浅析档案管理归档整理操作方法和技巧

黎彩芬

摘 要：随着时代的发展变革，档案作为重要的历史资料档案管理工作越发的受到人们的关注，近几年，随着现代技术的发展和革新，如何在档案管理的过程中合理的落实有关档案归档整理的方法就成为了现阶段档案管理者们研究的重点。由此，针对这一问题本文结合现阶段疾控中心档案管理归档整理过程中存在的不足进行阐述、分析，希望从中能够发掘适合新时代背景下开展疾控中心档案管理归档整理的方法，优化实际的管理效果，同时为后续的档案管理工作打下基础。

关键词：档案管理;归档整理;操作方法;操作技巧

疾控中心承担着全市传染病、地方病、寄生虫病与非传染性疾病等预防与控制、突发公共卫生事件与灾后疫情应急处置、健康危害因素监测与干预，病原生物检测、健康教育与健康促进等重要工作，忠实履行着“人民健康卫士”的职责，其相关的档案管理工作内容也越来越多，需要进行档案管理归档整理的文件资料也随之大幅提升，不仅对传统的档案归档整理模式提出了更高的要求，同时现代技术的发展也为传统档案归档整理的发展提供了机遇，由此，在这一背景下，如何结合实际档案、资料管理过程中的特点入手进行综合性的分析，从而优化原有的档案管理归档整理方法，就成为了现阶段档案管理工作者们研究的重点内容之一[1]。

1 现阶段档案管理归档整理操作过程中存在的不足

根据对以往档案管理环节归档整理的操作进行研究，本文可以发现，在实际的整理过程中我国的档案管理者们已经结合我国实际的档案管理情况总结出了一系列适合我国档案管理特色的归档整理模式，虽然能够在基础层面满足人们对于档案管理的需求，但是随着时代的发展、变革，其中存在的问题也逐渐的凸显了出来[2]。结合以往的档案管理归档整理经验，本文认为其中存在的问题大都集中表现在如下两个方面：

首先，便是存在很多管理者对于疾病防控中心档案管理的重视程度存在比较明显的不足。根据以往的疾病防控单位档案管理来看，大部分的档案管理工作属于服务性的岗位，这一工作性质的存在就致使档案管理工作无法为疾病防控单位创造明显的经济效益，由此，就使得很多疾病防控单位的管理者们存在比较明显的认知问题[3]。例如，在实际的疾病防控单位管理环节，其单位并不会设置专门的档案管理人员就是日常工作中比较常见的问题之一，不仅影响单位档案管理的实际质量，同时也致使疾病防控单位有关档案管理的规章不够完善，影响实际的档案管理效果。

其次，疾病防控单位档案管理制度的不完善也是现阶段档案管理过程中存在比较多问题的层面。例如，就这一问题来说，在实际的档案管理过程中，档案管理科学性不够、档案无法及时的进行更新等问题都是实际工作中比较常见的不足，从而制约了实际的档案管理归档整理无法实现预期的管理目标。

2 档案管理归档整理操作过程中的方法和技巧分析

根据上述研究，本文认为如果想要更好的针对方案管理过程中的资料进行归档整理，就可以通过以下几个方面入手进行优化和提升：

2.1 就档案资料的收集环节来说

根据以往的档案管理工作来说，针对档案归档资料的收集是开展后续档案归档整理的基础所在，在实际的档案管理环节，就需要针对疾病防控单位运行过程中的全部信息进行收集，进而确保在进行资料归档的过程中所归档的资料内容能够对未来疾病防控单位的管理、决策提供相关的参考，进而实现预期的归档整理目标，保证资料的相对完整[4]，有助于应对突发公共卫生事件，并可以做好健康危害因素的分析与监测工作，为广大人民的健康保驾护航。

2.2 就档案资料是否具备保存性进行判断

随着我国档案管理体系的日益完善，我国有關档案管理的标准也随之大幅的提升，由此，在实际的档案资料归档前，归档操作人员们必须要针对档案资料是否具备保存性进行系统的判断，严格按照国家规定的相关保管范围和保管期限进行确定，从而实现提升档案归档整理效果的目标。例如，就这一环节，首先，应针对资料收集过程中不符合归档条件的资料进行筛选，降低文档资料的重复性;其次，则应针对权责以外的归档资料进行剔除，比如，就这一环节比较常见的是来源于上级单位进行普发的资料内容，不具备归档需求的资料应予以剔除;第三，对于未发生实效性的档案资料也应予以去除，确保资料的完整性，同时提升资料归档整理的有效性。

2.3 根据档案资料的不同类型进行装订

自进行档案资料的归档整理过程中，应针对整理过后的资料进行装订，通常情况下装订应秉持以下几方面原则：

首先，应根据档案资料产出的单位进行整理，在实际的档案管理过程中，应将档案资料关系相对比较紧密的内容归档、装订为一个部分，进而有助于后续资料的查阅，例如，针对传染病及非传染病的预防控制类档案需要进行统一的装订，方便查阅和整理资料。

其次，在进行文档装订的过程中，根据以往的文档装订经验，秉持着“正文在前、附件在后、原件在前、附件在后、转发在前、被转发在后等原则”帮助后续使用过程中的查阅，进而实现档案资料归档整理操作的目标。

