企业档案管理前端控制问题分析及对策

杨国典 李春临

摘 要：在知识经济和信息化深入推进的新形势下，档案事后被动和滞后管理，已不适应新时代企业快速发展需要。把档案管理标准和要求提前预制到文档管理系统中，在文件形成和维护阶段进行监督管理，建立企业档案管理前端控制机制已成趋势。本文通过分析档案管理前端控制面临的问题和产生原因，有针对性的提出对策，重点在档案管理生命周期中，做好初期阶段档案工作，确保档案的真实性、完整性和可靠性，实现档案高质量保存和高效率利用的终极目标。

关键词：档案管理;前端控制;对策

传统企业档案工作管理对象主要是纸质实体档案，处在文档管理生命周期的后端。随着知识经济和信息技术高速发展，企业办公环境呈现出自动化、网络化和智能化等特点，产生了大量的电子文件，归档文件数量随之增加且形式越来越复杂，以纸质实体档案为主的传统档案管理已严重不适应新时代企业发展需要，且给档案工作带来了巨大难度。在大数据、云计算和“互联网+”主导社会发展的新形势下，需要运用前端控制理念强力推动现代企业档案工作，确保企业档案齐全完整、真实可靠，保证档案管理工作系统化、标准化运行，进而有效提高档案工作效率及质量。

1 前端控制面临的问题

1.1 受传统观念束缚，认知不足，缺乏统筹规划

企业员工对档案的认知还停留在初级阶段，认为档案工作的本质就是库房保管，档案人员就是库房保管员，就是“看门守摊”，档案工作是档案人员的职责，与别人无关;认为档案管理就是资料管理，就是公务文件管理，文件归档后有人管、能找到就做到了档案管理。虽然有高层领导意识到在“互联网+”时代，企业发展离不开信息系统建设，档案管理也要实现信息化，但由于缺乏整体规划，业务系统各自为政，很少考虑业务系统产生电子文件将如何管理和归档利用，信息孤岛现象严重。档案信息化也是企业文档流程再造，模仿传统手工模式，在管理系统建设中没有把档案管理要求提前考虑到，文档产生和归档两张皮，难以落实前端控制要求。

1.2 现代化管理不到位，空喊口号，不注重实效

近年来，企业逐渐重视档案管理，认识到档案工作需要全过程管理及前端控制，但如何开展前端控制没有找到合适的抓手。前端控制理念更多停留在表面，大会小会、文件通知和表态发言中都会讲到档案的重要性，但只是空喊口号，无法在实际工作中具体实施，典型的说起来重要，干起来次要的形式主义管档态度。

1.3 管理机制不完善，标准滞后，未产生大成效

档案管理是企业的一项基础性管理工作，是企业管理体系中不可或缺的部分，应与企业其他业务管理同步规划和提升。但在实际运行中，由于企业档案管理机制不完善，以计算机技术模拟手工管理的方法“成就”档案自动化管理，以其他行业的标准“推进”档案标准化管理工作，以从业时间长短和经验积累“评价”档案人员管理水平，以档案工作是一种事务性工作“决定”谁来做都可以;同时受全员档案意识、档案人员队伍素质、档案价值作用发挥等多种因素影响，再加上缺乏领导支持、前端文件管理人员匮乏和专业技能不足，前端控制缺失有效手段，制约着现代企业档案管理前端控制推进。

2 原因分析

2.1 档案管理体制落后

我国档案管理体制较长时期停留在档案后期保管与利用层面，对前期文件形成阶段关注较少。企业档案工作也停留在接收归档、入库保管、提供利用这些传统工作内容。受传统职责分工的影响，文件管理、档案管理、信息化建设分别由不同部门归口管理，档案部门缺少对文件管理的职责，信息部门也不关心管理系统中文件产生要求，文件产生部门也不重视档案部门的具体要求。文件、档案、信息技术分散的管理体制，制约前端控制理念在现代企业档案管理中应用。

