企业退休人员人事档案管理探索实践

蒲雪梅

摘 要：新时期，为了不断提高企业退休人员人事档案管理水平，要重视结合实际，有针对性对相关的管理措施进行实践与研究，从而才能不断提高管理效率，本文分析了加强企业退休人员档案管理的重要意义，总结了管理过程存在的不足，通过进一步研究，提出了具体的管理策略，希望能够为相关工作人员提供有效参考。

关键词：企业退休人员;档案管理;研究

在分析企业退休人员人事档案管理工作过程，作为工作人员，要重视加强实践能力，通过有效的探索，不断提高档案管理质量，从而有效的为退休人员提供更加科学可靠的服务，下面通过实践研究，进行具体阐述。

1 加强企业退休人员档案管理的重要意义

档案是一名企业职工个人从上学开始的学习、工作经历、生活状态和工作成绩的原始记录，是职工享受各种社会待遇的凭据，解决劳动纠纷的依据。它关系到职工的切身利益，是职工接续保险、享受各项福利待遇的重要依据，是企业在人力资源工作中不可或缺的重要组成部分。目前中国人口正面临老年化危机，延迟退休年龄是当下热议的话题，目前退休年龄一般在50-60之间，这个时间段的人群有着丰富的人生阅历，熟练的技能，做好退休人员档案管理工作，建立健全退休人员信息库，在他们身体条件允许并自愿的情况下，是可以回归社会，发光发热。不仅有助于人才资源的充分利用，还有有效的应对人口的老龄化。根据目前的实际情况来看，绝大多数的中国社会企业，忽略了对退休人员的人事档案管理工作，使得其人事档案流散于人才市场、当地社区，部分留存人事档案的企业，使退休人员档案资料，出现不完整的情况，如果没有妥善加以处理，还会带来隐患和风险。伴随我国社会经济的持续发展与社会企业的良性进步，企业退休人员的人事档案必须得到更好的重视与关注。从实际情况来看，尽管企业的员工已经退休，但为了长期保障退休员工的基本权益，确保人事档案发挥应有的价值与作用，企业方面必须重视好退休从业人员的实际业务工作，通过良好的档案管理，提供最为切实可靠的证据。

2 企业退休人員档案管理存在的问题

2.1 企业退休人员档案管理制度并不完善

由于缺乏经验与制度，目前我国绝大部分区域缺乏结合本地实际情况而推进的完善企业退休人员人事档案管理的制度，存在诸多的不足。例如，部分企业针对退休人员的档案标号工作，出现混乱、不完整的切实问题;许多退休人员在行政记录上缺乏明显的资料收集，使得关键材料出现缺失。此外，针对退休人员的档案保密工作严重缺失，使得企业员工尽管不再服役，但其机密资料被查看，影响退休人员的正常生活。

2.2 企业退休人员档案检索效率低下

为了保证企业退休人员的个性化档案管理，要提高对于检索效能的认识，但从实际分析，企业退休人员档案集中管理数量大，在检索过程没有采取现代化档案检索工具来进行检索管理，特别是一些国有大型企业，管理模式还是采用人工检索，查找工作量大，方法落后，这必然会导致工作效率低下等问题出现。

2.3 档案管理人员数量少，专业技能有待提高

造成目前企业退休人员人事档案管理工作不足的重要原因在于，领导层的重视程度不够，档案管理人员配备不到位。针对企业尤其是大型企业而言，档案管理人员每天除了要应对日常档案管理任务以外，还需要面对诸多退休人员查阅档案的工作，工作量大且繁琐。因此不可避免地会出现一些退休人员档案资料没有按规范进档、档案资料张冠李戴、档案资料丢失等现象。所以，企业需要加强对从事退休人员人事档案管理工作人员的培训，同时进一步加强相关管理人员的专业技能能力。

2.4 档案管理人员流动频繁

档案管理人员的频繁流动时，存在工作交接不清、档案资料没有及时进档、借出档案没有及时归还等情况，严重影响后期的档案管理工作。同时因档案管理工作的任务繁重，随着档案管理人员的流动变化，在管理过程会存在很大差异，导致无法进行有效衔接，这非常不利于提高档案管理效率，给档案管理工作带来更大压力。

