年度协议管理平台在大型国际石化项目建造中的应用

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(海洋石油工程(青岛)有限公司，山东 青岛 266520)

1 引言

大型国际石化工程项目,往往执行全球招标,总包方往往将详细设计外包给外国的设计公司进行设计,国内公司中标后进行建造。这种项目的特点是合同制定偏向于业主一方，建造工期受制于设计和采购周期,合同执行过程中由于物料无法及时到货导致无法按时完工造成违约,带来的资金损失较大。目前国产和进口建设项目所需物料大都需要公开招标，采办流程和时间长。

为降低生产成本提高工作效率，对部分物料通过年度协议的方式签订采购合同，可以有效降低物料采购时间。这就需要对年度协议的使用进行规范系统的管理，通过年度协议管理平台的建立，能够实现年度协议管理的信息化和系统化，加快审批流程，并确保使用的合规合法化。

2 年度协议管理平台简介

通过年度协议管理平台可以实现从年度协议合同接收下发、年度协议工作量提报、审核、下发、确认、工作量汇总和预警的全面系统化、信息化。

年度协议实施平台将通过以下工作流程来实现：

(1)预先录入年度协议合同信息。

(2)各年度协议使用单位根据年度协议合同信息，进行年度协议实施申请表的录入和提交审批工作。

(3)年度协议管理人员根据目前的年度协议合同信息及合同工作量通知单下发情况，进行年度协议实施申请审批表的录入和提交审批工作。

(4)年度协议管理人员进行工作任务通知单的录入、提交审批及最终下发工作。

(5)各年度协议厂家进行工作量确认单的系统上录入和提报工作，各年度协议使用单位进行工作量确认单的审核和进一步提报工作。

(6)年度协议管理人员根据相关的工作任务通知单，对提交上来的工作量确认单进行确认。

(7)该平台将在合同到期前1个月和当工作量通知单下发金额超出合同金额的80%时进行预警，在工作量通知单工期超出合同有效期、工作量通知单累计下发金额超合同金额和工作量确认单累计金额超工作量通知单下发金额时进行提醒。

(8)能够将年度协议合同信息、年度协议实施申请表、年度协议实施申请审批表、工作量通知单、工作量确认单的相关信息通过相关性连接并根据不同的业务需求进行数据统计和查询。

3 主要模块功能

软件模块主要有五个功能模块，分别为基础数据管理模块、数据统计模块、综合查询模块、功能设置模块、权限管理模块。下面分别进行介绍：

3.1 基础数据管理模块

设置年度协议合同录入界面，年度协议合同包含合同名称、合同号、年度协议厂家、合同签订时间、合同下发时间、合同有效期、合同金额(不显示)、定标策略等信息，并添加合同价格明细作为附件(合同单价信息设置为不显示)，年度协议实施申请表、年度协议实施申请审批表、工作任务通知单、工作量确认单在系统上录入，相同信息实现自动带入功能，同时需要在相关年度协议合同价格明细中录入年度协议工作量作为附件。

3.2 数据统计模块

能够将年度协议合同信息、年度协议实施申请表、年度协议实施申请审批表、工作任务通知单、工作量确认单的相关信息通过相关性连接并根据不同的业务需求进行数据统计，如年度协议合同、工作任务通知单、工作量确认单下发统计、该年度协议合同号下的工作任务通知单工作量及金额统计，以及和工作任务通知单相对应的工作量确认单的工作量及金额统计，并能够自动生成工程项目年度协议工作量确认与委托对比表。

3.3 综合查询模块

可以通过合同号、工作任务通知单号等条件实现所需信息的查找功能。

3.4 功能设置模块

3.4.1

能够实现年度协议合同的自动更新功能。

3.4.2

对年度协议实施申请表、年度协议实施申请审批表、工作任务通知单、工作量确认单的实施工期(不能超过年度协议合同有效期)、工作任务通知单的累计下发金额(不能超过合同金额)、工作量确认单的累计确认金额(不能超过相关工作任务通知单的金额)设定临界值。

3.4.3 实现相关预警、提醒功能

(1) 在合同到期前1个月进行预警。

(2)当工作任务通知单下发金额超出合同金额的80%时进行预警。

(3) 在年度协议实施申请表的工期超出合同有效期时进行提醒。

(4) 在年度协议实施申请表申请金额超出合同剩余金额时进行提醒。

(5) 在工作量确认单累计金额超工作任务通知单下发金额时进行提醒。

3.5 权限管理模块

统一后台权限管理，针对不同岗位人员进行权限分配。

4 小结

年度协议管理平台已经在几个大型国际石化项目中得到应用，平台能够提高公司的管理水平，降低经营风险，提高工作效率，保证公司内各项目的生产进度，并能提高对各生产部门、项目组、年度协议厂家的服务水平。