浅析完善电子档案管理的有效途径

孙晓宇

摘 要：进入信息化时代，计算机和网络已经成为任何组织和个人日常办公的必要工具，电子档案也已经成为事业单位档案的主要存在方式，档案管理信息化建设势在必行。通过建立电子档案，不仅可以更加便捷的查阅、修改档案资料，还能降低纸张的使用，减少档案的占用面积，方便携带。但是，电子档案管理也面临着泄密、丢失等安全问题。因此，本文从完善电子档案管理的意义切入，分析电子档案管理的现状，据此给出完善电子档案管理的有效途径，希望能帮助事业单位有效提高档案管理的科学化水平，适应事业单位对档案管理的新要求。

关键词：电子档案;安全管理;完善途径

档案是部门或个人信息的重要载体，做好档案管理工作尤为重要。而进入信息时代，传统的纸质档案已经无法适应时代发展需求，档案电子化已经成为档案管理的主要方式。电子档案是指通过计算机、移动存储设备（如U盘）等工具，进行档案管理的方式。与纸质档案相比，电子档案易于存储、传播，也方便进行增添、修改，节省时间。同时，由于互联网的开放性，档案的安全性面临威胁，泄密、恶意篡改等问题层出不穷。因此，为了完善档案管理，便于档案存储、查阅、修改，同时也提升电子档案的安全性，事业单位需要创新单位档案管理模式，完善电子档案管理的有效路径，保证档案管理职责的顺利完成。

1 完善电子档案管理的意义

1）提升工作效率，减轻档案管理人员负担。过去的档案管理工作多采取书面记录，不仅需要花费大量精力进行编写整理，而且档案的更新修改相当不便。同时，纸质档案对存储空间的要求较高，需要干燥避光，且占据空间较大。当外界环境发生突变时，如浸水、失火等，纸质档案的保护难度很大。采用电子档案进行资料管理，保存方式简单，可以随时增添、修改原有记录，进行数据查找方便，文件传输效率高，大大降低了档案管理人员的工作任务，提高了档案管理效率。同时，电子档案对存储环境要求不高，抵御外界环境变化的能力较强，降低了档案管理成本[1]。

2）提升档案管理的质量。传统的纸质档案修改增添难度大，档案质量很大程度上依赖于最开始建档时的资料完善程度。而很多情况下，将文件一次性收集齐全的难度较大，而且很多档案需要实时更新，如人事档案、工作档案等。另外，如果档案存在遗漏，再次进行归档的难度大，费时费力。而电子档案管理则没有以上的劣势，档案可随时归档，如在使用中发现存在遗漏，可以随时补漏增缺;而保存档案后，只需对目录进行修改就可完成，这些都大大提升了档案管理的质量[2]。

3）一定程度上增强了文档的保密性。首先，过去在查阅纸质档案时，由于难以限制具体的查阅内容，导致查阅者在翻阅档案时，可能看到其他档案内容，甚至可能存在涉密内容，使得保密性下降。采用电子档案则可规避这些缺点。另外，如果有人对纸质档案进行恶意修改，发现难度较大，而电子档案大部分可以利用技术手段，恢复数据，同时查明文件修改时间和修改人，有效提升了档案管理的保密性[3]。

2 电子档案管理现状

1）电子档案修改方便，真实性难以保障。目前很多事业单位并不存在专门地抵御外部黑客攻击的专业人才或职工，而互联网的开放性导致事业面临的网络攻击增加，档案的泄密风险增加。当计算机支持的信息网络、多媒体技术、传真技术、光盘技术等遭遇安全攻击时，也会导致信息安全问题，使电子档案的真实性难以保证[4]。

2）电子档案易传输，文档内容易被窃取。进入网络时代，互联网已经嵌入到社会的各个方面，与各行各业融合发展。网络的互联互通给信息的传输带来极大便利，用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件，同时，一个网络终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。另外，没用档案查阅权限的人，可能通过网络、他人擅自复制、转发等，获取到相关档案，给那些有保密权限要求的内容或限制提供利用的内容造成泄密威胁[5]。

