大数据时代高校档案管理工作思路分析

摘 要：现在的时代，就是互联网的时代，人们的工作和生活都需要信息技术的支持。高校想要健康可持续的发展下去，那么就必须要顺应时代潮流，将信息技术完美的融合入日常的工作之中，提升教学质量和管理质量，为国家培养一批又一批的优秀人才。因此，高校必须要创新和改革自身的档案管理工作，更新管理内容，在大数据的时代背景之下，迎难而上，满足社会发展需求。笔者在本文之中，就如何开展高校档案管理工作，提出了相关的创新策略，旨在促进档案管理工作质量的全面提升。

关键词：互联网;大数据;高校;档案管理;创新;思路

这些年来，互联网行业蓬勃发展，极大的满足了人类的各种需求，推动了社会的发展。在这个信息技术无处不在的社会之中，想要不被时代所淘汰，就必须要顺势而为，把握信息技术的优势，为己所用。高校的档案管理工作亦是如此。想要提升自身的管理水平，就必须要实现信息化管理，保证学生信息的准确性和全面性，为学校和师生提供更优质的服务。

1 实现高校档案管理信息化的必要性

1）現实需求。档案管理工作，是高校运营过程中十分重要的组成部分。高校的学生数量庞大，直接就决定了档案管理工作的复杂性和繁琐性。每年新生入学时，要进行档案的整理和收集，每年学生毕业时，也要进行相应的补充和派发。在平时的考试过程中，还要在档案中记录学生的成绩，了解学生的日常行为等。这些年来，我国的综合国力在不断提升，人们对于教育的重要程度也越来越高，档案管理所涉及的内容也越来越多。[1]不单单是要记录学生的成绩，还要将学生的科研成就，日常表现等记录在册。在这样的背景之下，高校必须要抓住大数据的优势，及时的改革和创新自身的档案管理手段，更加高效的完成档案管理工作。

2）大数据本身所具有的优势。借助大数据进来档案管理，能够有效的提升管理质量和管理效率。众所周知，现在我国各个高校的学生档案，基本上都是纸质档案。在信息技术如此发达的现在，纸质档案显然已经阻碍了日常的管理进程。纸质档案需要工作人员花费大量的时间和精力去寻找和整理，效率非常低。借助大数据，借助信息技术，就可以快速的录入所有学生的信息资料，在查找的时候，只需要通过检索功能，就能够快速的找到目标档案，大大缩短了工作时间，提升了工作效率。同时，大数据还具有分析功能，可以对学生们信息进行非常详细的整合，掌握学生的心理动态、政治思想、日常表现、学习成绩等。通过对这些内容的整理和分析，生成一份报告，为学生日后的发展提供帮助。[2]

3）高校档案管理存在问题。随着社会的不断发展，信息技术也逐渐开始走入高校之中，有效的便利了高校日常工作，促进了高校的健康发展。近几年，高校开始进行电子档案管理，但是由于缺乏管理经验，使得问题频发。首先，高校有许多的部门，每个部门所指定的档案管理标准都各不相同，导致在收集档案、录入档案、整理档案时，从总会出现各种各样的矛盾，阻碍了电子档案的管理进程;其次，每个学校都有自身的档案管理软件，几乎是各不相同的，这在一定程度上，使得高校和高校之间建立了隔膜，无法及时实现资源共享;最后，很多高校都没有意识到档案管理工作的重要性，缺乏对管理人才的培养，也没有完善的管理制度。使得管理工作不尽如人意，降低了档案管理的质量，无法发挥档案管理的真正价值。

2 大数据时代高校档案管理工作思路分析

高校必须要注重电子档案管理工作，加强政策支持和资金帮助，善于开发和利用档案信息，以此来满足社会的发展需求，培养更多的优秀人才。

1）紧跟时代潮流，转变原有观念。在互联网的背景之下，人们不论是生活还是工作都发生了翻天覆地的变化。高校的档案管理工作也必须要及时进行改革，转变原有的共工作理念，了解大数据的重要性，建立大数据意识，在此基础之上，开展档案管理工作。作为管理人员，一定要逐渐的适应现代管理方式，突破传统的管理框架，提升服务意识，实现档案的数字化管理。