2.2 全员档案管理意识不高

前端控制是全员参与、全程控制和全面管理的过程，协调机制的不完善，难以实现前端控制。企业高层领导、中层管理干部、基层员工和档案管理人员的档案管理意识不高，认为档案工作就是档案员的事或是档案部门的事，与己无关，个人能把文件交给档案员或档案部门，已经尽力而为。在这样的观念指引下，实现前端控制举步维艰。

2.3 档案管理队伍素质不高

企业档案管理队伍综合素质不高是不二的事实。主要表现在角色定位不高，档案部门在外界心目中，主要是看门守摊，岗位定级处在企业同类中较低位置，认为不需要太多专业知识，成为临近退休、调岗、转岗安置的中转站;档案人员知识结构较单一，信息技术薄弱，整体年龄偏高，对自身的要求较低，知识更新慢，尚未意识到前端控制的重要性;业务流程不熟悉，档案管理人员存在对企业业务环节、工作流程不熟悉，无能力提前介入，无法落实前端控制措施。

2.4 价值作用未能有效发挥

有为才有位，档案人员素质低、档案工作边缘化、档案工作体现不了应有的价值，这些错误的认知更使档案作用难以发挥。因此，企业没把有限资源投入到档案人员素质提升、档案设备更新和档案系统建设中。

3 对策措施

3.1 改进档案管理体制

打破企业档案工作由分管领导管理的陈旧观念，成立企业档案工作领导小组，组长应由企业主要领导兼任，成员包括各业务分管领导;工作领导小组下设企业档案工作主管部门和企業档案部门，负责指导、监督和考核各职能部门、各工程（业务）项目部和各分公司的档案工作。这样便于企业内各种要素统筹配置，有助于企业管理体制与档案管理体制之间的协调、档案管理体制与档案制度标准体系之间的协调、文件材料形成与档案管理之间的协调、各类档案管理标准和管理细则之间的协调，更有助于改变将档案工作当作档案部门或档案岗位“一家”之事的狭隘观念，尊重了档案信息资源产生、管理、利用过程的运动规律，为实现档案管理的前端控制搭建工作平台。

3.2 建立健全档案工作制度体系

企业在执行国家档案法规标准要求外，梳理档案管理要求，编制公司级档案管理制度体系，以内控管理为统领，分业务管理办法、业务标准和操作细则。通过收集整理、档案保管、档案利用等不同模块，从文件产生、接收、分发、归档、利用、销毁等过程进行全面详细的规定。业务管理办法包括档案工作考评管理办法、档案信息管理系统管理办法、档案管理应急预案、档案工作数据统计分析管理办法和档案信息资源配置管理办法;业务标准包括档案工作术语、档案分类方法及分类表、各类文件材料归档范围及保管期限表、各种档案工作表格及目录等标准样式或模板;操作细则包括文件材料登记细则、种类文件材料归档工作细则和特殊载体材料归档细则。每年企业在内控体系审核中，对档案管理制度进行适应性评估，对不适宜制度进行升版，从制度上保障前端控制要求落

3.3 优化业务流程

文件材料生成业务流程，是企业数据产生和运行的基础，将其有效地嵌入档案信息管理系统之中，从而使档案管理的每一项工作都有明确的要求，都有明确的目标，都有明确的检验标准，改变粗放式的管理方式，建成责任明确、标准详细、指引清晰、流程受控、数据翔实、管理科学、利用高效、运行流畅的新型档案工作模式。业务内容和业务流程要在各项档案管理制度中予以体现，更要关注这些业务流程中的文件材料闭合结点，同时提出其与档案业务环节衔接的要求。首先，要提前了解企业不同部门会产生哪些文件、是否在归档范围内、每类文件保管期限是什么、是否从业务系统产生、是否为特殊归档格式等，再有针对性地开展前端控制，做到有的放矢;其次，加大业务系统原生电子文件自动归档功能。通过规则梳理、元数据管理、四性检测等措施，将归档要求前置到业务系统中，实现业务系统原生电子文件自动归档，优化后期档案工作;最后，加强与各部门的文档交流与沟通。开展定期文档监督检查与文档服务回访，对存在的问题及时提出整改意见，将前端控制措施落到实处。

