浅析大数据时代背景下的档案管理

刘斌

摘 要：随着科技的不断发展，计算机和互联网已经成为人们日常生活不可或缺的重要工具，人类也随之进入大数据时代。大数据已经嵌入到人们生活的方方面面，深刻地改变了人们的生活方式。在档案管理领域，大数据的广泛应用，使得信息的传播方式与传播速度发生巨变，电子档案已经成为主流的文件管理模式。这无疑给档案管理工作带来了全新的挑战。因此，本文从大数据给企事业档案管理带来的机遇和挑战切入，有的放矢的分析了企事业有效利用大数据进行档案管理的途径，希望能为企事业档案管理工作的快速发展提供参考，帮助企事业进一步建立竞争优势。

关键词：大数据时代;档案管理;方法与途径

信息技术的飞速发展带领人们进入了大数据时代，信息的传播方式和传播速度随之发生了巨大变化，同时也对档案管理提出了新的要求。档案是个人或组织信息的重要载体，档案管理的质量与效率关系着个人与组织的发展。大数据的出现帮助实现了海量文件的有效管理，使得档案的批量管理成为可能。同时，它也优化了档案结构，形成了结构化数据，有利于突破组织知识边界，实现档案的全方位发展。但是，大数据也对档案管理带来了一定的风险，如泄密或者恶意篡改的危险等。因此，本文针对如何有效规避相关风险、充分利用大数据的优势来开展研究，是十分紧迫而有意义的。

1 大数据时代给档案管理带来的优势

1）提升档案管理的工作效率。随着信息更新速度的加快，传统的纸质档案管理方式已经难以满足现实工作的需要。而以电子档案为主要载体的大数据档案管理无疑为档案管理注入了新的活力。利用大数据进行管理，可以摆脱过去冗杂的纸质建档工作和复杂的档案更新工作。首先，大数据档案管理大大节省了存储空间。一方面，它不仅省去了过去纸质档案管理的物理空间;另一方面，大数据所要求的文件整合管理也节省了电子档案的存储空间，避免了大量重复文件和空闲文件的使用。其次，大数据提升了档案管理效率。大数据时代的档案管理是建立在一个统一的整合平台（或系统）之上的，方便了数据的整合和更新，不同访问者以不同的权限命令对档案进行读写，既避免了数据泄露，也避免了不同主体间的数据壁垒带来的信息不通或资源浪费[1]。

2）提升档案管理的质量。传统的纸质档案修改增添难度大，文件建档质量直接关系到随后的更新与利用。而现有的电子档案管理虽然更新方便，但存在大量重复文件，不同建档者或访问者之间存在信息壁垒，导致同一组织内建立了大量重复冗余文件。另外，同一单位内，不同部门之间存在关联性很大的文件，但由于缺乏综合管理平台，导致档案管理及业务开展受限。利用大数据构建统一档案管理系统则可以避免这些问题，提升档案管理的效率，有利于企事业个各个部门形成合力，推动业务发展。大数据还可以帮助企事业档案管理突破组织边界，吸收外界数据，促进企事业竞争力提升[2]。

2 大数据时代给档案管理带来的调整

1）档案安全受到威胁。企事业利用大数据进行档案管理时，局域网或互联网的使用不可或缺。这些互联互通的网络给信息传输带来极大便利的同时，也给不法分子提供了作案渠道。在统一的大数据平台内，数据网络中的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件，同时，一个网络终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。另外，没用档案查阅权限的人，可能通过网络、他人擅自复制、转发等，获取到相关档案，给那些有保密权限要求的内容或限制提供利用的内容造成泄密威胁的[3]。

2）缺乏应用大数据的配套设施。首先，很多企事业缺乏建立大数据的硬件设施。电脑老旧，访问速度慢，存储空间有限，这些都阻碍了企事业利用大数据进行档案管理。其次，想在企事业内建立统一的档案管理平台，必须具备覆盖所有使用者的局域网络以及有效的档案管理系统。这些工作都需要专业技术人才予以实现，没有相关专业人才的企事业只能选择外包，成本和难度较大。这也是企事业缺乏建立大数据平台的动力的主要原因[4]。

