事业单位财务部门如何做好合同全过程管理

周莉　张静　范笑旖

摘要：事业单位合同管理是外协活动和经济活动中的一项重要工作内容，合同管理水平的提升有利于促进单位经济业务管理水平的提升。那么，事业单位合同管理是怎样的流程呢？如何做好合同全过程管理？合同管理过程中有哪些关键控制环节？文章基于笔者几年在事业单位的合同管理经验，进行浅要的分析。

关键词：经济业务；外协；合同管理；全过程；流程；内控环节；关键控制点；印章管理；审核；备案；收付款；信息化

一、合同管理的基本内容、主要流程和环节

合同管理是一个单位科研生产、内部管理工作的重要组成部分，尤其对于科研事业单位，大部分合同为科研外协合同，合同规范、高效的管理和执行对保障科研生产的正常进度更显得尤为重要。

事业单位合同管理的归口部门大都为科研生产管理部门，但财务部门同样在合同管理过程中扮演着十分重要的角色，财务的职能和作用也几乎涉及了合同管理的全过程。

外协合同管理的主要流程按照执行进度和主管部门的不同，可以大致区分为六个阶段。

第一阶段：外协申请。主管部门为科研生产部门，执行部门为外协申请部门。由外协申请人在充分的调研论证和前期询价的基础上，择优选取技术路线，提出初步的技术方案、设计要求、加工图纸等外协要求，技术负责人进行技术审核，办理外协申请手续。

第二阶段：合同谈判。主管部门为科研生产部门，执行部门为外协申请部门。外协申请批准后就可以进行合同谈判了。合同谈判需要明确外协内容、合同金额、技术指标、时间进度、验收方法、付款方式等重要内容，形成谈判记录。外协申请时的询价会获得报价单，是供货方单方的意向价格；合同谈判则需明确合同金额，获得双方成交价格。这里一定要注意，多家单位进行竞争性谈判时，绝对不能在多家報价单位之间交换或传递报价信息。

第三阶段：合同签订。主管部门为科研生产部门，执行部门为外协申请部门。除国家、行业有相关专用格式或模板要求外，外协合同文本模板一般使用外协申请单位统一的模板，以确保格式规范、内容完整、形式统一。在前期询价和谈判过程中会取得可能不止一轮的报价单，这个报价单并不能作为合同价格构成的附件。合同价格构成明细是合同金额的主要依据之一，明细合计数应与合同总金额保持一致，并盖有销售方的单位印章。

第四阶段：合同盖章备案。主管部门通常为财务部门，执行部门为外协申请部门。这个部分实质上是合同签订的一部分，但由于主管部门可能不同，管理要求也不同，故人为拆分为一个阶段。因单位公章的管理部门不一定是合同的主要管理部门，因此，经济合同建议盖合同专用章，且合同专用章由科研生产管理部门或财务部门保管。合同在盖合同专用章前，要确保经办人和有审批权限的领导进行签字同意。关于合同审批签字和盖章，从合同法的规定来说，只要双方单位均在合同文本上盖了单位公章或合同专用章的印章，合同就是有法律效力的正式文件；但对于不同的单位，有不同的签字审批的要求，因此，还需要按单位的审批权限进行签字审批。合同用章要严格履行先签批再登记、先编号再用章，在规定时间内返还备案的程序，确保合同用章经审批，用章有记录、可追溯。

第五阶段：外协实施验收。主管部门为科研生产部门，执行部门为外协申请部门。外协项目实施过程中，外协申请部门应把好过程质量关和进度关，随时掌握外协项目执行情况，并在各关键、重要节点进行跟踪，确保外协保质保量按时完成。外协项目验收应严格按照外协合同及技术协议要求逐项验收，确保技术指标满足技术协议要求；验收资料齐全；交付时间满足合同要求。项目验收完成后，外协申请部门需将验收资料（整个外协过程产生的资料）整理齐套后提交管理部门归档。

第六阶段：合同经费核算。主管部门为财务部门，执行部门为外协申请部门。各业务部门要按照合同执行进度和收付款要求，及时办理报销相关手续。合同是收款、付款的依据，应确保合同已经签订完成并在财务备案后再办理相关付款手续。财务部门要对合同信息进行准确核算和记录，并定期反馈给管理部门和业务部门，督促合同经费执行。