第三，在进行档案资料的装订过程中可以发现，为了确保装订的相对美观，就需要确保将资料文件对其整齐，优化档案的装订、使用，从而实现预期的目标。需要注意的是，当资料比较多的时候，可以选择“三孔一线”的方式进行装订，从而实现预期的装订目标。

2.4 针对已经装订的资料进行归档分类

在针对档案资料归档整理的过程中，还应以时间为标准进行资料的归档分类：首先，对于通过时间进行分类的资料，应该以文档资料的落款时间为准，对于资料年度时间相对比较长的资料，应以实际资料的完结时间进行确定，从而实现预期的管理目标;其次，对于实际的档案资料归档整理过程中资料的分类应按照第一次资料的时间为标准，从而实现预期的资料归档目标，例如，对于传染类疾病，需要对其首次发现时期的档案资料进行收集，并按照疾病发展情况进行依次的档案收集工作，有助于分类归档管理。

2.5 按照档案的资料类型进行排列

在实际的档案管理过程中，应针对以往的档案资料归档整理模式来说，应结合实际的资料类型进行排列：比如，就这一环节，首先，应将同一时间、同一保管年度的档案资料进行排列;其次，则应将在同一保管期限内的档案资料进行完善，从而确保在档案管理归档整理的过程中存在比较固定的模式，方便后续有关资料的查找;最后，应将同属于同一部分的资料按照资料发生的不同时间进行综合性的排序，从而实现预期的资料归档整理效果。

2.6 就归档档案资料的类型进行编号

在以往的档案管理过程中，操作人员针对档案管理资料进行编号进开展归档的基础环节，如果想要在根本上实现预期的归档目标，就需要应用编号的方式将档案资料归档整理的更加明显，从而为后续的档案使用打下基础。例如，就这一环节，归档操作人员应根据文书档案的实际情况进行单份文件的归档，并在一年度终了后统一移交档案管理部门进行归档，从而实现优化档案归档效果的目标。

2.7 根据档案资料的基础信息进行登記

在进行档案管理归档的过程中，也应针对档案的基础信息资料进行完善和登记。例如，就档案资料编写的过程中，首先，应根据档案资料所在档案室中的件号进行综合性的登记;其次，应针对归档资料的编写者、收集者等资料单位的所有者进行标注，明确档案的相关责任;第三，应针对档案的发文序号进行登记，明确档案资料的发表年度等基础信息;第四，应针对归档档案的名称进行登记，并由归档操作者们根据实际的内容进行完善，确保在后续的使用过程中，能够通过题目最直观的感受到内容;最后，则应归档资料的页数、日期以及备注等基础上模进行编写，从而方便后续的使用，同时针对归档的资料内容进行简单的阐述，方便后续的使用。

2.8 将文书类型的档案资料进行打包

在以往档案管理归档操作的过程中，针对已经完成归档的档案资料进行打包整理，也是实际操作过程中比较重要的事项之一，由此，在操作的过程中应将归档好的资料按照相应的顺序放置在文件盒中，并将文件盒盒面上的内容登记全面。需要注意的是，在归档整理的过程中，时间、分类等存在不同因素的归档资料不能放置在一个档案盒中。

就装盒打包环节来说，如果想要实现这一环节的优化，就需要从装盒的原则层面入手完善。例如，就这一层面首先应根据文件的编码进行装载，从并且严格的按照档案的顺利进行整理，避免对后续的使用造成困难。

对于打包盒的选择过程中，最佳的档案盒材料是运用无酸纸制作的档案盒，这种档案盒不仅能够实现资料的安全保存，同时还能具备比较好的耐久性，能够保存的时间比较长。

就在档案盒表面内容的标注过程中，则通常应该载明档案管理过程中的档案全宗号、档案归档年度、保管期限以及档案管理的起止时间等多方面内容，从而最大程度上帮助后续的使用，同时实现预期的档案管理目标。

最后，在进行档案资料的检索过程中，操作者在完成归档后应根据实际的归档资料设计归档目录，帮助后续使用者根据目录进行查阅，同时实现预期的档案归档整理目标，达到一定的社会效益。

3 结语

综上所述，就档案归档整理工作来说不仅仅是开展后续档案管理的基础，同时也是实现后续档案使用的基础环节，只有结合实际的档案情况综合性的针对归档档案的信息进行综合性的完善，才能够提升档案资料在后续发展过程中的实际使用情况，由此，上文结合以往的档案管理经验入手进行研究，提出了相应的档案管理归档整理操作方法的同时，希望能够对后续的归档整理做出帮助。

参考文献

[1]夏延安.浅谈城市管理档案归档整理问题与对策[J].中外企业家，2019（25）：100.

[2]王慧茹.浅谈建设工程项目内业管理与电子档案管理系统开发的研究[J].黑龙江档案，2019（04）：67.

[3]闫巧媛.论新时代做好档案管理工作创新理念[J].世界最新医学信息文摘，2019，19（62）：267-269+272.

[4]丁德胜，信玉红.机关档案的整理与归档——《机关档案管理规定》解读之七[J].中国档案，2019（07）：36-37.