档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法

赵雪燕

摘 要：档案是一系列组织活动的缩影，是真实信息的表述与记录，是对各项决策提供切实性分析的依据。数字化时代，传统形式的档案管理已难以满足社会需求，综合检索模式受到了越来越多的关注，新型信息化管理模式应运而生，它摒弃了传统模式，为档案需求者提供更快捷、精准、高效的体验。

关键词：档案整理;信息化管理;存在问题;解决办法

事业单位档案是事业单位发展过程中各项活动的记录。它们代表了事业单位的发展过程，反映了事业单位发展过程中的各种决策。档案对指导事业单位决策的重要意义。随着信息时代的到来，事业单位档案管理的重要性日益突出。在事业单位发展过程中，不仅要重视事业单位档案的整理与保存，而且要重视事业单位档案的开发与利用。通过对以往档案信息的分析，可以为事业单位的决策提供依据，促进事业单位的发展。

1 档案整理与信息化管理存在的问题

1.1 数据多样发展加大了档案整理难度

档案信息化建设是档案管理模式由传统的以实体保管为主向档案资源数字化、网络化为主要形式提供服务的转变过程。在这一过程中，以往的纸质档案传送转变成了电子数据传送，使档案传输以安全高效的状态进行，传输方式上的改变带来了很多优势，极大地节约了时间，也方便了档案归整。一般情况下，事业单位借助于自身数据库完成信息内容传输，由于不同专业技术电子档案的数据格式不同，运行环境各异，并且在数据统计分析、记录整理、处理处置中也存在一定的差异，导致数据库中存在诸多格式类型的信息，数据出现异构，这为档案的分类和整理带来了一定的难度。

1.2 高度分散问题加大了档案管理无序性

由于地区生活水平、档案管理水平、档案记录方式、档案处理方法上的不同，不同地区和部门的档案管理呈现高度分散的情况，严重阻碍档案信息化建设发展。特别是在大型生产事业单位、设计公司、施工单位中，档案资料分散在不同的管理部门，各部门间重复交接资料，信息繁琐，数据庞杂，档案容易出现交叉，档案管理面临的盲目性和无序性持续增加，这也给档案信息化管理带来了很多困难。

2 档案整理与信息化管理策略

2.1 建立网络档案管理共享模式

随着信息时代的到来，事业单位档案管理的工作量越来越大，给档案的开发利用带来了困难。为了提高档案开发的效率，必须将现代管理技术融入事业单位档案的开发利用之中。建立信息网络共享平台是将现代管理技术融入档案信息化建设的重要手段。建立共享平台，使事业单位充分利用档案信息，提高档案管理信息化建设的效率。在实际工作过程中，事业单位档案管理人员可以通过共享平台获取最新的管理信息，及时对事业单位档案进行分类整理。事业单位各部门也可以利用共享平台快速查询所需信息，提高事业单位档案的利用率。

2.2 创立档案网站，逐步实现档案信息传递的网络化

事业单位如果想要更为深入地实现档案信息化，那么就有必要创建属于自己的档案信息网站，通过网页的形式来为人们提供相应的档案查询服务，以及相应的电子文件归档帮助;档案网站需要和事业单位内部的OA系统形成连通状态，以此来保证事业单位的办公系统能够和档案管理工作相互连接，创设出更为合理的一体化机制，将单位内部的各个部门的信息工作全部考虑其中，以此来达成相应的资源共享工作，尽最大可能来提高档案管理工作的综合效益;创设相应的信息档案网站，事业单位需要慎重选择设备，采取最为先进标准的主流化管理设备同时加装先进的软件，同时注重设备以及软件之间的更新换代，以此来保证推进档案信息管理工作的软件、设备均能有效贴合当前的时代发展速率，保障网站的整体运行效率以及其工作质量。

2.3 加深对档案数据的挖掘程度

通过对档案数据的分析，可以清晰发现以往事业单位决策执行的效果，及时将目前的档案管理数据进行统计，通过对档案数据的分析，为事业单位未来战略目标的制定提供依据，充分发挥数据的统计作用。并且重视事业单位信息的安全性，加大对档案管理权限的控制，对重要的信息进行加密处理，保障事业单位档案信息的安全。

2.4 构建档案信息化标准体系

事业单位在建设档案管理信息系统的同时，也要加强档案信息化标准体系建设，为事业单位档案管理提供有效的标准支持和保障，确保事业单位工作的快速开展与推进。事业单位档案信息化标准体系的构建是一项长期性、系统性的工作，其主要步骤如下：一是事业单位应从资料录入入手，编写详细说明书并下达各部门，要求各部门按照说明要求进行文档的编辑和录入;二是事业单位必须制定数字档案接收标准，使档案信息能够快速汇总和上传，保证档案信息及时、快速保存，避免信息的流失;三是事业单位必须构建档案信息化管理标准，要求档案管理人员按照相应的标准来实施各项管理工作，包括数据的存放、备份、删除和归类等，使各项工作能够按照相应的规范来落实。

2.5 建設数据库的存储标准与格式规范

明确档案数据库的存储与访问方法，包括各门类数字化档案元数据的组成、结构、描述方式等;各种类型档案内容的描述方法、格式要求、存取方式、访问机制等;档案内容与档案元数据之间关联模型的定义、检索方式的确定;档案目录数据库和内容对象的分级存储、统一管理、集成共享方式和要求。

3 结束语

总之，事业单位的档案管理工作是推进我国精神文明建设的重要组成部分，同时也是实现国家档案事业发展的重要推进力量，是我国事业单位蓬勃发展的核心要素。在新时代的引领之下，事业单位有必要正确应用信息化手段，将其融合到档案管理工作之中，全方位地提高人员的工作素养，投入更多的精力以及时间来促进档案数字化的完成，创设相应的档案信息网站，以此来最大限度地激发出档案信息化建设的重要作用，全面加快档案管理工作的效率以及质量，只有这样才能保证事业单位更为有效地贴合当前的时代发展进程，为社会发展带来源源不断的推进作用。

参考文献

[1]张淯.知识管理背景下民营事业单位档案管理信息化建设研究[D].南昌大学，2014.

[2]陈书琴.新时期深圳市高校档案管理信息化建设研究[D].陕西师范大学，2016.

[3]张丽娜.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].现代国企研究，2017（12）：118.