信息化背景下文书网上档案数据管理工作初探

孟寅冲

摘 要：随着我国社会经济的飞速发展，各行各业都处于突飞猛进的发展态势，在这样的时代背景之下，我国的现代化信息技术发展日益完善，已经成为了社会的主流技术，推动着各行各业向着信息化，自动化方向发展，在这其中，文档管理工作自然也不例外，通过对信息化技术的应用以实现自身的改革，强化档案管理效率和档案管理的时效性与准确性。以此来满足企业对文案管理工作的需求。

关键词：信息化背景;网上档案管理;相关问题解决对策

1 文书档案管理现状

我国的文书档案管理记载着历史的发展进程，充分的反映了社会发展的变革，是资源体系的重要组成部分，在社会经济飞速发展的当代文书档案管理的重要意义越发的凸显出来，因此如何实现高效的档案管理是各家单位都需要解决的难题。但是我国的文书档案管理体系大多仍然以老旧的运营模式存在着，存在着诸多的漏洞和问题，已经逐渐无法跟上时代发展的步伐，并严重影响其发挥其社会意义。

2 文书档案管理的重要意义

档案管理信息化能够推动社会发展的进程，对于传统的文书档案管理体系而言，信息化不仅能够为档案管理的创新提供动力，同时能够整合传统档案管理体系中存在的问题。将以往以纸质资料为主体的档案储存模式转化为不需要耗费大量人力物力资源的信息化档案储存，这样既能解决传统档案管理系统中浪费资源的病弊端。也能大幅度的解放劳动力，提高管理效率，将出现错误的可能性降到最低，同时也为日后文献的检索以及查找提供便捷，是档案管理工作的重大变革。

3 信息化文书档案管理的优势

3.1 提高工作效率

信息化文书档案管理体系将纸质文档转化为电子文档，不仅保存更加方便，而且能够多重备份，避免文件的泄露和丢失。在传统的档案管理工作中，需要耗费大量的人力物力对档案进行整合。工作效率极其低下，对于发展速度越来越快的当代，这种管理体系已经无法适应时代的需求，而信息化档案管理不仅能够减轻工作人员的工作压力，还能够避免失误，提高档案的准确性与时效性，这是档案管理领域的历史潮流和社会必然。

3.2 档案的完整性

信息化档案管理体系并不是指完全的摒弃纸质档案，而是将纸质档案以文件的形式多重备份，同时纸质档案也需要进行妥善的保管，这样一来就可以保障档案在储存的过程中不会丢失，因为文件在转载的过程中难免出现信息的缺失，因此为了使文件的统一性可以建立合理的数据平台，在这个平台上将所有的储存环节整合为一个统一的整体对文档经过的每一环节进行保存和标记。只有这样才能保障，最终储存的文案是具有科学性和完整性的。

4 存在的问题

4.1 思想落后

虽然信息化是社会发展的必然趋势，但是在档案管理这一领域中，信息化档案管理体系仍然是一种新鲜事物，许多档案管理工作者没有办法将信息水平有效的运用到档案管理工作之中。同时对信息管理存在着认识上的误区，并不能完全的接受这一观点。大部分档案管理工作者仍然守着传统的管理模式和思想进行档案管理工作，虽然传统的档案管理模式也是一代又一代工作者宝贵经验积累而成，值得借鉴和传承，但是其无法解决随时代发展而出现的新问题，这也就造成了工作效率不仅极其低下，而且出错的概率也较高，已经无法适应各单位飞速发展的需求。

4.2 信息化程度低

文书档案管理工作十分繁琐，档案需要经过多个部门的审核以及批改之后，才能形成最终的版本，而档案管理工作就要合理的监控这一过程，并且将每一个部门的意见进行统一的整合，最终归结到档案室进行保存，因此这就需要档案管理工作者具有及其专业的知识和技能素养。如果能够应用信息技术，就可以将这些繁琐的流程整合成一个统一的整体，进而进行流程化的工作，但是目前的文书档案管理过程信息化水平偏低，无法应用这些新型技术进行管理。

4.3 保密性差

文档的保密性是极其重要的，如果稍加不注意导致了文案的流失，就可能造成巨大的经济财产损失，除此以外，不法分子也会紧盯这些档案资源，因此，信息化档案管理体系虽然十分便捷，但是由于其载体的特殊性导致其容易遭受入侵。如果文档被恶意的修改之后，该单位仍然遵守着这份被修改的档案，进行经济操作，就会面临巨大的社会风险，因此这些问题制约着文书档案管理体系的信息化提升。

5 相关解决措施

5.1 消除老旧思想

档案管理工作者必须消除传统的管理思想，接受信息化技术的洗礼，并且更新自身的管理理念，推动管理体系的现代化发展。各单位可以聘请社会的新型人才，尤其是青少年一代，这些工作者具有敏锐的思维和创新意识，能够将信息化完全的融入到档案管理工作之中，使其完成向信息化与数字化方向的轉变。

5.2 提高档案管理工作者的业务能力

档案管理工作虽然存在着泄露的风险，但这并非是不可避免的，如果管理工作者具有极强的业务能力和技术水平，那么档案管理，出现泄漏问题的可能性就会急速下降。各单位可以聘请社会的专业人才，对自身管理工作者进行计算机技术等等的技术宣讲，强化安全保密知识的运用能力。同时对电子文件进行保密措施，以此来加强管理的效率，满足单位对档案管理工作的需求。

5.3 建立数据平台，实现资源共享

建立起完善的数据平台，以此来达到内部文件的相互流通加大沟通的效率，从而有效的避开档案管理工作较为复杂的流程，这样，无论是档案检索还是档案咨询，都会大幅度的节约时间。

6 结束语

综上所述，为了满足我国社会经济发展的需求，档案管理工作必须推动自身的现代信息化水平，采取积极有效的改革措施加强管理者的专业能力，为我国综合国力的稳步提升打下坚实的基础。

参考文献

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[2]钟晴.“互联网+”背景下电子商务专业课程思政实施策略与保障机制——以《电子商务文案策划与写作》课程为例[J].国际公关，2019（08）.