论电子档案长期保存的困难及对策

董华兰 杨雅淇 陶佳美

摘 要：近年来，科学技术的发展迅速，电子工程的发展也有了很大的创新。随着计算机和网络技术的飞速发展、社会信息化进程的不断加快，党政机关、企事业单位等对电子信息的依赖感越来越强，档案管理信息化也越发显得重要。当前，对档案管理的要求远远不止于“管好”档案，而更要“用好”档案。在这样的环境下，深层次开发利用档案信息资源，提供优质高效的档案信息服务，已然成为档案管理者亟待解决的重大课题。由于档案网络化检索利用比纸质档案更方便快捷，并能够大大降低工作强度、提高工作效率，越来越多的用户在利用档案时也更多地把眼光投放在电子档案上。而在过去的档案管理模式中，不同业务部门的档案信息资源都是各自独立的，就好比信息海洋里的一个个孤岛，很难实现部门间的信息集成。设计人员只对自己参与的、或仅限于本部门完成的项目能够做到了解、熟知，而对本单位其它部门设计的项目，很难知晓或不够了解，甚至对自己有借鉴作用和参考价值的设计方案也是如此。在这种情况下，就形成了单位内各部门之间信息资源的相对分散、相对封闭，甚至造成不必要的重复计算、重复设计，大大影响了设计人员的工作效率，也对单位顶层的全局化管理和档案信息的深层次利用形成了一定障碍。

关键词：电子档案;长期保存;困难及对策

电子档案在长期储存过程中如何保障其可用性，是近些年来档案界关注的热点与难点问题。由于电子档案具有设备依赖性、信息可变性、信息不能直接读取性等特点，因此与纸质档案有着显著不同，基于此，本文重点探究电子档案在长期保存中如何保障其可用性。

1 档案管理应用系统的科学技术现状和发展趋势

信息化已经成为当前社会发展的趋势。随着信息化时代的到来，档案管理模式也在不断发生变化。推动档案管理信息化、数字化、系统化是当今档案事业改革发展的战略选择，这不仅符合现代档案工作的发展方向，同时也有关档案事业的发展前途。一方面，社会信息量的激增和新型载体的应用使传统的档案管理方法已经不能完全满足社会需要;另一方面，人们对科技档案资源的时效性要求逐渐增强，传统的纸质档案远远跟不上信息社会发展的脚步。这就迫使档案部门必须改变传统的管理方法，同时要更新管理理念，创新服务方式，利用现代信息技术搭建数字化、网络化的信息服务平台，有效积累和储备信息资源，实现更大范围和更多种类的档案信息资源互补与共享，以实现档案信息资源价值最大化。但是，由于受到资金、电子文件以及现行阶段档案信息开放程度的影响，在对档案信息资源进行开发时往往会有一定的困难，主要表现在信息资源开发程度滞后且共享程度较低。从目前运行的网上档案馆来看，大多是将目录信息数据库直接送上网络，信息量十分有限且信息质量不高。加之部分历史原因，档案馆的文本数据资源原本就不足，也就很难在短时间内补充信息资源，完善资源共享。另外，我国在电子文件管理标准的制定上相对滞后，管理系统在设计上五花八门，资源无法实现共享，这些问题严重影响了档案信息化建设。电子文件作为国家信息资源的重要组成部分，如果无法实现共享，从长远来看，受影响的不仅仅是档案管理水平，还影响到档案信息服务水平。而适合工程设计类档案管理系统的软件，缺乏现成的经验可循，档案管理者在选择适合本单位特点的管理软件时感到无所适从。档案信息共享建设是信息社会化的内在要求，是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势。建立一体化应用集成平台级的档案管理系统是适应网络化应用发展的必然，互联网技术的发展为满足档案管理业务的需求，提供了技术基础。

2 数字档案长期保存面临的问题

2.1 自然灾害

自然灾害主要表现在灾害性的天气，人力不能支配和操纵的各种自然事件所引发的数字档案灾害，如由于地震、火山、滑坡与泥石流等地质现象引起的数字档案灾害;由于洪水、泥石流、火山、海潮、暴雨、龙卷风等天气现象引起的数字档案灾害;由于太阳风、陨石等天文现象引起的数字档案灾害。这些自然灾害不是人力所能控制的，我们只能通过预测和一些技术手段来避免或者降低数字档案的损失。

2.2 人为原因

数字档案的人为灾害，是指人们在社会生活中的种种不合理行为，失误和故意破坏行为所导致的数字档案丢失或者损坏。如战争、犯罪等社会动乱引起的数字档案灾害;由计算机病毒、黑客入侵、信息恶意删除等犯罪活动所引起的数字档案灾害;由火灾、空难、不合理操作等非主观因素所引起的数字档案灾害。如果有需要足够的技术和政策法规支持，这类人为因素从某种意义上来说是可以避免的。

3 针对于电子档案长期安全保存实践的研究

3.1 “4-3-2”安全存储方式的分析

针对于电子档案长期安全保存实践的研究可以从全国地质资料馆的实际情况开始，首先我们可以了解一下“4-3-2”安全存储方式的含义，“4-3-2”安全存储主要是指四种备份介质，三种物理载体以及两种离线的永久备份载体。也就是采用光盘、磁带以及磁盘列阵三种介质成为全国地质资料馆电子档案长期安全保存备份介质。

3.2 档案级光盘和蓝光光盘合理运用的分析

档案级光盘和蓝光光盘相比其他的存储载体来说有着很多的优势，例如：性能优越、存储周期长、操作简单以及内容不能被修改等都是档案级光盘和蓝光光盘的主要优点。正是这些优势让档案级光盘和蓝光光盘成为全国地质资料馆离线存储的最有使用价值的载体。其中档案级光盘的使用能够有效的保障采用光盘存储的电子档案具有长期保存并且可读的作用。档案级蓝光光盘的采用更适合数据信息较多的电子档案的长期存储，通过采用档案级蓝光光盘可以更好的减少分盘的工作流程，光盘早提外标签的制作还能够为数据检索提供便利，减少时间的浪费，从而达到提升工作效率的目的。因此合理的利用档案级光盘和蓝光光盘不仅仅能够实现对电子档案的长期保存，还能保证电子档案的安全性和专业性。

3.3 电子档案长期安全保存的主要过程

针对于电子档案長期安全保存的问题，我国也发布了一些法律法规来规范电子档案长期安全保存的主要流程。电子档案备份工作是电子档案长期安全保存的工作之一，电子档案备份工作是就是把原本电子档案复制一份出来保存，目的是为了当原电子档案丢失以后，能够及时的通过电子档案备份工作找到，减少不必要的损失。在进行电子档案备份工作时有着严格的工作流程，所以一定要按照国家的法律法规和自检、互检制度规范工作流程，从而对每一个环节进行有效的监管和控制，确保其一致性、可靠性以及可读性。所以说只有严格要求电子档案工作的各个流程，才能从根本上保证电子档案长期安全存储工作的顺利记性和实现数据信息的保密性、专业性。

4 结语

当全国兴起档案信息化建设的时候，人们的焦点重点放在了对电子档案的管理与利用上，忽视了电子档案在长期储存中潜在的风险。本文正是基于此探究电子档案在长期保存中如何保障其可用性，希望能借此引起更多档案工作者对电子档案长期保存中存在的风险的重视，从而积极探寻可行性对策来确保电子档案的可用性。

参考文献

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[2]钱毅.数字档案文件长久保存策略刍议[J].档案学通讯，2007（3）.

[3]李红兰，轩红.数字档案长期保存策略研究[J].档案管理，2013（4）.