行政事业单位档案管理中存在的问题及对策分析

郭莉

摘 要：随着我国科学技术的进步，行政事业单位档案管理不断得到发展和壮大。行政事业单位在信息时代里必须对档案进行有效管理，明确各个档案管理阶段的期限，组织合理档案管理，确保档案管理各阶段协同合作，互相配合，把加强管理效率和优化管理成本结合起来。合理安排各阶段档案管理工作，既不要造成浪费又避免档案管理的混乱。本文简单介绍了几点提高档案管理水平的措施以供参考。

关键词：事业单位;行政;问题;档案管理;对策

档案管理作为一项需耗费众多人力物力的工作，根据时代的发展而逐渐更新管理方式、简化管理程序是其获得持续发展的重要方向。

1 行政事业单位档案管理存在的问题

1.1 行政事业单位科技档案集中统一管理比较滞后

当前，行政事业单位档案管理的一个突出特点就是集中统一管理比较滞后。没有一套完备合适的制度来规定確切的归档时间，档案收集工作很难完成。同时，当前许多行政事业单位档案管理过于分散，这在科技档案的使用过程中，存在较大风险。行政事业单位一般有若干部门，每个部门都相当于一个档案存储主体，档案管理投入不足，忽视行政事业单位科技档案的建设和技术装备的更新，无法保障科技档案工作的正常发展。

1.2 行政事业单位档案管理人员专业素养较低

行政事业单位没能形成基于国情而发展的特殊档案管理形式，与欧美各国仍然存在很大的差距。由于国外现代档案管理发展较早，已经具备基础的分析能力与研究系统，在基础建设和人员培训上都有一套系统的管理标准。但是我国行政事业单位任何一个档案管理项目所需要的材料都要成百上千种，由于档案管理人员自身文化水平的限制，无法了解掌握新时代档案管理的相关技能，更不必说将其融入“互联网”时代后的档案管理环境。新时代档案管理环境更加复杂多变，这对行政事业单位档案管理人员的专业素养提出更高要求，档案管理人员贵精不贵多。作为档案管理的一部分，编制好包括档案管理人员的工资支出在内的管理费用计划也是节约管理成本的重要手段。

1.3 行政事业单位档案管理的先进技术水平较低

行政事业单位没有很好地将先进技术手段与自身档案管理相结合，导致先进技术手段在行政事业单位档案管理中不能发挥其独特的作用。同时，行政事业单位没有配备相应的先进技术设备，硬件设施跟不上，软件建设也处于落后状态，这也归因于上级主管部门及政府部门对此重视程度不够，给予的财力和人力支持不足。

2 提高行政事业单位档案管理水平的措施

2.1 提升档案管理水平，促进科技档案集中管理

在行政事业单位中，前端控制是行政事业单位信息管理系统能够获取档案信息必经途径，从而为相关档案管理决策的制定提供依据支持。一方面，能够科学评估不同档案归档渠道，选择合理的档案归档渠道以满足行政事业单位发展需求，保障行政事业单位健康发展;另一方面，单位领导层根据详细的档案信息，对如何科学地使用档案有所了解，能够制定合理的档案使用方式，提升档案使用效率，从而为行政事业单位创造更多的价值。在科技档案共享服务中心模式下，可利用信息技术手段建立数据仓库和数据分析平台，能够将行政事业单位档案集中管理，实时监控档案状态。此外，在行政事业单位信息管理系统模式下，行政事业单位建立档案管理平台，统一收入和整理档案，实现档案的集中管控。采取收支两条线的档案管理方式，保证了行政事业单位档案使用的透明度，确保了每一份档案的收入和支出都是经过授权和公开的。通过采用该模式，行政事业单位的档案管理流程得到了最大程度的优化，其档案工作效率得到了显著提升，这也有利于集中管控档案，解决了传统管理方式下档案控制力弱、透明度低的问题。

2.2 完善行政事业单位档案管理的制度

发挥行政事业单位档案管理制度自身的特点将使档案管理更加方便和有效，但同时也需要加强行政事业单位档案管理的监督和管理系统。为了整合多媒体和行政事业单位档案管理机构，需要建立相关系统，确保多媒体在行政事业单位档案管理中的应用。行政事业单位应至少每年一次安排员工参加教授、学者的讲座，不断学习知识，制定适宜的政策。每周开会，以小组的形式交流、讨论，丰富行政事业单位文化。档案数据库的管理由各行政事业单位牵头，政策扶持组织，吸收不同学科加入，面向政府、社会科研机构，依托自身学术水平解决学科实际问题，在得到社会科研资源支持的同时，提升档案数据库的管理能力，加强档案数据库的管理对网络和信息系统有很强的依赖性。

2.3 吸引和培养档案管理专业技术人才

为了更好地发展档案管理信息化，将其技术优势最大程度地展现出来，就需要各类专业人士提供帮助。要集中科技人才、管理人才、计算机人才和档案专业人才，保障档案管理信息化发展，制定专项战略。行政事业单位应当拓展档案培训课程，及时更新培训观念，因为档案管理人员道德观、世界观、人生观的形成由其所在行政事业单位决定。档案管理的职业道德素质就在于他自身把所工作单位的命运和自身发展结合的程度如何。加强政治教育，提高思想认识，是档案管理人员做好工作的前提，行政事业单位的发展动力首先就是在于档案管理人员的职业道德素质高低。要重视发展档案管理职业道德素质教育，要严格执行档案管理培训制度，即使是档案管理专业的毕业生也必须通过档案管理和道德考试才能取得资格，从源头上保证档案管理人员的水平。人才是所有行业的主要生产力，也是行政事业单位档案管理与信息化相结合的推动力。因此，要实现行政事业单位档案管理与信息化的有效融合，行政事业单位档案管理岗位应提高准入门槛，全面招聘能力优秀的人才，加强对档案管理人员的招聘和考核流程，从性格测验、面试、笔试、复试中全面考核应聘人员综合条件，采用优胜劣汰制度，提高行政事业单位档案管理人员的起点水平，促进行政事业单位档案管理人员熟练掌握业务技能，杜绝任人唯亲现象发生。

2.4 建立科学的档案信息化管理体系

实施档案信息管理的行政事业单位应当建立健全有关规章制度。行政事业单位档案管理一般应由单独部门负责档案信息化建设工作。行政事业单位需要建立档案核对制度，定期制定档案信息化分析表，针对这些档案进行定期监控，以不同的档案特点制定不同的策略，做到任务落实到人，档案信息及时更新。

3 结束语

行政事业单位的档案作为保存政府或者公民信息的重要载体，其管理工作是事业单位的重要职能之一，行政事业单位档案管理建设需要投入大量的人力、财力。与传统档案管理相比，行政事业单位档案管理建设的进程必然是更加先进、有效的，信息档案具有许多优势，符合未来发展的趋势是公共管理的一部分，因此研究当前事业单位档案管理情况具有重要的意义。

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