国有企业人事档案管理信息化发展趋势研究

程相惠

摘 要：随着时代的变迁，新的科技大量涌现，给各行各业赋予了新的动能。国有企业的档案管理工作也有了更多的可能性，其中信息化技术成为档案管理工作的重要推动力量，在人事档案管理工作中发挥出不容忽视的作用。本文围绕国有企业人事档案管理信息化发展的议题进行了探讨，概述了人事档案管理信息化的涵义，分析了当前我国国有企业人事档案管理的状况，最后论述了新形势下国有企业人事档案管理信息化发展的趋势，供相关人士参考。

关键词：国有企业;档案管理;人事档案;档案信息化;人力资源

1 引言

新时代内，我国的档案管理事业有了很大的发展，据档案部门统计，自党的十八大以来，我国的档案馆建筑面积已经达到八百万平方米，档案馆藏数量也有了大幅度增加。这一成绩的取得很大因素是由于网络信息技术和设备的应用，使档案管理事业迈入了新的发展阶段。对于国有企业来说，不仅规模大，而且工作人员少，人事档案管理工作难度较大。借助于信息网络技术，人事档案管理工作模式和工作手段有了变化，对于推动档案管理工作，提高人力资源工作效率有十分积极的效用。

2 人事档案管理信息化概要

如今，国家档案管理事业进入到快速发展阶段，信息化建设进程正在加快。对于国有企业而言，人事档案管理工作必须以更加科技高效的管理理念和管理方式来满足当前的企业发展和行业发展需求。档案信息化是以提高档案管理的便捷性和准确性为主要目标的一种管理模式升级，以技术的优势来消除人为管理模式的更多失误，提高人事档案管理的质量。

一方面，档案管理信息化体现在便利性上。信息化管理模式是基于新的技术手段，通过技术来实现随时随地的档案管理工作。利用移动通信技术和设备可以在更大范围的时间和空间来进行人事档案的管理工作，对于人力资源部门、对于企业员工来说都是十分便利的。同时，信息化的管理方式在人事档案搜索和查阅的环节十分便利高效，不仅大幅度减少工作人员劳动量，而且档案搜索的准确性更高，耗时更少，在提高档案管理效率的同时，也降低了档案管理的成本。

另一方面，档案管理信息化为档案开发和利用创建了更有利的条件。传统纸质档案管理模式下，关于档案资源的开发和利用需要很多的工作人员、时间和精力，所以传统的纸质档案管理模式有不易丢失，保存时间也比较久的特点。在保存原有纸质档案管理模式的同时，信息化管理模式可以减少员工数量，提高档案管理时效性，档案资源查阅速度更快，为档案资源的开发和利用提供了便利条件。所以两种模式相辅相成，相得益彰，能更全面的做好档案管理工作。

3 目前国有企业人事档案管理状况分析

对于国有企业的人力资源部门来说，人事档案管理的事项和内容随着企业业务类型的扩大和员工数量的增加而增加，这无疑对人力资源管理部门提出了更高的要求，必须采取更加科学高效的管理方式和管理手段，才能满足人事档案管理的实际需求。以往的人事档案管理工作相对粗放，在很多管理环节上存在短板，阻碍了人事档案管理水平的大幅度提升。

一是檔案管理的技术水平不高。近年来，国有企业的人事档案管理开始走上信息化管理的道路，但这并不能仅仅看档案管理设备设施是否采用了信息化技术，更需要从档案管理的软件等软性实力方面来进行综合评价。目前，国有企业的人事档案管理基本完成了硬件设施的配备和升级，为档案管理工作的开展创建了有利条件，但是在信息化技术的知识和应用方面还相对欠缺。传统的人事档案管理人员积累的经验是传统管理模式下的经验，与信息化管理方式有区别，如果故步自封，不加快学习的步伐，那么也难以推动人事档案管理技术水平的提升。

二是档案管理的精细化程度不高。人事档案的管理内容已经今非昔比。传统人事档案管理流程中有些环节是不够精细的，各部门协作链条不够紧密，档案管理效率低下，这些都制约着管理水平的较快提升。在陈旧的管理理念影响下，国有企业人力资源管理部门不能在较短的时间内完成对员工档案资料的收集，导致后续档案的收集难度增大，人事档案不完整的问题仍旧存在，这样就使人事档案内容不能反映出员工较全面的信息。由于档案管理的精细化程度不高，企业对于员工个人潜能的挖掘和人力资源价值的发挥是十分不利的。

三是档案管理工作制度的实际操作性不强。档案管理制度中虽然对于人力资源部门的相关工作人员进行了职责权限的确定，但是人事档案管理工作与企业的全体员工有直接关系，仅仅依靠有限的档案管理人员来实现精细化和高效化的人事档案管理目标是较难的，还需要企业相关部门的协同配合。当前，人事档案的工作制度中缺乏对档案提交环节的具体标准和操作规范，员工对档案的提交流程不熟悉不了解，导致提交的档案格式不统一，内容不完整等问题出现，这些问题都会降低人事档案管理的效率，因而在人事档案管理工作制度方面应进一步优化和完善。

4 新形势下国有企业人事档案管理信息化发展趋势

一是人事档案信息化管理工作的阶段方案明确化。对于国有企业人事档案信息化建设而言，不是一蹴而就一步到位的，而是需要长期的工作积累和总结，不断优化的系统性工作。为此，人事档案管理人员必须结合企业人力资源的工作实况制定好人事档案信息化管理工作的短中长期方案，分步骤有条理地实施完成。进一步巩固软件和硬件设施，同时加快对原有纸质人事档案信息的数据化转换，在工作开展中优化工作流程，加快构建人事档案数据库，推动人事档案研究和利用，为国有企业人事档案管理信息化发展提供路径参考和方向指导。

二是人事档案信息化管理制度日益完善。档案信息化管理制度完善具体包括管理流程、岗位工作职责、档案格式和要求、工作人员绩效考核等方面进行优化和完善。信息化管理制度的完善不仅需要人力资源管理部门及档案工作人员具备较强的学习能力，不断提高信息化知识和应用技术水平，而且要在国有企业全体员工中加大宣传，通过统一要求、制定标准，指导和规范国有企业全体员工的档案操作行为，发挥出人事档案信息化管理制度的实效性。

三是人事档案信息化管理过程中，随着电子档案的日益增多，对于电子档案的风险防控水平将逐渐提高。电子档案管理过程面临多种风险，如在档案信息的产生、信息的传输、信息的保存、信息的查阅和利用等环节均有一定的风险，这些风险给档案信息化管理增加了新的挑战。为了提高电子档案的安全性，一方面可采取人事档案安全管理制度、责任问究制度、监督考核制度等相关条例提醒和规范相关工作人员的意识和行为。另一方面，在信息网络的安全防控方面会有越来越多的安全防御技术得到应用。在现实环境中，监控装置和报警装置也会有越来越多的应用。

四是人事档案管理工作人员队伍素质，尤其是在信息化技术水平方面会有大幅度提升。随着档案信息化改革和建设工作的推进，国有企业将会越来越重视相关人员的技术技能水平，企业的人力资源部门将针对档案信息化业务操作流程等内容进行专业指导和训练，帮助提升人事档案人员的信息化技术应用技能，推动档案信息化管理目标的实现。

5 结语

新的时代背景下，国有企业的人事档案管理工作也要调整好姿态，以新的理念、新的策略、新的方法、新的手段，推动企业人力资源管理工作的加快发展，为国有企业的人才管理和人才队伍建设贡献更多的积极力量。

参考文献

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