基于大数据视角的科研院所科技档案信息化建设研究

陈成瑾

摘 要：科学技术的发展，带动了信息技术的广泛运用。在这个信息高速发展的大时代，“大数据”一词经常被人们提起。比如，图书室的管理、企业生产管理、医院的医疗档案信息管理、蔬菜科学研究所的信息管理等。虽然我国在相关行业中信息管理的建设已经取得一定的成果，但是随着大数据时代的到来，需要以更高的标准来适应时代发展的需要。本文基于大数据视角对科研院所科技档案信息化管理建设进行探究，希望为促进科研院所的科技档案的探究带来一定的参考价值。

关键词：大数据;科研院所;信息化建设;科技档案管理

1 引言

科研院所的科技档案信息随着单位的不断发展而变得越来越丰富，另外，为了适应人们对于信息储存和查找的需求，需要加大科技档案信息的储存量，能够存储的时间要求越来越久，人们在查阅时要越来越方便快捷。因此，大数据的管理和运用由此而生。在给人们的工作和生活带来越来越多便捷的同时，由于我国信息化建设进程中存在的一些问题，也对大数据的管理带来了负面影响。因此，我们需要认清这些问题，找到科研院所科技档案信息化建设的有效策略。

2 大数据视角下科技档案信息化管理的意义

在当前信息化建设的时代，大数据视角下的科技档案信息化管理显然意义非凡，它主要体现在以下几点：

1）科技档案管理是科研院所非常重要的工作之一，也是确保科研院所能够顺利开展各项工作的保障和前提条件。比如对于蔬菜研究所而言，蔬菜的培育和种植情况、日常的管理信息、蔬菜的适宜种植条件等信息，是蔬菜研究所展开日常研究工作的前提条件。在以往科学技术发展有限、信息化管理还不健全的时候，对于这些信息的管理全部采用文书记载，然后由人工进行管理。这种管理方法的不便之处在于：由于需要专人去管理，消耗大量的人力和物力;管理的效率非常低下，若研究所的蔬菜种类增加，研究所的研究范围扩大，或者对于一些大型蔬菜研究所来说，就需要专门组件一个这样的部门，需要更多的人员来维护信息的管理，不仅使单位的组织架构变得越来越复杂，由于信息都是采用人工记载，很容易出现由于人员信息记载错误或者漏记载的情况，对研究所的研究工作带来负面影响。随着电子信息化技术的不断发展，科研院所的科技档案管理也开始采用信息化管理系统，极大地降低了信息管理人员的数量和劳动强度，管理效率也大幅提高，信息的遗漏和错误率也大大减少。信息管理人员只需要对信息进行一次录入，就可以实现后续的便捷管理，并且，还可以通过计算机网络技术实现数据的共享，提高了科研院所各部门之间的协调和信息共享能力。

2）传统的档案管理方式在查找方面非常不方便，而且，随着记载的信息越来越多，要耗费的时间会越来越长，人们在查找过程中由于疏忽或者精力有限，往往会出现漏查找，对工作造成极大的影响。通过科技档案的信息化管理，在计算机系统中就可以很快速地找到想要的信息。比如，对于蔬菜研究所而言，可以输入某个蔬菜的名称就能快速地查找到该蔬菜的育种栽培的研究信息等。查找搜索的方式也可以通过系统来设置便于操作，比如模糊查询法、分类查詢法、名称查询法等，通过任意一种查询方法，就可以找到相关的信息，再逐一筛选，极大地方便了工作人员的查询时间。

3）可以根据查询人员的职责权限进行信息内容的管理。在以往的科技档案记载方式中，根据信息的内容进行重要等级的设置操作不方便，查询人员在科技档案查找过程中很有可能看到比较重要的信息，而该信息还处于机密阶段，这样就容易造成机密信息的泄漏。通过信息化的管理，可以根据查询人员所登录系统的账号来设置不同的职责权限，有效避免机密信息的泄漏。

3 科研院所科技档案信息化建设进程中存在的主要问题

虽然我国科研院所的科技档案管理信息化建设已经取得了一定的成就，但是我国各地区的经济发展水平不一，人员的先进化管理意识水平有差异，当前，科研院所的科技档案信息化建设仍存在以下几点问题：

1）信息化的管理观念不强。在我国一些发达地区，由于科学技术水平发展程度高，人员的需求日新月异，为了应对更好的管理，科研院所的信息化管理总体处于较好的水平，但是在一些经济和信息化水平比较欠缺的地区，部分科研院所对科技档案的管理工作不够重视，认为这项工作和科研院所的经营和发展关系不大，导致了这些科研院所的科技档案工作管理水平较低。随着大数据时代的到来，这些科研院所的管理思想仍停留在陈旧的管理方式中，科技档案的信息化建设意识薄弱，因此，对于现有档案的资源利用率较低。没有发挥档案管理的重要作用和价值，尤其是一些非常珍贵的信息没有被充分利用。

2）信息化管理平台的标准欠缺。很多科研院所科技档案的信息化建设管理系统建设好后，将原本通过传统方式保存的档案资料录入到系统中，构建成信息化平台。由于在传统的保存方式中，有些资料的保存由于管理不善或者工作人员的疏忽，造成了部分资料和信息的缺失，另外，由于传统的方式是纸质保管，纸张的老化容易破坏保存信息的完整。在事业单位推进科技档案信息化建设的过程中，信息化管理平台的标准又没有统一的标准，因此，造成部分资料的内容不全，逐渐累积成为历史问题。

3）缺乏专业的信息化管理团队。与传统的管理方法相比，除了要求管理人员的心细，还要求他们要有专业的技能知识。要具备熟练的操作计算机和相关的软件。实际在部分科研院所中，科技档案的信息管理人员年纪总体偏大，接收新事物的过程比较慢，不适应计算机和软件的操作，这也是约束了我国科研院所科技档案管理朝着信息大数据方向发展。

4 大数据视角下科研院所科技档案信息化建设的有效策略

1）数字化平台建设的推进。大数据视野下的科技档案管理，最大区别点在于不仅对纸质档案进行保存，而且还通过计算机和信息化管理技术，对大量的数据和资料等信息进行数据化管理，从传统的纸质档案变为数字档案和纸质档案双重管理，并通过计算机服务器作为储存和管理平台，为信息的检索人员提供快速、便捷的操作方式。

2）网络化的建设和开发推进。依托于计算机系统和网络技术，大数据的优点才能得到利用。因此，在科研院所的科技档案信息化建设过程中，要充分利用网络的优势，构建良好的通信体系，结合软件的功能，对科技档案进行分类管理，便于检索人员的查询。另外，为实现信息的共享化提供网络平台。

3）信息的保密处理工作推进。信息化给人们带来便利的同时，它也是一把双刃剑，由于计算机网络系统的漏洞带来的信息安全隐患成为了危害信息化推进的重要因素。一些信息和资料属于非常机密的资源，在进行数字化时，要充分考虑到在计算机受到外界攻击时造成信息泄漏的可能性。因此，有必要加强信息化管理的保密工作和安全管理，及时提高系统的抗攻击能力，修补系统的漏洞，并结合先进的保密技术提升科技档案的信息安全。

5 结语

综上所述，在信息化和大数据视野下，科研院所要加快和完善科技档案管理的建设工作，提高信息的使用率，促进科研院所的不断发展。

参考文献

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