档案管理前端控制与文书工作的探讨

韦鑫

摘 要：本文对档案管理前端控制思想理论进行了介绍，对档案管理前端控制与企业文书工作之间的关系进行了分析和讨论，并就两者之间如何实现良好的结合，使档案管理工作與文书工作之间形成良好的衔接进行了研究，提出了几点对策和建议，希望能够为相关工作的开展提供一些参考。

关键词：档案管理;前端控制;文书工作

档案管理工作是企业日常管理和运行的重要内容之一，其对于企业发展有着非常重要的意义。随着我国经济社会发展进入新常态，企业的管理运行面对的内部、外部环境和形势发生了巨大的变化，企业要想获得进一步的发展就必须要加强对档案的开发和利用。如何加强档案管理工作，提高档案质量成为了当前企业发展中必须要解决的一个重要问题。

1 档案管理前端控制概述

前端控制思想是由法国档案学者C·诺阿雷提出的一种关于档案管理工作的现代理念[1]。档案管理的前端控制理论是指在文件生命周期理论的基础上对档案文件的形成、收集、整理、鉴定、归档以及保存、销毁等环节进行全面的监督、管理和控制，其中文件形成是前端，其余过程为中端、末端。在这一过程中，管理控制工作由对档案文件本身的管理转向了对档案文件的整个生命周期的管理，管理控制工作发生了前移。

前端控制思想最初是伴随着电子文件档案的出现而产生的，其设计的目标是为了保证电子档案的安全性和真实性。随后档案管理工作理论的发展使得这一思想不再局限于电子文件，在档案管理工作中获得了广泛的应用[2]。

对于档案管理工作来说，前端控制理论的应用能够有效的对档案管理工作的目标和规划进行重新整合，通过把握好档案的“入口关”，实现了从根源上保证档案材料的规范性和质量，为后续相关单位的档案管理其他工作以及其他管理工作奠定了良好的基础。

2 档案管理前端控制与文书工作的关系

文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，办公室文书工作就是指对这些文书进行撰写、发布、归档、保存、管理等一系列的处理程序。在企业文书工作中与档案相关的工作内容主要包括：负责综合办公室上级的文件材料的接收、进行各种文书的打印并及时派送，登记和签阅各种文书、并将其整理归档，在会议中做好记录、会议结束后整理出文字材料等，具体可以概括为撰写文件、传递文件、办理文件、处置文件、管理文件五个方面[3]。

通过对企业办公室文书工作的内容进行分析可以发现，其与档案的形成、收集、整理、鉴定、归档等环节有着密切的联系，档案的前端控制理论可以有效的覆盖现代文书工作并对其产生一定的指导作用。根据档案管理前端控制理论，在档案文件的形成之初就要对其进行有效的管理，并从档案形成到档案销毁的整个过程看作一个整体来进行综合考量，并建立起相应的档案管理系统、设定管理功能，实现对档案更加有效的管理、维护和监督。前端控制思想可以使在企业的档案管理工作与文书工作之间形成良好的协调和衔接，减少重复性劳动，增强工作效率。同时还能够实现文书工作下的文件“档案化”，更好的保证档案的真实性、完整性、可靠性、参考性以及文件的长期有效保存。

3 基于档案管理前端控制与文书工作关系的前端控制的有效策略

企业文书工作中产生的具有较强参考价值、原始记录性强的文件经过一定的处理程序后便会转化为企业的档案。基于企业内档案前端控制与文书工作之间的关系，要想实现两者之间的良好衔接，可以从以下几个方面入手。

3.1 加强对文书撰写的控制

在企业文书工作中，文书撰写是相关人员必须要具备的一项重要能力，通过控制文书撰写的过程，使文件质量得到提升对后期文件转化的档案质量的提高有着重要的意义。企业基于前端控制理论对文书撰写过程进行的控制主要包括：1）加强控制文件的立意，保证文件内容可以对上级领导的意图、思想等进行正确、准确的表达和传达，同时还要控制文件的结构、内容，保证其内容真实可靠，逻辑清晰。2）加强控制文件格式，在企业文书文件的撰写上必须要严格按照相关格式进行书写，包括文种确定、题目拟定以及档案文件的字体、字号、段落缩进等格式要求，保证文书的规范性，同时为后期文件归档奠定良好基础。3）加强控制文件主体辅助要素，主要包括：主题词标注、发文字号、印发时间、密级、印章等一些辅助标识，做好文书文件的保密、防伪工作[4]。

3.2 加强对文件传递办理的控制

企业文书工作除了要撰写文书文件以外还需要负责文件的办理、传递等工作，在这一过程中，文书工作的质量同样会对档案管理工作造成一定的影响。通过在且文书文件的传递办理过程中应用前端控制理论加强管理，可以有效的提高日后文件的立卷整理、编目等工作的效率和质量，具体的应用包括：1）加强控制文件的收发、登记，保证文书工作呢接受和发出的文件正文、附件配套齐全并做好相关登记记录，做到文、账相符，保证文件的完整性。2）加强控制文件传递、流转过程的安全性，保证文书文件在这一过程中的实体安全。3）加强控制文件的保存和管理，文书工作在对相关文件进行保存时应当按照科学的分类方法进行分门别类的存放，例如，按照文件时间顺序进行排序;按照文件重要性进分类、排序;按照文件的接受、发出性质进行分类存放。从而为后期文件档案的整理提供良好的条件，加快档案检索、调卷速度。

3.3 合理选择档案形成材料

在企业文书工作中形成的档案文件以其较高的参考价值和原始记录性通常需要进行较为长期的保存或者永久保存。为了实现档案的长期或永久保存，在的档案形成的环节就必须要档案文件的载体材料进行合理的选择，从而使企业文件档案的保存时间得到延长，同时也有利于后期档案修复成本的降低。档案形成材料的选择主要应当注意以下两个方面：1）加强控制文件载体材料的耐久性，例如，纸质文件档案要选择优质造纸原料和脱酸纸张，避免因时间推移引起的纸张老化和恶化;电子档案储存要做好相关储存设施的保护工作，选择高质量、运行稳定的服务器硬盘，并做好本地备份、异地备份。2）加强控制文件的写入材料，该条主要针对纸质文件档案，在文件档案的书写或打印时应当选择化学稳定性好的碳素墨水或防水、防酸碱、防热、耐有机溶剂的墨粉。在文件档案的打印时要注意不同打印方式之间的区别，选择墨粉与纸张粘贴程度高的打印方式。

4 结语

综上所述，档案管理前端控制理论可以对文书工作产生一定的指导作用，使在企业的档案管理工作与文书工作之间形成良好的协调和衔接，减少重复性劳动，增强工作效率，保证档案的真实性、完整性、可靠性、参考性以及文件的长期有效保存。企业方面要积极采取措施，通过加强对文书撰写的控制、加强对文件传递办理的控制、合理选择档案形成材料等途径来有效的提高文书工作与档案工作的效率、质量。

参考文献

[1]卢钰.电子文件管理的前端控制原则[J].兰台世界，2016（24）：52-56.

[2]顾文婷.企业文书档案管理需要前端控制思想[J].陕西档案，2014（3）：35-35.

[3]徐志红，郑奇茹.前端控制理论在档案管理中的含义及其作用[J].人力资源管理，2013（4）：163-164.

[4]崔岱.纸质档案管理前端控制与文书工作探究[J].卷宗，2017（21）：86-86.