企业电子文件档案管理存在的问题和对策分析

张元科

摘 要：随着时代的不断发展，现代社会已经步入信息化社会，电子信息化技术的应用为人们的生活和工作带来了极大的便利，通过计算机技术简单的操作，就可以实现信息的采集分析，从而为社会各行各界资源有效高速度融合提供了良好的技术支持。数字化技术的发展为企业档案管理工作带来了发展机遇，同时也提出了新的挑战，包括信息泄露风险、网络安全防护等方面的工作内容，都应当成为企业档案管理工作的新方向，所以本文就企业电子文件档案管理存在的问题进行分析，并提出相关对策，以供参考。

关键词：电子文件;档案管理;问题;对策

档案管理是企业基础工作内容之一，通过总结企业发展历程中的所有数据和信息，以科学化手段计算和规划后，成为企业工作调整和决策的前提保障，所以为了能够提高档案管理工作效率与质量，推动档案数字化、信息化的进程势在必行，但由于档案当中包括企业的经营资料，所以一旦发生泄漏势必造成企业产生损失，针对于此，则需要工作人员加强问题防护、预警和应急能力。

1 企业电子文件档案管理存在的问题

1.1 容易遭受篡改

由于电子文件档案对于企业的工作安排和计划具有决定性作用，所以在管理工作开展当中，首要目标则是保证档案的真实性和有效性，但由于电子文件档案管理工作依托于计算机技术与网络技术所开展，而网络技术具有开放性的特点，所以容易遭受非法篡改，或是由于工作人员自身工作能力薄弱而导致的误操作情况发生，致使电子文件档案的真实性受损。电子文件档案的形式主要是由档案管理人员利用计算机进行操作，将企业信息和数据不断录入，通过计算机的整合和分析功能，形成具有参考价值的结果，所以在操作当中，如果工作人员职业精神缺失，对数据的记录与实际存在差异，势必影响结果的精确程度，并且由于电子文件档案与载体之间可以分离存在，所发生的修改和变动也不易被发现，所以档案形成过程中极易遭受篡改。

1.2 存储困难

从本质上来看，电子文件档案的存储明显优于传统档案管理方式，主要体现在，传统档案存储主要以纸质材料作为载体，所以在存储期间势必需要占据一定的企业空间，并且在保管过程中，为了保障资料的安全性，还需要不断干扰外界环境所造成的影响，包括温度、湿度以及灾害防护，而现代电子化档案的存储工作仅需要以硬件形式或是云空间进行储存，即可实现随时调取和应用，相比于传统档案管理方式，明显节约了大量的空间和工作内容，但由于电子文件所进行储存的硬件载体容易受到外界环境变化而出现故障，所以在保存当中，依然存在大量难题，需要管理人员能够做好防潮、防碰撞等工作。

1.3 网络安全问题

电子文件档案的管理工作在利用网络技术进行共享或是存储时，由于网络虚拟世界当中包括大量病毒、木马、黑客等安全问题，所以对企业的电子档案难免造成威胁，并且随着企业规模不断扩大、经济效益持续增长，其所面临的竞争也会逐渐增加，而一旦竞争对手利用网络攻击企业的档案资料，势必产生信息泄露情况，进而危及企业的内部安全和商业机密。

2 企业电子文件档案管理问题对策

2.1 建立电子文件档案归档基本结构标准

随着信息化技术与企业自身的不断发展，电子文件档案形式日益增多，所以为了确保电子文件档案的真實性和可靠性，则需要企业能够结合科学化手段，加强文件归档过程的管控和鉴定，确保档案的内容和结果与原始资料相同。为了提高企业档案管理工作的鉴定和判断能力，企业可以对国内外市场进行调查分析，结合先进的经验和技术，加强内部标准方案的制定，比如挪威国家所推行的“NOARK文件登记簿标准”能够对电子文件档案管理在ICA的档案著录规则的基础上制定规范，所以企业则能够进行参考后，对自身实际需求进行考量，形成从文件档案形成、收集、整理、归档、利用、统计等全过程的规范化管理模式。

2.2 加强电子文件档案管理工作水平

为了避免电子文件档案在存储过程中受到外界干扰而发生影响，则需要企业档案管理工作人员加强自身工作水平，首先，电子文件档案的存储应当进行备份，通过多个硬件载体为电子文件档案提供存储空间，以便于当电子档案被误删除或是硬件丢失时，能够避免企业产生损失，其次，对于硬件载体的管理工作开展，工作人员应当明确其中隐患和风险，加强湿度的管控，并做好硬件设备的清洁，避免硬件设备遭受腐蚀而无法正常工作造成档案丢失。用作处理和存储电子文件档案的计算机应当由专业化管理人员专用，通过系统加密和文件加密的方式，防止其余非专业人员的操作和干扰，并且还可以有效避免其他媒介信息入侵计算机而造成的威胁。由于电子文件档案当中可能包括企业的重要信息和机密，所以一旦发生泄漏时，企业应当能够积极利用法律手段进行应对，所以档案管理工作人员还应当加强《档案法》内容的学习。

2.3 加强网络安全防护力度

就目前实际情况而言，网络安全风险是每一个企业所应当面临和应对的主要问题，但由于网络当中威胁较多，所以企业则应当采取更加具有针对性的措施进行防范和治理。在日常工作当中，为了保障电子文件档案的安全，企业应当加强与软件开发公司的合作，通过软件公司专业化的调查和分析，为企业量身定制具有针对性的防护措施，包括防火墙和杀毒软件的应用，为企业网络安全提供保障，一旦档案遭受外界因素侵袭，企业还应当将所有信息和状况进行记录，为防护工作的进步与发展提供依据。除了外部防护措施外，企业还应当从内部管理入手，避免工作人员在日常工作当中对不良信息和非法网站的访问，防止病毒入侵企业内网后，对所有工作信息所造成的窃取。

3 结语

信息化技术的发展为企业档案管理工作带来了全新的动力，极大程度的提高了企业档案管理工作效率，所以为了能够更好的应用信息化技术，则需要企业能够在日常工作当中不断发现问题和解决问题，完善档案管理信息化系统，增强电子档案的安全性和稳定性。

参考文献

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