信息时代下档案管理工作的创新研究

摘 要：信息技术的快速发展，为各个行业都带来了很大的便利，档案管理工作在这样的情况下也有所变化，在信息化的环境下，档案管理工作要进行创新，就要有效的结合信息技术进行管理工作的相应改革，使档案管理工作能够实现信息化。鉴于此，本文对信息化档案管理的创新进行了研究，以供参考。

关键词：档案管理;信息时代;创新

计算机信息技术的发展使人们的生产和生活都发生了较大的变化，在档案管理工作中，需要有效的结合信息技术，使工作能够得到创新，这样对于管理工作高效的进行有很好的帮助。

1 信息化档案管理的重要作用

以往的档案管理工作都是纸质化办公形式，在信息技术快速发展的过程中，档案管理工作的方式发生了变化，档案管理能够以电子文件的形式进行收集、整理、存档、服务等。这就打破了传统档案管理工作的方式，结合计算机信息技术来进行档案管理，需要相应的电子管理系统进行参与，档案的一系列管理工作都能够更加高效的进行，档案管理人员的工作量也可以有所减轻。所以说，信息技术在档案管理工作中的使用，能够推动档案管理工作得到较好的提升，对档案管理进行创新就是做好与信息技术的结合，强化信息化档案管理。对以往的工作方式进行改革，建立起信息化档案管理的思想观念，能够通过数据库的建立，使电子档案管理工作的效率更高。因此，在信息技术快速发展的时代，档案管理与信息技术的结合，是推动档案管理效率提升的一种重要手段。

2 信息化档案管理的内容

档案管理其管理的对象主要是档案资料，而服务的对象就是档案资料使用者，计算机信息技术的使用，使档案管理工作发生了一定的变化，工作方式的改变使其效率得到较大的提高。信息化档案管理的内容需要按照有关管理规范进行，使用信息技术时要进行统一的规划，档案管理从实物管理向虚拟管理方向转变，管理的理念、管理方式以及服务方式都相应的发生变化。

3 信息化档案管理工作的创新

3.1 创新信息化档案管理理念

信息技术的不断发展使档案的管理工作方式也有所改变，在信息时代，对档案管理工作进行创新首先就要建立信息化档案管理的理念，做好创新的第一步[1]。意识到信息技术使用的好处，不断的增强信息化在档案管理中的应用，才能够使档案管理工作的现代化水平得到有效的提高。从思想上认识到档案管理所面临的环境形势，要想有效的提高档案管理信息化质量，对档案管理人员就要有全面的管理和正确的思想指导，具体工作的展开要有机的结合国家有关政策思想指引，正确的引导档案管理人员开展信息化的管理工作。再者，有关工作人员要有创新工作的思想认识，对工作进行改进完善，管理好档案，服务好档案利用者。

3.2 优化信息化档案管理模式

在信息化的环境下，档案管理工作的模式要进行优化创新，信息技术的应用，使得管理工作在进行不断的改革，以往档案管理的方式是依据纸质化办公的形式建立的，而将信息技术使用到其中，电子档案管理工作的方式就要进行相应的改革。以往的档案管理由于是纸质化办公，需要分级管理，相对来说信息是分散的，在进行档案服务时就不能够全面的满足各项需求，所以将信息技术使用到管理工作中，可以进行集中式的管理，对有关的档案信息进行备份处理，实行模块化管理，将不同类别的档案分别设置到相应的目录下，通过系统进行统一的管理[2]。另外，在实行电子档案管理时，仍然还要有纸质化的原始档案作为参考依据，对档案管理工作进一步规范，使用信息技术的相关软件以及硬件设施都要进行安全处理，对各项工作的实施细节进行完善，使信息环境下的档案管理工作方式能够对管理水平提高起到很好的推动作用。

3.3 建立信息化档案管理平台

要实现档案管理工作的信息化，可以建立相关的平台，使有关的信息数据可以得到集中的收集和整理，这样档案管理工作的信息化才能够更好的实现。在建立信息技术管理平台时，要结合目前档案管理工作的实际情况，从传统工作方式向信息化工作方式转变的过程中，要做好协调处理，使工作一步步进行推进，分综合和分级进行平台建设，对有关信息进行数据库建立，并形成完善的体系[3]。通过平台的建立，使内部实现信息的共享，档案管理工作的效率就可以得到较大的提高。信息化平台的建立，同时还实现了档案管理工作的数字化，使用数字化信息技术可以实现数据信息的网络连接，档案信息能够在平台中进行综合的管理。另外，在管理平台中还要构建相应的信息反馈机制，对工作过程中的问题要及时的解决，并进行不断的完善，使信息化档案管理的质量可以得到优化。

3.4 加強工作人员信息化档案管理的能力

信息环境下对管理工作进行创新，还要加强工作人员信息化档案管理的能力，让工作人员有发展的态度。将信息技术引入到档案管理工作中，相关的工作人员不只是要具备专业的档案管理能力，还要对计算机信息技术进行掌握，这样才能够更好的推动档案管理信息化的建设。因此，档案管理工作人员要加强对信息技术的学习，有关部门也要进行统一的宣传学习，让工作人员在进行具体工作时可以更好的使用信息技术，这样就可以提高信息化档案管理的效率和质量。

3.5 服务方式的创新

对档案进行管理还需要让有关人员方便进行使用，所以在信息环境下，管理工作的信息化建设还要对服务进行创新。针对以往档案管理服务的实际情况，对存在的问题进行科学的解决。使用信息技术可以为档案资料使用者提供在线平台服务，这样就减少了档案信息取得的空间限制，有关人员使用也能够更加便捷，只要通过合理的方式取得就可以进行使用。

4 结束语

总而言之，在信息技术使用下，档案管理工作要实现信息化，就要进行创新，通过建立信息化的理念、信息化的档案管理方式、信息化管理平台、加强工作人员信息技术使用、创新档案管理服务这几方面对管理工作进行改革，使信息技术与档案管理工作更好的融合，对提高管理工作的水平有很好的帮助。

参考文献

[1]马荔.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].科学技术创新，2015（34）：129-129.

[2]宋珊珊，王慧.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究[J].卷宗，2014（07）：73-74.

[3]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2016（18）：126-126.

作者简介

冯立明，男，山西省临县，大专，中级工程师，研究方向：档案管理。