3）专业人才短缺，缺乏系统培训。目前，电子档案管理人员的专业水平往往不高，专业技术人才缺失。很多档案管理人员身兼数职，档案管理仅仅是工作的一部分，而且大多数事业单位没有聘用档案专业的员工来负责相关工作，都是依赖于负责人员的自行学习摸索。这也就导致了档案管理缺乏系统完善的管理机制，发生人员变动或者档案更新时，易出现纰漏，效率低下。另外，很多事业单位并没有安排档案管理人员参与相关培训，导致档案管理工作不能与时俱进，难以适应新技术、新形势，严重影响电子档案管理的整体效用。

3 完善电子档案管理的有效途径

1）强化档案管理意识，建立完善的档案管理规章制度。首先，事业单位要提升档案管理意识，认识到档案管理的重要意义，从战略层面重视档案管理。同时，制定相关的档案管理制度，明确责任清单，推动管理工作制度化和规范化。制定应急处理方案，電子档案归档过程中，可采用硬盘存储或外部载体保存，明确紧急情况发生时的应对机制。其次，员工也要充分认识到档案管理的重要性。一方面，档案管理人员要以身作则，严格执行档案管理制度，提高档案管理效率;另一方面，其他员工也要重视档案，对于涉及自身的档案要有足够的责任意识，遵守各项规章制度。

2）建立电子档案风险防控体系，完善相关软硬件设施。首先，建立档案时，要多次核对，确保与真实情况一致;其次，在接收电子档案时，要对电子文件的原始性、真实性进行认真鉴定，对有异议的电子文件要进行认真甄别，凡是不真实的电子文件不能进行接收归档，最后，对于发生变动或更新的档案，相关部门应及时主动向档案管理员反馈，进行档案更新或立卷归档。另外，入库的电子档案，要定期进行抽检，及时查缺补漏。对于涉及保密的档案，除了对密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，还有及时更新安全防控技术。一方面要及时更新加密技术、身份验证、防火墙、杀毒软件等软件;另一方面，还有保证存储设备有足够的存储空间和存取速度。

3）组建专业人才团队，注重管理培训。事业单位要重视并组建高素质的档案管理专业人才团队，提高管理人员素质，以便实现电子档案的有效管理。首先，要聘用相关专业人员负责档案管理。电子档案对于人员素质要求较高，需要负责人员具备档案管理、计算机等多领域的知识，也要求他们学习相关理论和前沿知识，掌握档案管理制度和规范要求，提高计算机业务水平，有效利用其开展档案管理工作。其次，事业单位要积极组织档案管理业务培训，丰富理论知识与实际操作能力。员工也应积极参与培训，有效提升电子档案管理水平。

4 结束语

目前，采用电子档案进行资料管理已经成为档案工作发展的必然趋势。为了适应新形势，有效提升档案管理效率，事业单位必须积极采取措施，完善电子档案管理。因此，事业单位需要强化档案管理意识，建立完善的档案管理规章制度，完善设施，培育专业的档案管理人才。只有这样，事业单位才能适应形势，更好地发挥电子档案管理的优势。

参考文献

[1]秦杰，李馨.企业电子档案管理现状及运行初探[J].机电兵船档案，2007（3）.

[2]陈素英，谢霞.新形势下电子档案管理的优化策略及有效措施[J].办公室业务，2016（18）：129-129.

[3]胡京津.浅谈企业档案管理电子信息化所面临的信息安全问题[J].档案天地，2015（10）：47-48.

[4]张金良.浅谈加强电子档案管理的意义及风险防范措施[J].科学技术创新，2016（6）：156-156.

[5]李小红.信息时代下企业电子档案管理探讨[J].现代商贸工业，2013，25（17）：158-159.