市政档案管理规范化思考

闫文秀

摘 要：市政档案工作是城市建设与管理工作中的重要组成部分，对于高质量了城市建设有着非常重要的决策参考辅助作用。在市政档案管理工作中不单要发挥市政档案的凭证价值作用，更为重要的是为城市建设的决策与实施提供基础材料、重要模块，保障市政工程质量有据可。因此，在市政档案管理与服务工作中在档案管理法律法规的框架下，结合区域市政管理的特点，进行市政档案的规范化管理，为城市建设提供有力的支撑。本文对市政档案管理规范化进行初探，在此基础上提出建议。

关键词：市政档案;档案管理;档案管理规范化

1 市政档案工作的价值与意义

市政档案工作在城市建设与管理工作中的核心价值和重要意义主要体现在，一是市政档案工作是城市规划编制和调整的基础资料。市政服务是推进城市建设的重要力量，在城市建设过程中，市政服务贯穿全过程，因此在市政服务的过程中形成了大量、丰富的城市建设素材和基础性材料，这些档案内容在发挥自身历史凭证的作用基础上，对于市政建设而言更多的是发挥其决策参考作用，特别是在城市建设的整体建设、整体布局和整体规划中，以市政档案为决策参考支持的数据和文献等基础性材料能够使城市规划编制和城市规划调整更为科学、合理。二是市政档案工作是市政工程质量保证体系中不可或缺的重要模块。在《城市建设档案管理规定》中规定： “列入城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前应当请市政档案管理机构对工程进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”这就明确规定了如果工程档案不规定标准整理，将无法进行竣工验收。这为加强市政档案管理堵塞了管理漏洞和严格控制工程质量提供了有效的依据。由此可见，市政工程档案是市政工程质量保证体系中不可或缺的重要模块。三是市政档案工作是市政工程管理、维修养护的有效依据。市政档案既是市政工程的信息档案，也是市政工程的“保健档案”。它通过科学地分析市政基础设施现状，根据其各项特点，有效地制定出科学合理的养护方案。交通基础设施工程档案为各项道路设施维修或改建提供决策依据，以其确定工程的投资规模及成果。因而只有准确的市政档案才能实现城市的可持续发展。

2 市政档案管理规范化思考

市政档案管理的规范化是提升市政档案管理水平和质量的基础，通过规范化的市政档案管理能够最大化的发挥档案的历史凭证作用和决策参考作用。在市政档案管理规范化建设与实施过程中，应从以下几个方面提升规范化程度，实现市政档案管理规范化。一是市政档案管理规范化应在市政档案管理的各个环节严格按照国家法律法规执行规范和标准。市政档案管理规范化首先应按照国家法律法规进行档案管理工作，实现市政档案管理的合法合规。在遵守国家法律法规的具体内容上，一方面是市政档案管理应遵守档案管理的国家法律法规，另一方面是遵守市政管理的法律法规、规章制度，应做到同时满足遵守市政管理与档案管理的法律法规才能够真正合法合规的开展市政档案管理规范化工作。二是市政档案管理规范化应在市政档案管理的横向与纵向管理上建立统一的标准和指标体系。市政档案有其自身的特点，同时市政档案有区域之间的凭证作用与参考作用，同时也有上下级之间的决策参考支持作用。因此，在市政档案管理规范化工作中，应制定统一的档案收集、档案鉴定、档案整理、档案保管、档案使用等标准和统一的指标体系，便于横向和纵向的使用，提升市政档案管理的效率和质量。三是市政档案管理规范化应在市政档案管理的档案信息保密与公开方面严格执行相关规定。市政档案信息内容是城市发展的重要文献，其中有涉密档案信息和可公开档案信息。因此，在市政档案管理工作中应明确岗位职责和管理权限，保证市政档案信息安全，特别是涉密及规定不公开的信息应严格按照相关法律法规及规章制度进行规范化管理，保障市政档案信息安全。四是市政档案管理规范化应在市政档案管理的信息化建设方面提升管理的效率和管理的质量。随着信息技术的不断发展，为档案管理服务的信息技术不断创新发展。因此，市政档案管理服务工作中应加强信息化建设，不只是基础设施及软硬件环境的建设，更为重要的是在使用环节，将信息技术与市政档案管理工作进行深度的融合，从而提升市政档案管理的效率和质量。五是市政档案管理规范化应不断提升市政档案管理工作人员的专业技术能力和综合素养。规范化建设不单是制度规范化、管理规范化，同时也要将人员规范化作为市政档案管理规范化建设的重点，同时也是市政管理规范化建设的难点。在市政档案管理人员规范化建设中，要通过学习不断深化的档案管理理论与档案管理实践工作相结合的新理念、新方式、新方法，同时也要将市政档案管理人员的专业化作为市政档案管理规范化建设的重点，通过人才引进、专业培训等提升市政档案管理人员的专业技术能力和综合素养，更好的服务于市政建设，为城市建设提供有力的决策和文献支撑。

3 市政档案管理规范化建议

市政档案管理能够为城市更好的建设提供相应的文献参考与决策支持，在高质量发展导向下的市政建设中需要更多的决策文献和数据支撑，提升市政建设和服务的高质量、精准化、细致化。在具体市政档案管理规范化的推行与实施工作中，提出以下三個方面的建议。一是市政档案管理的制度规范化。制度是保证规范的前提和基础，在市政档案管理规范化的建设与实施过程中，应按照市政管理的特点进行市政档案管理相关制度的建立和健全。二是市政档案管理的体系规范化。市政档案管理工作是一项复杂系统的工作，呈现出体系化的特征。因此，在市政档案管理的过程中应构建市政档案管理的体系，使之能够促进和提高市政档案管理的水平和质量。在此基础上，应不断加强市政管理档案体系的规范化管理，以规范化不断完善市政管理档案的管理。三是市政档案管理的人员规范化。市政档案管理工作是市政管理的组成部分，但是对于市政档案管理工作的重视程度存在认识不足的情况，导致市政档案管理工作人员多为兼职管理档案，使市政档案管理的水平和质量不高，缺乏专业系统的档案管理专业技术能力的专职档案管理人员。因此，实现市政档案管理规划化重要的内容就是实现市政档案管理人员的规范化建设，包括人员专业化、人员培训、人员绩效考核等方面的内容。

参考文献

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