浅谈水利行业企业档案信息化建设中的保密管理和开发利用

陈文艳

（陕西水环境工程勘测设计研究院，陕西 西安 710018）

0 引言

水利行业设计单位的设计成果是生产部门员工的智慧结晶，是企业的无形资产更是核心秘密，尤为珍贵。企业的发展与进步和档案管理是密不可分的，因此我们有必要了解档案数字化以及其所带来的益处。同时在当今这个信息化的时代，涉密单位档案安全和保密工作无处不在，也直接关系到企业的利益。

水利行业科技档案的分类繁多，其中的涉密信息有地形图、河道工程测量阶段中的点之记、淤积测验成果、地质勘察、从水文局购置的各个水文站平均流量及中共中央办公厅每月下发的机要文件等。所以，涉密岗位的管理人员如何做到使档案得到充分、高效利用、保密的同时又能助力企业蓬勃发展至关重要。

1 档案数字化的背景、目的及必要性

1.1 背景

2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，指引我们如何在新形势下充分应对挑战,深化档案工作改革给出了破解思路和办法,明确了方向,也给我国的档案工作注入了新的动力。

1.2 目的及必要性

档案数字化的目的是节省空间、提高工作效率、资源共享最大化。科技项目归档如果仅仅依靠纸质档案会十分费力，查找不便、转移困难。随着办公档案环境的变化还有发黄、虫蛀、受潮等风险。而电子化数据的保存不受地域影响，储存方便，且刻制成光盘或利用移动端备份的数据保存年限久不易损坏。例如，笔者所在单位陕西水环境工程勘测设计研究院综合档案室，目前最大的困扰就是档案存放的空间越来越紧缺。我院目前人数为216人，生产部门员工占67%。随着企业的逐渐发展扩大，每年接收的资料只会更多。仅2018年我院自主设计的科技类项目归档就达500余项。尽管如今的档案密集架设计日益先进，操作也越来越简单，但仍需占用非常大的面积，同时也对建筑的承载力有很大的要求。

今年4月～9月我单位曾分别与陕西交通设计院、陕西江河水利工程维修养护有限公司及江苏省水利勘测设计协会进行档案交流学习，发现空间不足已经是各个单位都存在的普遍问题。因此，企业非常有必要对档案管理的大方向朝着数字化推进，创新思维，更进一步优化档案服务。

2 如何更好的开发利用档案信息化

2.1 健全档案利用的科学监管体系

2.1.1 管理规范化

档案从归档、入库整理到利用，企业应根据实际情况制定和健全档案信息化工作标准和规范，在提高工作效率的同时保证质量。确保档案数字化成果的质量，执行严格的技术标准，特别是档案鉴定和入库整理环节。另外做到归档有清单、入库有目录、借阅有审批。尤其是利用环节中最重要的一环—借阅，应层层把关。例如，我单位在借阅涉密科技档案的审批流程是：填写借阅单（保密协议）→审批（部门负责人—主管院长—院长）→查借→使用。履行严格的借阅审批制度，做到有据可依。

2.1.2 全过程管控

2017年12月15日国家档案局印发了《电子档案管理系统基本功能规定》，以电子档案管理业务的工作流程为主线，包含了总则、系统总体要求、档案接收、档案整理、档案保存、档案利用、档案鉴定与处置、档案统计、系统管理和附则共10章内容。目的就是规范电子档案管理系统应具备的必要功能。

企业应重视基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面。加强技术防护、强化保密管理、全过程监督。具体做出对档案数字化设备、电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案长期保存及档案目录中心数据库建设等工作的制度保障。全过程管控，把握细节。

2.1.3 创新思维

档案的保存是档案管理的重点，最终目的是服务和利用。但一份资料如果尘封到无人问津，即便是存的再好也是徒劳。企业应尽早脱离传统的档案管理模式，推陈出新，把握当前信息化技术高速发展的时机。学习先进性、创新理念，在不违反保密原则的前提下，把档案利用从封闭性转型为开放性，发挥档案信息资源的经济价值和社会价值。

2.2 升级和提高利用率

2.2.1 基础建设

首要是加强档案利用工作的基础建设，建立完善的档案系统局域网络，即可购置局域网络版电子资料，例如我单位2016年购买的《水利水电技术标准全文检索系统》，该系统分为网络版和局域网版，收录了水利水电工程建设中最新的水利水电标准、国家标准、强制性条文及水利相关的法律法规。设计人员在本单位不需要亲自往返档案室，仅通过局域网就可查阅规范电子版；在工地或者汇报项目现场使用手机登录网络版，也可查阅，真正做到资源共享，同时也大大提高了设计人员的工作效率。

2.2.2 创新收集方法

改革档案收集的方式方法，转移重心，发展以电子资料为主，纸质资料为辅的新模式，且区别对待重要资料和一般资料的收集。例如设计单位归档项目成果，可将审查前的资料进行简单的电子归档，待审查后成为最终成果再按具体要求同时归档纸质版和电子版；另外类似于投标文件的项目归档，再利用的概率不大，只需要归档电子版。

