档案管理存在的问题及对策

王瑶

摘要：随着我国整体经济的快速发展，我国各行业迎来新的发展机遇和发展空间，同时很多企业应运而生。档案管理属于创新性强、技术性强且复杂的工作，档案管理的标准规范化、现代信息化对于单位的发展有重要促进作用。

关键词：档案管理;问题及对策

引言

随着我国市场经济的发展，我国各种企业发展都非常迅速。最近几年，我国在档案管理方面逐渐往信息化上努力。每个企业所需要做的首要任务就是进行档案管理。在档案管理中，信息技术往往起到了重要作用，企业中的每个档案部门也越来越重视档案的信息化管理，在实际的工作中积累经验，使得档案的信息化管理井然有序。所以档案的服务效率和管理效果较未使用信息化之前有明显的提高。

1企业档案管理存在的问题分析

1.1对档案管理工作的重视偏低

档案管理工作与企事业单位其它类型的工作相比，是一项默默无闻的工作，相当一部分管理人员包括高层领导干部对档案工作的重要性认识不足，对档案管理认知还停留在抄抄写写、装装订订、应付查阅等简单的事务性工作。但实际上，人事档案反映的是企业职工的工作经历、业务能力等方面的原始记录;会计档案反映企业的财务运行状况;文书档案反映企业的历史发展等。另一方面，档案为监督部门的监督检查工作提供原始依据，这就使得档案管理工作具有重要作用。目前绝大数企业已经建立了档案管理系统，但分类不详、管理不规范等现象仍存在，严重影响档案管理水平。

1.2档案管理制度需要进一步完善

目前我国的档案管理过程中档案利用效率比较低，档案收集、管理和借阅存在信息记录不完整、不按时归还和丢失的情况，档案管理制度存在较多问题，影响了档案资源的共享与档案管理人员作用的发挥，使档案管理效率下降。

1.3档案管理信息化应用不够科学

档案管理是一项内容繁杂且工作量较大的工作，档案管理内容涉及企业经营和人力资源管理等多个层面，因此信息量十分庞杂。在传统管理工作中，档案管理的信息内容大多使用纸质方式进行登记记录和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等环节的展开。同时，因为档案管理信息量较大，所以会生成大量的文件档案，纸质形式的档案资料会占据较大的空间位置，对日后调取信息进行档案查阅会产生一定的影响。

1.4档案管理工作人员素质有待提高

随着信息化建设的发展，档案管理工作人员的自身素质在很大程度上影响着一个企业的档案管理工作以及信息化建设，这就要重视档案管理信息化人才培养。从档案管理工作者的专业素养和综合素养的现状来看，档案管理人员的现代化专业能力较弱，大部分管理人员没有经过专业知识培训，这种情况下，即使引进先进的管理设备，也很难得到充分的利用与发挥。

2企业档案的规范管理

2.1实行按件归档，是档案规范管理的必由之路

传统的档案管理方式是按卷整理，即将年度内同类型文档全部装订成册，按文件编目录，按顺序编号，装订为一卷。这种做法，日后借阅、复印某一文件时，难以拆单取出，查阅不便且容易造成文件纸张损伤。按件归档势在必行，归档时每件编号，同年同类同事由文件序号连续，录入电子目录，查、借阅时，检索文件号、文件题名关键字或者发文日期，即可直接找到，方便快捷，亦不会造成文件损伤。

2.2提高档案管理技术

科技发展使计算机技术广泛应用于社会各领域，在档案管理领域也不例外。档案管理的信息化、数字化使档案管理与科技有效结合，提升了档案管理效率，加强了资源共享，使档案管理走上了良性发展的道路。档案管理人员要积极运用信息技术手段加强档案管理，以减轻自身的工作强度，提高工作效率，降低管理过程中的失误率。在利用信息技术进行档案管理时也要关注网络安全给档案管理带来的威胁，做好档案的备份工作。要对档案管理设施进行及时更新，使档案管理有稳定的硬件基础，要在转变传统档案管理观念的基础上应用现代化档案管理技术，并保证设备的使用不浪费。可以根据单位实际情况进行信息化档案管理系统的建设，使档案管理达到自动化、数字化和信息化，以提升档案管理效率。

2.3推进档案信息化建设

促进企业档案管理信息化建设必须要借助于人才、设备和技术的支撑，档案管理人员应当真正重视这一工作，不断促进企业档案资源管理工作效率的提升。依靠档案信息化建设，推动档案材料的有效整合，一方面应当更加努力深入地探索档案信息材料的共享机制，利用信息技术对企业相关档案信息实现高效管理，进而更为准确地对各类档案材料进行归类、识别与传输。另一方面需要更加深入地探索档案信息的整合方式，推动多元化整合。根据档案信息资源的具体情况和实际特征，将其转变为知识型文档，不断提升档案信息资源整合效果。

2.4提高档案管理人员的素质

档案管理的顺利实施与管理人员素质有很大关系，要加强对档案管理人员的素质培训。首先加强对其业务能力的培训，使档案管理人员熟练掌握计算机应用技术和档案管理操作基礎技能，并对单位的核心工作专业知识有所了解，以促进档案管理的顺利进行。其次，加强档案管理人员的管理意识，使档案管理人员认识到档案管理的重要性，在进行档案管理工作时以耐心、责任心和细心进行。有能力且文化素养高的档案管理人员是合格的档案管理人员，也是单位档案管理顺利实施的保证。

2.5加大经费投入，促进档案管理方式的创新

经费投入是保证档案管理工作健康发展的关键，档案库有着丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到库藏资源的不足。这一方面是由于档案资源量的有限性，也是由于管理方式落后导致的利用效率不高。所以，必须在充实库藏内容，提高库藏质量的基础上，有目的地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化，使其系统化、规范化，及时准确地为用户提供服务。

2.6加强组织领导并统一管理

每个企业都是由若干个部门组成的，但由于部门太多，企业就并没有一个完整的档案管理系统，进而导致了企业在信息化建设中的脚步放慢，因此企业需要把现代档案信息化管理放在企业管理中的一个重要位置上，并实地进行操作。并且企业还要优化部门的组成，让企业档案管理工作专员、主管、企业政策改革部门人员、会计部门人员、资产管理部门人员等组成一个公司档案管理部门的改良小组，做到行动上统一部署，各部门之间相互配合，监督，发现问题立刻处理，每个部门取长补短，对企业档案进行信息化有序的管理。

结语

总之，单位管理的核心是产权明晰，借助档案管理可以实现产权明晰。任何单位在运行过程中都会产生大量资料和文件，档案管理主要是收集这些文件和资料中对单位发展有推动作用的一部分，通过加大档案管理力度和进行档案管理创新等提升单位的竞争力。

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