2.5 纸质档案管理难度大

传统的纸质档案年代久远，存在纸张霉烂、腐朽、折损等现象。已不利于后期档案管理中的收集、整理、查阅等工作。虽然随着技术不断发展，档案管理工作水平不断提高，但在对传统纸质档案的管理工作难度相对较大，由于档案管理人员的短缺，造成了工作任务量大，无法有效的对传统档案进行科学管理，以导致传统档案资料无法快速查找，对档案工作造成一定影响。

3 加强企业退休人员档案管理的相应措施

3.1 建立健全企业退休人员档案管理制度

为了保证有效制度的建立与完善，要迎合相关规定，不断提高档案管理人员管理水平，要积极组织档案管理人员参与学习《档案法》、《保密法》等相关法律、法规。同时，企业退休人员的档案管理在企业专门设立的档案管理部位，以确保提高退休人员档案管理效率。从而进一步实现全方位落实退休员工档案的正确管理与整章建制任务，把退休员工档案管理任务加入体制化、标准化层面。此外，企业还需要针对自身退休人员的人事档案使用设立专门的使用规章制度。针对人员的退休档案记录方法，要有明确的指示与方法，切忌随意让任何人接触到退休人员的人事档案，需要保证每一次的借阅或使用，都经由专业的管理人员的核定。要不定期展开对退休人员人事档案的检查工作，进一步规范相关工作的价值与意义，在保护退休人员的根本利益同时，发挥档案价值。

3.2 强化企业退休人员档案规范化管理建设

企业每个月或每个季度都会产生专职的退休人员，针对退休人员的人事档案，需要第一时间进行清理、装订和归类，切忌拖沓处理。相关的企业职能人员，要根据自身企业的实际情况，整理出专门的退休人员的档案数据库，确保每一位退休人员的档案都能够得到妥善的处理。除了专门的纸质化档案以外，还需要进行良好的电子扫描处理，使得档案能够实现电子化归档的效果。要以专门的规范、制度要求和约束企业退休人员的档案管理，实现大数据与电子化档案的有机融合，进一步驱动电子档案的长期使用。

需要做好专门的退休人员人事档案的安全、管理的制度。首先，退休人员的人事档案应当尽量单独存放，同时根据国家统一规范的《档案馆设计规范》进行设计，做好相应的安全设施搭建工作，包括防火、防尘、防潮系统的铺设，做到定期检查审核，保证安全。在条件允许的情况下还可以设置专门的除湿机等现代化设备。鉴于人事档案的价值与重要性，企业需要为档案室配备相应的防盗措施，做到全方位地对退休人员的人事档案管理工作保驾护航，根本上保障退休人员与企业的相关切身利益。

3.3 加强档案管理人员的激励和考核

3.3.1 积极争取各级政府的支持

在对档案管理人员进行激励与考核过程，要提高考核效率，要重视奖励机制的完善，同时也要加强对于惩罚措施的制定，对于档案管理人员，要重视做好定期检查工作，对于责任心不强、缺乏职业道德的工作人员要进行严肃处理，可进行调离岗位或辞退，从而进一步加强监督，提高奖惩管理效率，为了进一步保证奖惩工作开展质量，要积极争取各级政府支持，要做好宣传工作，以提高政府相关部门认识，从而加大政府对于档案管理工作的支持力度。

3.3.2 积极提高基层档案管理人员的个人素质能力

首先，各个企业与基层需要明确营造良好的档案管理人员的管理氛围，驱动在岗的相关工作人员得以更好专注于自身的工作，最大程度上发挥自己的作用与价值，引导其正确成长。企业需要创建良好的工作环境，同时引入专业的档案管理人才，针对管理岗位也要有长期经验的人才进行运作，提升管理成效。企业必须具备良好的长期战略目光，为专门做好退休人员的人事档案管理工作，而培养一批专业的优秀人才，用以更好推动政策的实施与完善，同时也能以此吸收更多的其他外来人才入驻企业，共同推动企业在退休人员人事档案管理工作上的成效。针对已有的企业管理人员，企业也需要不定期对其展开培训工作，做好如电子档案管理等专业知识的学习，强化工作的效果。与此同时，还需要搭建好完善的激励机制，通过良好的机制最大程度上激发档案管理人员的工作热情与积极性，助推退休人员的人事档案工作以良好的姿态运作。通过这样的方法还能够在潜移默化间更好培养员工良好的工作态度与综合品质，秉持着认真、负责、踏实的态度完成相关的作业，达到可持续化良性循环。