2.2.3 数字化加工

利用现代科学手段，将以往重要的纸质版历史资料电子化。例如购置高速扫描仪，备份陈年的文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。既可保证历史资料的安全性又可大大提高档案利用率，另外从其他水利单位收集来的资料经主管院长批准后扫描，再利用局域网共享也是一种途径。从而加快纸质档案电子化步伐，实现电子文件高效管理，即便不入库也可查阅资料。

目前我院已经扫描整理了科技档案约1300卷、文书档案约650卷、外来资料约320卷等等，其中主要包含一些利用频率高、收藏价值大及收集不易的孤本资料，建立成为专门档案，方便设计人员查找利用。

3 建立完善的档案保密利用系统

数字化档案虽然便捷，但也存在弊端。档案信息化管理有三个原则：安全性、规范性、可利用性。首当其冲就是安全性，水利设计行业主要是服务于业主，有时需要提供设计成果给甲方或者给上级部门提交送审材料，如果不能完善保密系统和利用档案程序那么后果不堪设想。因此，企业应对新时期数字化时代下所面临的风险及挑战加以预防，及时采取强有力的安全措施。

近年来档案的泄密事件屡见不鲜，事故往往发生在不经意间。企业缺乏正确的、先进的科学管理和指导，从而酿成大错。因此规范档案利用的管理体系是强化保密的重要环节。数字化档案利用的安全科学监管体系包括以下几个方面：

3.1 健全体系、分类管理

档案利用的管理体系划分为密级的分类、借阅审批制度、鉴定销毁等，需根据企业的具体情况制定相关政策，做到有据可依。针对不同的涉密信息采取不同的保密措施，分类管理。

引言中曾提到水利行业中所涉及到的淤积断面测验成果，每年我院就对渭洛河的汛前、汛后进行两次测量；另外购置的水文资料，是通过水文测验所收集到各种水文要素的原始记录。内容有许多，包括水文年鉴、水文统计值、水文图集及水文调查资料等。其中水文年鉴是可以公开发售的，但水文统计值及水文调查资料属于机密，含有水文要素特征值，对该地区经济建设和国家利益有重要意义。这些涉密档案必须由专人组织、归档及管理。我院还对涉密计算机统一进行加密措施，并完善解密系统，层层把关。

3.2 涉密人员管理

从近几年影响比较重大的泄密事件中可以看出人为因素较大，涉密人员管理一直是保密管理中的“三大管理”之一。2016年，国家保密局联合八部委发布了《进一步加强涉密人员保密管理工作的意见》，对涉密人员的分类确定、上岗审查、权益保障等方面做出了更细化的规定，其中涉密人员的管理是保密管理工作中的一项重点。

涉密档案管理员的任用必须先培训再上岗，培训的内容包括保密政策的法律法规、保密知识技能教育、保密形式和敌情教育等，提高涉密人员的保密意识。同时档案管理人员应注重个人素质及业务水平的提升，按期参加涉密人员培训、安全教育。学习新时期下有关保密工作的新思路、新方法，不断提升新知识、新技能及面对突发情况的应急能力，时刻提高警惕性。

除此之外，企业可根据自身情况建立奖励激励机制，调动人员积极性。并且每年与档案管理责任人签订安全责任协议书，结合监管机制，赏罚分明。

3.3 加强意识防范

时刻警惕涉密事无小事，例如水利行业项目设计的查勘阶段需从国家机关购买测绘成果，购置时陕西省档案局也明确规定，购买人员必须持有涉密测绘成果管理人员岗位培训证书。按照测绘管理工作保密事项范围，比例尺为1∶2.5万、1∶5万和1∶10万的地形图属于机密级国家秘密，1∶50万、1∶25万和1∶1万的属于秘密级国家秘密，涉及军事禁区的密级可能更高。由于地形图具有较强的稳定性，长时间关系国家安全和利益，保密期限均设定为长期。另外申领涉密地形图时必须要确保测绘成果存放设施与条件符合有关保密规定，必须实行严格的登记管理制度，经主管领导批准后使用，禁止一切形式的复制、转让行为。

设计人员在利用的过程中，应使用涉密计算机，涉密计算机及信息系统必须采取物理隔离措施，不得与互联网、外部网络相联。对于密级是机密的文件不可在未采取保密措施的有线和无线通信、互联网公共信息网络进行信息交换。不得使用无线网卡等无线联网装置，用毕后需在界定的时间内由专人回收。涉密计算机和载体介质未经批准不得带出保密档案室。使用和维修涉密计算机系统，须有成果资料专管人员监督。

严格管控鉴定销毁的过程，禁止违规销毁。近年来，经常有出没于党政机关、涉密企业周边个体废品回收站的犯罪嫌疑人，高价回收“有用”的材料。因此，涉密人员应随时提高警惕性，严格履行岗位职责。以各种案例引以为戒，不可轻易乱丢一张纸、一份图。

4 结语

档案信息化具有两面性，是把双刃剑。做到顺应时代的发展，创新改革、强化意识、加快脚步，将自身档案现代化事业推进到一个集理念、方法和技术于一体的综合环境之中。逐步将档案信息化的作用发挥到最大值，更有效地实现资源共享，为企业的发展助力，为水利事业的建设增光添彩。同时，需要管理人员重视细节，加强保密意识，抓好管理机制，在着手发展档案信息化的同时用更科学更合理的方法去管理档案，并开发更多可为企业利用的档案资源。