3.4 提高企业全员档案管理意识

现代企业档案工作发展离不开全员支持，全员档案意识的培育，并非朝夕而成，依赖于高层领导重视和企业发展水平，档案管理人员通过专业知识和档案影响力，可以提升档案管理人员自身和外界对档案职业认同感。要求档案人员必须解放思想，更新观念，了解和掌握现代化管理环境下的档案工作已由过去注重档案实体管理转变为档案实体管理与档案信息资源管理兼顾的这种时代特点，勇于探索，切忌固步自封和经验主义，加快实现手工管理向自动化管理的过渡。建立企业档案管理网络，明确各职能部门档案管理要求和考核指标，每年归档完成率纳入年度绩效考核指标，并作为企业级通用约束性指标，对各职能部门建立考核管理。通过开展档案普法宣传、档案征文、档案主题讲座、档案知识竞赛、档案官微宣传等手段，提升文件档案管理网络职业认同感，激发文件档案管理网络工作热情，以点带面，推动各处档案工作开展，提升全员档案意识，助力档案管理前端控制理念落实。

3.5 提升档案队伍综合素质

提升档案队伍综合素质，促使档案人员着眼大局，更新观念，注重协调配合，全面掌握有关知识和技能，从传统的经验式管理理念中解脱出来，将过去“事依附于人”改造成为“人依附于事”。一是加强档案管理人员培训。加大对档案前沿知识与理论、声像拍摄技巧、公文写作等学习，还要学习先进的管理理念，掌握信息规划与需求管理及项目管理知识。二是引入专业人才。在新一代信息技术环境中，现代企业档案工作，需要一支既懂档案专业知识，又懂企业业务，还掌握一定信息技术的复合型人才，以更高视角规划企业档案工作。三是档案人员需要熟悉本企业的主要业务和流程，便于深入贯彻档案管理前端控制。

3.6 提高项目文件全程管控

建设项目档案在企业档案中占比重较大，因涉及承包商等外部单位，经常性造成归档工作滞后，是企业档案管理的一个难点。应采取两个措施进行管理前端控制。一是强化监督手段，进行全程管控。规范和加强工程项目部和承包商文件档案管理人员配备，监督项目文件管理程序的编制、执行及工作文件的分发、使用、收集、整理等情况。档案部门编制监督检查计划，通过独立及联合文档监督检查，对工程项目部及承包商文件档案管理业务进行监督和指导，定期总结和分析，对监督结果进行趋势分析和统计对比，针对监督检查中经常出现的问题督促相关单位整改，召开文件档案管理网络的文档专题培训会，向参建单位宣贯常见问题和注意事项，通过事前控制，避免问题重复发生，提升文档全过程管理水平，确保归档文件的真实性、完整性、可靠性、可用性。二是通过合同条款约定，规范文档提交。合同管理部门通过制定标准文档管理合同条款，加强对项目文件规范化提交。档案管理人员依照合同条款和文件档案管理程序，审查文件移交的完整性，参加购置设备文件验收、施工文件审查、项目结算和合同支付会签，规范文档移交质量，牢牢抓住项目档案前端控制有效手段。

总之，现代企业档案管理任重道远，需要企业各级管理者和档案人员转变工作思路，正确认训档案管理工作的“起点”或“实际开端”，把管理的触角延伸到文件的产生和形成阶段，利用新时代“互联网+”发展机遇，借助新型信息技术，创新档案管理前端控制措施，提高企业档案管理人员地位，提升企业档案管理水平，更好地服务现代企业高质量发展。

参考文献

[1]王英玮，陈智为.档案管理学[M].第四版.北京：中国人民大学出版社，2015.

[2]冯惠玲，刘越男.电子文件管理教程[M].第二版.北京：中国人民大学出版社，2017.

[3]劉越男.从一个新的视角审视“前端控制”思维[J].浙江档案，2001.

[4]张红.重点工程档案管理中的前端控制[J].城建档案，2013.