二、合同管理中存在的主要问题

事业单位合同管理中存在的主要问题有以下几点。

（一）合同管理信息化程度不高

大部门单位的合同管理还停留在excel手工登记、信息汇总更新的层面，信息化手段使用不充分，没有合适的信息化系统做支撑，合同相关信息的发布反馈也不及时。

（二）合同管理中涉及多个部门和环节，存在各部门权责划分不清晰、履职不到位的情况

合同管理过程涉及科研生产管理部门、财务管理部门、业务部门，一些管理类合同还涉及其他管理部门，涉及的部门较多、人员较多。一份合同从前期准备、订立到执行、核算、信息反馈，涉及的流程、环节也很多。即使合同管理流程梳理得很清晰到位，但各部门不同人员在不同流程、环节中应履行什么样的职责，履职情况如何监督，履职不到位会造成怎样的影响，这些内容大多不够明确。

（三）合同流程执行不严格，存在后补合同及前期审批资料的现象

科研生产、实际工作中，存在一些紧急任务和紧急情况，在当时来不及办理合同审批等相关手续，存在后补合同及前期审批资料的情况。但更多的时候，是由于单位在合同管理过程中没有建立良好的制约机制，或者没有进行严格控制，职工和管理人员都已经习惯于这种后补的方式。实际上，大量的后补会存在很多潜在风险，不利于单位相关工作的规范管理。

三、做好合同管理的关键控制点管理

合同全过程管理中涉及流程、环节、部门、人员众多，其中有些环节存在关键控制点，只要把控好这些关键控制点，对整个合同管理就能起到至关重要的作用，达到防范风险、规范管理的目的。

首先，合同全过程涉及的环节须顺序进行，不能倒挂，不能漏项。这是保障合同管理过程规范的基础。这里例举几个需要严格按顺序进行的关键环节：1.合同在进行谈判前，必须取得外协申请的批准，使得谈判前相关人员都清楚本次合同谈判的需求、标的，从而确保合同谈判和签订过程中目标一致、信息已得到充分沟通。2.合同在盖合同专用章之前，要确保合同前期申请、谈判程序完整，通过必要的审核环节，且合同文本签批手续健全，不能先盖章再签批。3.合同盖章时，要严格执行登记编号制度，切忌先盖章，后补登记编号，易造成合同管理遗漏和用章失控。4.合同在执行和验收付款时，应已完成必要的合同文本的签订，且在相关部门完成备案手续。5.合同在完成核算后，要立刻同时登记核算备查账，避免信息统计遗漏。

其次，合同管理过程中的职责必须十分明确，且落实到人，包括对各项资料的办理、审核把关、审批签字等各个环节。主要包括：1.合同文本签订时，合同申请人要对技术指标、外协标的、合同金额、合同执行期间等合同实质内容负首要责任；合同主管部门要对这些实质内容负主要的审核责任；而财务部门对合同文本主要进行形式审查，对合同签字盖章是否完备、金额大小写是否正确、合同收付款约定是否合理等内容进行审核把关。2.合同执行、验收和报销结算时，合同申请部门相关人员是执行、验收和办理报销手续的第一责任人，要按合同约定执行，对报销事项的真实性和取得的报销单据的真实性负责；合同主管部门对合同的执行、验收负管理和监督责任；财务部门对合同相關财务报销单据的完备性、规范性负审核责任。

最后，合同的管理具有较强的时效性，需动态管理，并及时发布和共享相关信息，提高管理的效率。从年初到年末，只要有工作任务，就会不断产生合同；任务的执行过程也是合同的执行过程。因此，合同会不断登记、该盖章、备案、报销、完成，需要连续不断地录入合同的基本信息，并动态管理相关的执行、验收、核算等信息。信息管理部门也要及时反馈、发布和共享合同登记和统计信息，使执行部门和监督管理部门心中都有一本合同总账，才能在任务执行的同时，确保合同也同步完成收付款相关手续，避免签了合同不执行，或者执行了不结算。

四、合同管理水平进一步提升所需的条件

把握好合同管理各个环节的关键控制点，是从流程层面确保基础工作规范，要想真正做好合同管理，提升管理水平，还需要从制度、环境等层面进行谋划布局。

（一）分清合同管理的权责利，建立有效的激励约束机制

由于合同管理的全过程涉及部门、人员较多，不同部门和人员应履行的职责不同，因此，必须明确职责，建立有效的激励约束机制，避免管理人员不清楚各自的职责、各个环节的具体要求，也从制度层面规避没人管、随便怎么管、出了问题没人负责、关键环节把关不严等问题。

（二）借助信息化手段，促成合同管理智能化

传统的合同管理，大都靠人管理，借助简单的excel表等手段，进行统计、分析、反馈。这种方式较为原始和基础，存在很多固有的弊端，如：效率低下、容易出错、管理不及时等。若能借助信息化手段，将合同管理的各个环节和流程预设进系统平台，借助系统的功能和权限设置，对合同进行流程化、智能化的管理，从而减少人为错误，提高管理效能。

（作者单位：周莉、范笑旖，中国工程物理研究院计量测试中心；张静，中国工程物理研究院化工材料研究所）