大数据技术在水文行政档案管理工作中的应用

2019-02-15党萍

陕西水利 2019年10期

党萍

（陕西省水文水资源勘测局，陕西西安 710068）

行政档案管理工作对一个单位来说是一项非常重要的工作，工作内容包含管理行政重要文件、基本文件、机密文件和单位行政活动形成的文件等，并借助档案为单位的发展提供研究，避免有些问题重蹈覆辙。行政档案工作量较为庞大，而且行政档案更需要细致性整理，提供更快捷优质的服务。档案数据是一种大数据，利用大数据技术，将档案内容在合理的时间内达到撷取、管理、处理、整理、量化，成为可供用户应用的资讯，从而更好地提高行政档案工作的效率和质量。

1 大数据技术与档案管理关系

大数据技术是伴随着互联网信息技术而产生的，它利用互联网信息技术开展数据信息的云计算处理，提高了数据信息的管理效率和质量，实现了数据信息大规模高效率的管理[1]。大数据技术借助互联网信息技术进行信息数据管理，具有高速性、高效率性、大规模化、海量化和便捷性等特点，充分发挥大数据技术的这些特点，把大数据技术引用到档案管理中，是社会发展的需要，是提升档案管理工作水平的需要，是发挥档案作用的需要。

2 大数据技术在水文行政档案管理工作中的应用

2.1 纸质档案数字化

水文档案涉及人员、行政档案、建设文件等。种类繁多，要利用大数据技术的第一步是将原来的各单位纸质档案数字化，并在当地按类别建立数据库系统，可满足当地调用查阅，还可供省局及其他分局按权限调用。

2.2 已经实行信息化管理的水文行政档案

水文行政档案全部写入数据库。省局已经建成了门户网站和OA办公系统，水文行政档案实现了电子与纸质共同存档。省水文局上行文件和下行文件通过OA办公系统上报和下发，上级单位和直属各局、机关各处室通过OA办公系统进行阅览和办理，同时OA办公系统对形成的文档通过电子形式予以存档。减少了文件流转的时间，提高了工作效率，为实现大数据技术在行政档案管理中的应用打下了基础。

2.3 大数据技术的应用

陕西省水文水资源勘测局通过门户网站和OA办公系统，使行政档案管理人员的服务手段呈现多样化，在一定程度上更好地满足全系统及职工对信息的需求，各市水文局、各水文站和职工根据不同的权限，可通过电子邮件、网页浏览、平台搜寻等多种形式，进行信息查找，避免了省水文局会议和文件精神通过层层开会、文件落实文件的现象。例如，按照厅党组部署，去年全系统开展了“学习习近平新时代中国特色社会主义思想，不忘初心牢记使命主题教育实践建设专题行动”，各市水文局和各水文站通过OA办公系统了解省水文局关于“行动”的主题、目的和要求，省水文局管理者亦通过OA办公系统掌握各市水文局和各水文站“行动”开展情况，不再需要层层开会、上报文件。

3 大数据在水文档案管理中的不足

3.1 档案信息量不够

目前，全省水文机构增加显著，地市级水文局由6个增加到8个，水文水位站由75处增加到271处，雨量站由560处增加到1920处，商情监测站从无发展到74处，水质监测断面由20个增加到305个，信息数据迅猛增加。但是，水文行政档案存入档案库的信息量没有跟上站网和水文业务发展的步伐，档案信息量远远不能满足需要。同时电子文档中只有省水文局的下行文件，没有上级单位的下行文件和直属单位的上行文件，电子水文行政档案项目不全，挖掘不深。

3.2 服务手段单一

现行水文行政档案服务主要是到省水文局档案室和通过OA办公系统查阅，到档案室现场查阅效率低下；OA办公系统存储文件有限，查阅权限有限，每个市级水文局只有5个查阅权限，门户网站和OA办公系统的功能没有充分运用,查询档案还是以人工为主，没有达到管理方便、服务快捷的目的。

3.3 档案管理思维没有跟上大数据要求

由于对大数据技术不熟悉，档案管理的思维仍然停留在传统的管理模式，行政档案依然一年归结一次，一些档案不能及时得到利用，时效性差[2]。大多数行政档案的保存，还是依靠于文档和数据。

4 推动大数据在水文行政档案管理工作中的建议

4.1 挖掘整合水文行政档案资源,建立存储平台

通过一定的技术方法对关键信息进行提取和挖掘。在海量的档案信息挖掘中主要采用文本数据挖掘技术，这相当于文字分析[3]。水文行政档案涉及单位运行、建设、活动等各个方面，收集、整合、储存大量水文行政档案信息，对现行工作和后期工作的开展具有指导与借鉴作用。首先以省水文局为主，建立全省水文系统行政档案资源库，各市水文局建立分库，使省、市两级之间行政档案互相关联。其次集中人员利用大数据分析、人工智能等技术，对现有水文行政档案信息，分门别类进行挖掘，对搜集到的海量档案信息进行相关分析，形成文字、图片、声音和视频等文件，建立全省水文行政档案储存平台。

4.2 运用大数据技术，建立水文行政档案检索平台

在档案管理工作开展的过程中，借助大数据技术对档案信息进行提取，缩小档案信息的搜集范围，帮助档案管理者更加高效、快速的找到档案信息[1]。建立高效快捷的水文档安检索平台是提高行政档案价值的重要手段，首先是完善现有门户网站和OA办公系统的检索功能，尽量取消阅览权限。其次是开拓手机、APP等检索方式，建立多渠道查阅水文行政档案的渠道，实现异地查档，跨区服务。

4.3 加强水文行政档案管理人员的培训

一是需要档案管理人员掌握一定的网络知识技能，能够在网络上管理行政资料；二是需要档案管理人员了解网络平台管理内容，对一些相关行政管理软件进行了解和应用；三是需要档案管理人员的思维意识要顺应时代的发展，思想与时俱进，懂得大数据的应用方式，并且了解大数据的行政管理的联系性；四是引进人才，提高水文行政档案管理队伍整体素质；五是采取多种手段渠道宣传大数据技术在水文行政档案管理中的应用，培训职工了解查阅水文行政档案的方法和途径，提高水文行政档案的价值。