2）建立统筹协调机制。档案管理是一项复杂且繁琐的工作，在管理的过程之中，势必要涉及到各个部门。因此，笔者认为，高校必须要结合自身的实际情况，构建统筹机制。通过统筹机制，将人事处、财务处、学生处、图书馆等多个部门进行有效的融合，实现资源共享，提升管理效率。[3]

3）培养现代化的档案管理观念。首先，要加强宣传力度，强调档案管理的重要性;其次，要积极的普及现代化档案管理理念。高校在开展宣传工作时，可以从以下角度切入：随着大数据时代的到来，档案管理工作会受到什么样的影响;在信息技术蓬勃发展的今天，档案管理工作需要如何改革和创新，才不会被时代所淘汰;档案管理的身份定位需要进行怎样的转变。而在宣传管理理念时，则要深入的强调理念内容，将档案管理和大数据紧密的结合在一起，改变管理人员的管理思想，转化为服务型功能。

4）规范档案管理工作。想要保证档案管理的质量，就必须要保证档案信息的真实性和全面性。只有这样，才能够实现大数据技术的真正价值。然而众所周知，档案信息里面的很多内容，都属于学生的隐私，是不能够被透露出去的。如果因为管理人员操作不当或者是恶意操作，将学生的隐私泄露出去，那么就会伤害学生的隐私权。所以，高校必须要规范档案管理工作，提升工作人员的工作质量，保证档案管理的规范性。[4]

5）培养一支优秀的档案人才队伍。在互联网的背景之下，高校的一些的工作人员在进行档案管理时，会出现力不从心的情况。这说明，有的工作人员的知识储备和专业技能，已经无法紧跟时代的步伐，如果不能够及时的改进和完善，势必要被时代所淘汰。所以，高校必须要定期开展培训活动，培养管理人员的专业技能，丰富他们的知识结构，带领他们学习先进的管理经验。[5]同时，还要加强力度，培养高质量的信息人才。众所周知，优秀的网络人才是高校档案管理部门所欠缺的。因此，在招聘的时候，高校要注重此类人才，在合理的范围之内，开出优渥的薪资条件，吸引人才，为己所用。另外， 为了能够提升管理人员的工作效率，高校还可以开展技能评选活动，以此来监督和鼓励工作人员不断学习，不断强化自我，提升他们的管理水平，促进高校档案管理事业的健康可持续发展。

6）寻求外界资源的帮助。高校的最大责任就是教书育人，为我国培养出更多的优秀人才。在如何组建数据库、购买服务器等方面，明显力不从心。这其中涉及到许多精细的信息技术，必须要有专业的大数据公司来进行长期的维护。因此，高校可以选择寻求外界公司的帮助，与此类型的公司建立长期的合作关系。[6]由外界的公司来搭建数据库，开展日常的维护和运营，而高校则负责收集学生的信息。双方互相合作，能够有效的节约高校运营成本，降低不必要的麻烦，同时还能够提升档案信息的专业性和安全性。

3 结束语

“磊落星月高，苍茫云雾浮。大哉乾坤内，吾道长悠悠。”就我国高校的发展现状而言，档案管理工作还有着十分广阔的进步空间，需要进行不断的改革和完善。因此，高校必须要注重电子档案管理工作，培养一批优秀的管理人才，制定科学的管理策略，丰富管理手段，学习先进的管理意识，不断的提升管理质量和管理水平，发挥大数据的真正作用，促进高校的健康可持续发展，为我国培养出更多的优秀人才。

参考文献

[1]魏勇，靳京阳，马晨阳，等.大数据时代下高校电子档案管理问题及对策研究[J].邢台职业技术学院学报，2019，36（3）：47-49.

[2]曾小辉.大数据时代背景下高校档案管理模式的创新[J].中小企业管理与科技，2019，（20）：19-20.

[3]王玉宗.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].办公室业务，2019，（14）：155.

[4]王倩.大数据时代高校学生管理工作信息化建设现状与对策[J].时代报告，2019，（14）：206-207.

[5]赵宏.大数据时代的高校图书馆读者服务工作策略[J].各界，2019，（18）：115.

[6]马绍帅.大数据时代下高校后勤管理信息化建设探讨[J].湖北开放职业学院学报，2019，32（17）：66-68.

作者简介

李咏沙，女，山东文登人，研究方向：档案管理。