3）相關专业人才短缺。当下，企事业内的档案管理人员的专业水平往往不高，对于大数据也仅仅是知其然而不知其所以然，对于大数据平台的利用维护一知半解。另外，很多档案管理人员身兼数职，档案管理仅仅是工作的一部分，而且大多数企事业没有聘用档案专业的员工或者安排相关培训，都是依赖于相关人员的自行学习摸索。这也就导致了档案管理缺乏系统完善的管理机制，发生人员变动或者档案更新时，易出现纰漏，效率低下。这都导致了企事业难以适应新技术、新形势，严重影响电子档案管理的整体效用[5]。

3 利用大数据进行档案管理的有效途径

1）强化档案管理意识，建立规章制度。一方面，企事业要提升档案管理意识，认识到档案管理的重要意义，从战略层面重视档案管理。另一方面，企事业也需要充分认识到大数据给档案管理带来的机遇与挑战，权衡利弊，正确选择利用大数据进行档案管理的策略，不可盲目跟风或者遇难而退，错失发展机遇。更重要的是，企事业要制定完善的档案管理制度，明确责任清单，规避大数据以及互联网给档案管理带来的风险。制定应急处理方案，既要针对大数据带来的档案泄露风险建立相应处理机制，也要防范系统漏洞、平台崩溃等情况。最后，员工也要充分认识到大数据档案管理的重要性与潜在风险，档案管理人员要严格执行档案管理制度，其他人员对于涉及自身的档案要有足够的责任意识，遵守各项保密制度。

2）完善配套设施，建立大数据档案管理平台。首先，购置能够支持大数据平台运行的硬件设施。工欲善其事必先利其器，只有硬件设施完备，大数据管理平台才能顺利运行，才能支持海量数据的有效管理和众多员工的不同权限访问。其次，建立覆盖所有使用者的局域网络以及有效的大数据档案管理平台。该管理平台既需要合理高效的操作流程，又需要具备较高的稳定性，支持海量数据管理和不同访问者的不同需求。

3）组建专业人才团队，注重管理培训。大数据作为新兴事物，很多人对其缺乏足够的认识，更遑论利用其进行档案管理。很多企事业的现有管理人员对于电子档案都不够熟悉，阻碍了企事业建立大数据档案管理系统。因此，企事业要重视并组建高素质的档案管理人才团队，提高管理人员素质，以便实现档案的有效管理。首先，要聘用相关专业人员负责大数据平台建立，也可以综合考虑，选取可靠性强的外包公司来完成平台构建。其次，对平台管理人员进行专项培训。一方面，帮助其熟悉大数据档案管理的相关流程与操作，充分认识档案管理的重要性;另一方面，督促其掌握档案管理制度和规范要求，以身作则，实现企事业档案管理的规范化。

4 结束语

进入信息爆炸的大数据时代，对于企事业来说，将大数据运用到档案管理中，既有机遇又有挑战。企事业如果想要充分地利用大数据，提升档案管理工作，必须组建起高素质人才团队，强化档案管理意识，完善相关规章制度，建立起高效的大数据档案管理平台。只有这样，才能将档案管理与大数据时代充分融合，促进企事业长久发展。

参考文献

[1]李莉.基于大数据的档案管理问题研究[J].现代经济信息，2017（16）：77.

[2]刘洪霞.浅议大数据时代档案管理模式的变化[J].长江丛刊，2019（7）：106-107.

[3]陈足英.大数据时代档案管理模式变化分析[J].科学与信息化，2017（6）.

[4]郎松枝.对大数据时代背景下的档案管理探讨[J].科学中国人，2017（14）：352-353.

[5]侯丽娟.基于大数据时代背景下的档案管理工作分析[J].人才资源开发，2016（20）.