《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

四、企业档案收集工作要求

企业档案收集工作就是按照国家的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把对国家和企业有保存和利用价值的各类文件材料集中到企业档案管理部门，使它们得到安全保存的工作。档案收集工作是档案业务工作的基础，是将企业的档案信息资源进行集中管理的重要环节，档案齐全完整的程度与整理质量的高低，都可以通过收集工作直接反映出来。收集工作有两种形式：一是对内收集，即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；二是对外收集，即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。

7.4.1文件归档的交接

企业文件归档的交接工作是保证企业档案质量的重要关口，只有完整、准确、系统的科技档案才能充分发挥其应有的作用，因此在文件归档的交接工作中必须严把质量关。

7.4.1.1文件形成部门应按期将《档案交接登记表》随同已整理的文件向档案部门移交。

企业文件形成部门应按照企业的归档工作要求，按期向企业档案部门移交已进行系统整理的相关文件，在移交时，要准确填写好《档案交接登记表》。《档案交接登记表》中的栏目应填写齐全，“移交时间”应将年月日填写齐全，“移交部门”可以填写规范的部门简称，“序号”填写文件整理时的文件编号，“题名”填写完整的文件题名，“年度”填写文件制发的年度，文号或图号填写文件制发的编号，图号直接填写图样的代号，页数填写每份文件有信息的页面总数，保管期限填写每份文件的保管期限，文件有缺损或其他需说明的事项时可在备注栏中注明。清点检查合格后，移交人和接收人分别签名备查。

7.4.1.2档案部门接收时应认真核对，并检查档案质量。双方在《档案交接登记表签字后各保留一份。

企业档案管理部门对内接收各部门移交的文件材料时，必须按照企业文件材料归档范围和《档案交接登记表》的文件清单，对文件进行逐份清点核对和检查文件及案卷质量，这是整个文件交接程序的核心工作，双方对合格的案卷确认无误后，办理书面交接手续，分别在《档案交接登记表》移交人和接收人处签名，一式两份，各存一份备查。

7.4.2档案与资料的收集

7.4.2.1企业应接收所属单位因产权变动后属本企业所有的档案。

7.4.2.2企业应根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案。

7.4.2.3企业可根据需要收集宣传报导本单位的新闻资料。

7.4.2.4企业可根据研发和市场竞争的需要收集与企业经营范围相关的资料。

7.4.2.5企业可根据需要向社会、离退休人员征集档案、资料。

本条款规定企业档案管理部门按照国家有关政策和规定，可对外接收和收集档案和资料的范围。

1.根据国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局联合印发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字[1998]6号），应接收所属单位产权变动后属本企业所有的档案。

2.企业应按照资产的纽带关系和管理权限，接收无法人资格的所属单位的档案。特别是对那些不具备长期保管档案条件的所属单位，企业总部为保障国家档案资源的安全性和企业档案资源的完整性，有接收其档案的权力和义务。

3.对于社会媒体、相关咨询评估机构对本企业的宣传报导、新闻简讯等资料，企业可以根据自身的需要进行收集，以利于企业自身的宣传和丰富企业文化。

4.為更好地为企业的经营决策、生产发展、产品研发等提供丰富的信息资源，企业可有针对性地收集有关行业、专业、企业的相关信息和数据资料，实现图书、档案、情报等多种信息资源的整合利用，更好地为提高企业竞争力服务。

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