3.4 档案管理电子化

面对档案中纸张陈旧、破损现象，我们可将退休人员档案中常用的、重要的信息进行电子扫描，建立电子信息档案。采取电子化档案和纸质档案共同管理的模式，即可减少档案的破损现象，也可大大地提高工作的效率。

目前企业的退休人员人事档案之中，档案管理的手段仍然相对较为陈旧、落后，因此要加强现代化的计算机管理控制技术，做到推动档案管理工作的每一个细节完善。在具体实施的过程之中，要形成传统手工记录向电子化信息录入的转变，有效加强档案目录的控制有效性，完善管理人员对计算机软件的开发、运用，只有这样才能在后续产生退休人员的人事档案的时候，做到第一时间录入、管理。还要建设专门的目录系统与检索系统，只需要输入如退休人员的年限、姓名、岗位等关键字词，即可在最短时间内将相应档案内容进行调取，达到最快速率、最短时间的使用，提升档案管理价值。

同时要，改变观念，强化管理措施。在企业退休人员的管理中，要完善综合管理的措施，就要积极转变观念。有些人认为企业退休人员档案管理可有可无，这种想法就是错误的。有些人忽略对退休人员的档案管理，认为他们的档案没有价值，也没有采用合理的措施进行管理，因此，造成退休人员档案管理的误区，作为企业的人事部门、档案管理部门，必须充分根据自身的实际情况出发，通过完善相关的技术要求以及确立专门制度，用以进一步深化档案管理的有效性。与此同时，企业进步也需要加强对退休档案管理人员的教育工作，体现退休人员档案管理工作的价值与作用，鼓励退休人员以积极主动的姿态，参与到退休人员的档案记录的工作中来，助力企业完善相关的工作，形成良性的工作循环机制。

此外，鉴于档案信息中留存企业退休人员的信息价值极高，因此需求进一步做好监督的体系工作，强化安全管理作业。在信息化时代下，档案的使用、检查越发方便，为了实现更好的信息管理效果，也需要保证档案的安全性。企业需要建设专门的监督、管理机制，确保企业档案的使用安全，任何調取、使用、查看退休人员的人事档案，都需要经由专门的领导批复与肯定，严禁任何擅自的档案使用情况的出现，全方位保证信息安全。

3.5 以人为本，提升人员素质

从本质上来看，人事档案管理的工作是一项相对较为复杂且周期性较长的工作，需要工作人员具有较强的责任心及较强业务能力。首先，企业需要做好人员的把控工作，明确选择合适的人才进行相应的管理工作，尤其是在道德品质方面，需要具备有良好的德才观念的人才展开管理行政的工作。其次，要有目的性地加强相关职能人员的专业水平，通过积极组织培训的相关事宜，推动专门的人事部门和专家学者，就退休人员的人事档案管理工作展开专题的培训与授课，促使相关的管理人员掌握最新的方法与知识条件，获得最高的工作效率。与此同时，企业的领导人员必须要意识到退休人员的人事档案的价值，不定期委派管理人员外出交流，吸取其他企业的经验教训，为后续的深化工作奠定基础。最后，还要加强对工作人员的技术培训。人事档案管理工作的信息化改革需要高素质的工作人员与之配合，然而，由于各种因素的限制，我国大部分企业的人事档案管理人员的素质并不高，且在进入企业后也很少进行继续学习，这在一定程度上降低了我国人事档案管理的效率，也阻碍了档案管理信息化的进一步发展。

4 结束语

退休人员档案管理要坚持与时倶进，积极应对新形势下的各种挑战，才能适应新形式所需。科学规范的退休人员档案管理可以提升企业整体的管理水平。总之，在有效的分析企业退休人员档案管理工作过程中，要深入工作实际，不断分析管理过程存在的不足因素，从而积极有效的制定更加高效的管理模式，以不断提高档案管理效率，希望结合以上阐述，能够为企业退休人员人事档案管理工作开展奠定良好基础。

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