信息化时代办公室档案管理工作的改革分析

摘 要：当前，信息化技术与应用快速发展，办公室档案管理工作也随着时代的变化产生了巨大变革，更加注重于发挥其自身效用。在本文中，将分析在信息化时代背景下，办公室档案管理工作中存在的误区，并基于此來探讨在实际工作中应当采取哪些措施进行创新，以此推动档案管理工作的改革。

关键词：信息化时代;办公室;档案管理;改革创新

档案管理工作是各级单位办公室管理工作中的重要一环，而其自身也具有十分重要的价值及意义。通过对档案工作形式创新，并充分发挥其效用，有利于单位内部档案管理扎实、快速发展。但在当前的实际工作中，传统的办公室管理模式已经不再适于新时代的发展，为此急需对其进行改革与创新，提高其自身工作效率。

1 信息化时代办公室档案管理工作的误区

当前，部分单位在信息化时代背景下进行的办公室档案管理，往往缺乏对信息技术的正确管理与运用，仍旧采用传统的管理模式，缺乏理念的创新，导致工作效率以及工作质量难以得到提升。并且在进行档案管理时，没有对档案价值进行深挖，使其功能难以得到有效发挥。同时，由于思想上缺乏重视，部分单位在进行办公室档案管理时，存有信息化服务平台的搭建不及时、更新滞后的情况，使其功能应用没有随着技术的发展而得到进一步发挥，进而导致了信息化档案管理平台缺乏网络安全保障，使其更容易受到来自计算机外网的病毒攻击，造成档案信息的损坏与丢失。除此之外，缺乏对档案管理工作人员的专业培训，没有使其准确掌握与了解信息化技术，也是当前办公室档案管理工作中的最容易忽略的一个重要环节。而以上几种误区存在，最终会致使单位档案的价值以及作用被忽略，档案管理工作也难以发挥其效用。

2 信息化时代背景下办公室档案管理的改革措施

2.1 创新管理理念

在如今信息化的背景下，传统的办公室档案管理理念，显然已经无法适应新时代的要求，因此想要实现对办公室档案管理的改革，就要清楚的注意到创新理念在此过程中所发挥的重要作用。在进行理念上的创新时，首先应该注重于对档案管理人员的培养，使其在工作理念、工作方法、工作措施上转变传统的思维模式，适应信息化时代下的工作环境以及工作方式，实现对档案管理人员率先在思想上进行创新和转变。其次，要建立有效的管理机制，通过责任制推动档案工作落实，强化档案管理人员的责任意识，提升其对工作的重视程度，并以此为基础，利用创新性思维对信息化档案管理工作的相关细节进行优化和提升。最后是对档案管理团队的创新性建设，而要做好此项工作，不仅要注重对高学历、高素质档案管理人才的吸收，也要促进老员工与青年员工之间的交流，使老员工在长期的档案馆管理工作中所累积的经验，能够与青年员工的新思维、新技术相结合，从而构建一种更加高效、便捷，同时可以得到质量保证的创新型工作模式，促进档案管理工作的改革与发展，并使其能够随着时代的变革，在方法、理念上不断创新。

2.2 创新服务平台

对服务平台的创新，是在信息化时代的背景下，办公室档案管理改革工作中的重要环节。只有实现了对服务平台的创新升级，才能够确保其能够随着信息技术发展而不断的优化与完善。在传统的办公室档案管理工作中，由于信息化技术尚未取得突破性的发展，使得传统的信息化档案管理服务平台在使用的过程中往往受到一定的限制而难以展开。但如今信息技术的发展，使服务平台所能承担的任务以及职能得到了大幅的提升，使其想要实现对办公室档案管理工作的改革，就首先要做到对服务平台的创新。例如，在通过信息化服务平台对档案进行管理，便可以利用对服务平台进行功能上的创新，使其能够在对信息资源进行整合的同时，利用大数据等先进的网络信息技术，完成对相关档案信息资源的分析对比，从而构建起更加高效的档案管理结构。同时，服务平台的创新，也能使相关档案管理人员在对档案信息进行调用时更加便捷，有利于提升整体档案管理工作的效率。此外，档案管理服务平台的创新也越来越注重智能化、信息化、现代化的发展，并在应用功能上不断进行完善，以保障档案管理工作效率以及质量。

2.3 加强网络安全防护

在进入信息化时代后，信息化技术在提升了档案管理工作效率的同时，也带来了网络安全隐患问题。在应用了信息化技术后，办公室档案管理中所涉及的各项档案信息通常会被存储到相应的信息化管理平台中，而一旦信息平台存在网络安全漏洞，便会出现信息被不法分子利用、窃取的情况。为此，在信息化时代，办公室档案管理也要注重于对信息化网络安全技术的提升。例如，在进行网络安全管理时，可以通过对防火墙、安全检测、杀毒软件等网络安全新技术的应用，保障信息化平台的网络安全，并建立与其相匹配的网络档案管理制度，提高档案管理员的网络安全和技术应用能力，做好档案信息备份工作，以此来保障档案数据安全。

3 结论

综上所述，在进入到信息化时代后，办公室档案管理工作中仍然存在有一定的工作误区。为此，在对其进行改革时，需要采取创新管理理念、创新服务平台、加强网络安全防护等措施，使办公室档案管理工作能够适应信息化时代的发展需求，以此来使其自身的效用得到充分发挥。

参考文献

[1]赵晓敏，徐国栋，都蕾.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2019（15）：189.

[2]卢劲.信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新[J].办公室业务，2019（12）：120.

作者简介

陈昊（1989-），男，汉族，吉林省白山市，大学本科，助理馆员，研究方向：档案管理。