双王城水库档案管理的经验做法

秦 峰 ，李宝坤 ，王清华

（1.潍坊市水利局，山东 潍坊 261061；2.南水北调东线山东干线有限责任公司，山东 济南 250014）

双王城水库位于山东省寿光市北部的双王城经济园区寇家坞村北，距市区约31 km。双王城水库为中型平原水库，水库设计最高蓄水位12.50 m，相应最大库容6150万m3，设计死水位3.90m，死库容830万m3，水库调节库容5320万m3。双王城水库管理处重视档案收集、归档工作，积累了丰富的经验，通过了国务院南水北调办组织的档案专项验收，现加以整理、总结。

1 工程档案概况

在工程建设期间，形成了大量的档案资料，包括：工程项目批复、可行性研究报告、初步设计、施工图设计文件，建设管理文件，施工、监理文件和工程验收等文件。这些是建设全过程中的真实记录，有着极其宝贵的使用价值，为工程的管理运行、维护、改建、扩建提供重要的依据和参考；同时，也是工程建设质量责任终身制的历史考证依据。双王城水库工程共形成档案1400余卷并先后通过工程档案项目法人自检验收和国务院南水北调办进行的档案专项验收。

2 档案工作管理体制

2.1 档案管理制度

为加强工程项目档案管理工作，工程开工准备阶段山东省南水北调工程建设管理局就制定《山东省南水北调文件材料归档制度》《档案管理制度汇编》等档案管理制度。其中，《档案管理制度汇编》对各工程项目档案形成、收集、整理、归档以及档案的管理与利用等内容均进行了明确描述。

工程建设过程中，建管单位组织各参建单位对国务院南水北调办《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》进行了认真学习、贯彻和落实。依照《南水北调东中线第一期工程档案分类编号及保管期限对照表》《山东省南水北调工程项目档案管理办法》对双王城水库工程档案进行了分类组卷、收集整理、案卷编目、脊背编制、装订、排架等工作，实现了双王城水库工程档案管理工作规范化和标准化。

2.2 加强专职培训，提高案卷质量

为提高档案管理人员水平，工程参建单位认真学习贯彻国务院南水北调办关于《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》等档案管理文件精神，建管单位多次组织人员观摩学习档案管理工作，派员参加了国务院南水北调办、山东省南水北调建设管理局等举办的档案管理培训班，邀请山东省南水北调工程建设管理局档案管理专家到工地现场对参建单位有关人员进行业务培训。通过学习、培训，进一步提高了档案管理人员的业务水平和工程参建人员的档案管理意识。

3 档案工作的开展情况

3.1 档案的质量管理

工程档案严格按照《南水北调东中线第一期工程档案管理规定》的质量要求进行整理；照片档案按照《照片档案管理规范》的要求进行整理；电子档案按照《电子文件归档与管理规范》的要求进行整理。目前双王城水库工程档案材料已形成，档案材料整理做到了完整、准确、系统，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。

3.2 档案的收集与整理

1）工程档案的形成和积累情况以及档案整理、立卷情况。各参建单位在工程建设期间，认真落实同步管理的要求，加强对工程不同阶段各类应归档文件材料的收集和整编工作。在整理过程中按照成套性原则，遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的有机联系。

工程档案立卷做到卷内文件按规定次序排列；卷内目录、备考表、卷脊题名制作统一格式；案卷目录的编制和排架按照《关于印发<南水北调东中线第一期工程档案分类编号及保管期限对照表>的通知》的要求进行分类，根据项目前期文件及建设管理文件、监理文件、施工文件、各阶段验收文件等分为4个基本单位。施工单位按施工合同划分施工标段进行文件的收集、整理和立卷。

项目前期文件、招投标、合同管理等建设管理性文件根据文件的性质、内容，分别按照问题、时间或依据、基础性文件组卷；监理文件按照文种组卷；施工文件按照单位工程组卷；设备文件按专业、台件组卷。

2）档案整理情况。建管单位受南水北调东线山东干线有限责任公司委托，负责收集、积累和整理工程项目前期文件、建设管理文件及工程验收等文件，并召集监理、施工等相关单位到场进行集中办公整理归档，经过各方的共同努力，各单位文件收集齐全，满足档案专项验收。

4 档案的保管

1）双王城水库工程档案室库房面积52 m2，库房内配备了温、湿度测记仪器，温、湿度控制设备，消防设备等，控制库房的温度在14～24℃，相对湿度45%～65%RH，购置了灭火器、除湿机、碎纸机、音像防磁柜，切实做到“九防”即“防火、防潮防高温、防盗、防虫防鼠、防有害气体、防光、防紫外线、防磁辐射、防尘”。按国家档案相关规范要求配备了计算机、复印机、打印机等档案工作专用设备，为档案的归档整理提供了必要条件。

2）档案柜共24组，完全满足目前档案需要。档案整理、归档、装订时采用山东省南水北调工程建设管理局统一定制的卷盒、卷皮、工程档案照片册、档案光盘册等档案设备用品。为了档案装订整洁、美观、一致，委托了专业机构到现场进行复印装订。档案每月检查一次，及时发现是否发生破损、霉变、褪变等现象，以便及时进行修复、复制等处理工作。

5 档案管理工作重点

1）完整性。档案整理工作是一项细致、琐碎的工作，为保证档案完整性，建管单位要按照档案整编规范要求，检查督促各参建单位将档案资料及时搜集归档，确保档案的完整性。

2）准确性。在档案形成过程中，严格按档案管理规范要求进行分类、整理、归档，档案内容真实反映工程实际情况和工程建设全过程，形成手续齐全，档案与实物一致，保证档案的准确性。

3）系统性。为保证档案的系统性，建管单位应结合定期的生产例会和质量安全大检查等活动，经常性组织开展督促检查活动，对照制度要求排查问题，查找原因，认真整改。针对不同的工程建设节点，建设单位应组织专项档案检查，并通过互查互比，促进共同提高，保证工程档案的系统性。

4）安全性。档案整编完成后，建管单位要组织监理、施工单位负责人及档案管理人员进行档案自检，做到档案管理体制健全，职责明确；文件材料形成程序规范、签署完备；档案收集齐全完整；案卷装订质量较好；竣工图编制准确、清晰、规范；案卷质量、档案编目排列符合规范化、标准化的要求；档案库房和档案保护设备符合要求；工程档案形成、积累、收集、整理、立卷、编目达到安全的基本要求。

档案日常管理切实做到“九防”（防火、防潮防高温、防盗、防虫防鼠、防有害气体、防光、防紫外线、防磁辐射、防尘）及借阅登记。