶段。其中，很大的原因是因为单位硬件设施不完备，没有档案信息资源数据库建设，导致文件检索和查阅十分繁琐，档案归档程序复杂、步骤多。同时，没有单位网站建设，可能会使民众对单位工作产生误解与质疑。

2）相关工作人员专业素质低。由于国内档案专业人员相对较少，很多事业单位的档案管理人员往往非专业人士，有些单位甚至没有专职的档案管理人员，都是其他部门的人员兼职进行工作。这样，并不利于档案管理工作和档案管理信息化的进行。工作人员只对档案进行简单的分类和保管，并不具备档案信息化的知识与技术，导致单位无法进行档案管理信息化建设，限制了档案管理信息化建设。

3）事业单位忽视档案的重要性。有些事业单位的人员没有充分认识到档案的重要性和档案管理信息化建设的必要性。他们认为档案无关紧要，对档案进行管理是在浪费人力物力，只要简单保管文件就可以。这种思想使得其单位的档案管理工作不规范，无法开展档案管理信息化建设。长久下去，势必会影响到单位的日常工作。

4 事业单位档案管理信息化建设方法

1）完善档案管理硬件设施。事业单位应完善档案管理的硬件设施建设，购进一系列电子设备与存储设施，为档案管理信息化建设提供保障。完善的硬件设备可以确保档案的保存与管理，良好的存储设备为档案资料备份提供了条件。因此，事业单位要重视档案管理硬件设施的完善和利用，注重引进先进技术设备，提高工作效率。

2）提高档案管理人员专业能力。推进事业单位档案管理信息化建设，要提高档案管理人员的专业素养和相关能力。通过对档案工作人员进行培训、进修、开展讲座等方式，培养和提高档案工作人员的档案意识、档案专业素养和档案专业技术能力。同时，也要对工作人员的计算机能力进行提高，培养能够推进档案管理信息化建设的人才。在日常的工作当中，要鼓励档案管理人员树立积极的工作理念，对其专业能力和计算机能力进行定期考核，促进档案管理人员能力的培养与提高。

3）制定档案管理信息化建设规划方案。档案管理信息化并不是短时间内能建设好的，需要明确的目标、具体的规划和长期的努力。因此，事业单位要制定具体的档案管理信息化建设规划方案。并且，方案要具有可调整性，根据时代的发展进行相应的调整，使其能够一直适应单位的实际情况和我国国情。

4）完善事业单位档案管理信息化监督制度。在事业单位档案管理信息化建设过程中，要有强有力的监督制度进行督促和保障其顺利发展。完善的监督制度可以确保档案管理信息化建设过程中的合法性，提供法律保障。同时，监督制度能够提高工作人员的积极性和主动性。在监督制度下，相关工作人员能够发挥主观能动性，提高自身专业能力，积极进行档案管理信息化建设。在事业单位档案管理信息化建设监督中，要内部监督和外部监督共同进行，确保监督制度的合理性和保障性。

5 结语

本文主要讨论事业单位档案管理信息化建设方法，在新时代，事业单位档案管理信息化建设已被提上日程。本文总结了事业单位档案管理信息化建设意义：有利于推动无纸化办公、有利于电子政务工作开展、有利于档案信息资源的开发、档案查阅突破时间和空间限制。分析了事业单位档案管理信息化建设现状：硬件设施不完备、相关工作人员专业素质低、事业单位忽视档案的重要性。最后，提出了相应的推进档案管理信息化建设方法：完善档案管理硬件设施、提高档案管理人员专业能力、制定档案管理信息化建设规划方案、完善事业单位档案管理信息化监督制度等。

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