施工单位结算管理存在的问题与对策

中石化第五建设有限公司 广东广州 510176

1 前言

1.1 工程结算的背景及目的

随着市场经济体制的逐步完善,施工企业之间的竞争日益激烈。在施工企业竞相压价,业主又倾向于低价中标的情况下,施工企业之间的竞争变为成本控制力度竞争。而施工企业不仅要为业主提供合格的建筑产品,同时还应追求企业的经济效益最大化。所以,企业必须开源节流,从收入与支出两个方面加以控制,开发潜力,以合理的材料消耗和人工消耗来创造较大的价值,获得较多的利润。除了全面履行建筑工程施工合同的约定外,企业还必须认真、细致地做好建筑工程全过程结算工作,以此来提高企业的经济效益。

1.2 相关领域中已有的研究成果

我国现行工程量计算规则存在两种情况:一是定额计价模式,工程量计算规则是局部的统一,即为区域性的统一,主要是由定额的区域性而决定的。这种情况不利于工程量的审核,因为利用不同定额计算规则计算出来的工程量会有区别。此外,定额模式的措施性项目与实体项目未分开,不同预算员对定额的理解有区别,会造成工程量计算最终结果不一致,对量困难。二是现行推广的清单计价,其计算规则依据的是《建设工程工程量清单计价规范》,从全国范围统一了计算规则,区分了措施性项目与实体项目。工程量计算规则是参与建设各方共同遵守的计量、计价的基本规则。

定额计价采用的是“量价合一”,不符合市场竞争原则,难以体现企业的竞争优势和激发企业的创新能力。而清单计价推行的是“量价分离”,统一量、灵活价的原则,由企业自主定价,符合市场竞争的原则。在实际工作中,“价”的编制过程中,多数企业仍未脱离定额的约束,或者坚持采用定额组价的方式,或者在招标时采用清单计价而结算时又回归定额模式,清单未获得真正实质性的运用。

虽然我国的造价管理机构也定期发布工程造价信息,但是多以公布各种人工、材料、机械台班的单个价格信息为主,公布综合价格指数的不多,价格指数也由各地造价管理部门统一发布。这种价格信息仍然不能摆脱其统一性,依然不能完全反映某一个承包商的实际水平,而且部分发布的造价信息失真,具有一定的时滞性,使用单位可用性、可操作性不强。因此,我们需要借鉴发达国家的办法,开发出既能适合市场与技术的快速变化、又能为业主与承包商提供参照和依据的方法。其中做好已完工程数据资料的积累及数据库的建设,加强工程造价信息的收集、处理和发布工作,建立相应的信息网络系统,及时发布信息,使从业人员能够及时获得工程造价信息成为目前工程造价管理工作的一个重要内容。考虑我国的国情和行业的历史背景,借鉴其他国家和地区的相关经验,可以分阶段、有步骤的进行。

2 建筑工程结算的特性及原则

2.1 建筑工程结算是全过程的、系统性的和动态的

2.1.1 全过程

由前期的工程投标阶段开始,直至竣工结算完成为止,结算工作从头至尾贯穿始终。

2.1.2 系统性

建筑工程结算涉及的部门众多,外部有业主、设计单位、监理公司、咨询公司、审计部门及政府有关部门等,内部有预算经营、劳务、工程、技术、材料、财务、分包商、分供方等有关部门和单位。

2.1.3 动态性

随着时间推移,不可避免的会出现施工图纸的变化、材料价格的涨跌、人工费的涨价、有关法律法规等相关政策规定的变化、洽商变更、会议纪要、工程指令,以及新材料、新工艺、新技术的使用,自然条件的改变、人为因素、社会环境的变化等等,一切事项的变化均需通过与外部和内部的有关单位和部门进行联系沟通,最终由经营人员反映在竣工结算当中。

2.2 建筑工程结算的原则

2.2.1 及时性原则

结算应按合同约定,应做到签证及时、计量及时、结算及时,必须坚持按月计量和结算。对内结算最长不得延期一个月。

2.2.2 工程量统一原则

结算实体工程量应不大于业主、监理批复量,不得出现对内结算工程量大于业主、监理批复量的情况。

2.2.3 价格统一原则

合同外项目单价,对内结算单价应小于业主、监理批复的单价。

2.2.4 费用可控原则

分部分项工程对内结算总额应小于业主、监理批复结算总额。除按上述原则外,应严格控制零用人工、设备费用和材料费用。

3 工程结算存在的主要问题及解决办法

下面以中石化第五建设有限公司近几年在结算过程出现的问题为例,分析目前在工程结算中存在的主要问题及解决办法。

3.1 主要问题

随着计价依据由92概算定额、96概算定额、01预算定额到12预算定额及清单计价发展到2013工程量清单计价,计价原则也由过去的政府指令性调控转变为现在的市场调节。同时,建筑市场也由过去的“高利润”时代转为现在的“微利润”时代。面对一次又一次的挑战,施工企业只有通过合同、政策文件等有效的实施环节保护自己,使真正消耗在工程上的人工、材料、机械、技措及索赔等因素得到业主的认可,才有可能控制直接成本。目前,在项目实施、履约等环节上存在一些影响结算的问题:

3.1.1 难以做到全员参与

结算工作十分繁杂,涉及的部门较多,同时也涉及到施工的各个环节。而项目对结算管理没有做到全员参与,项目各业务部门沟通有障碍,员工不能做到自发、主动地投入到过程结算管理中去,各项业务部门也不能形成团队有效配合工作。

3.1.2 合同意识较淡薄

项目经营人员合同意识较淡薄,对合同的理解和执行力不够,对合同履行的重视程度不足,不能在合同条款规定的有效时间内办理洽商签认、材料认价、索赔事件等相关手续,使结算工作最终处于被动状态。

3.1.3 施工过程中索赔管理工作不到位

对于非我施工单位原因造成的工程费用增加或工期延长的情况,缺乏索赔意识及识别能力,导致索赔机会丧失,增加的费用得不到补偿。在工程实施过程中,常见的索赔原因有:推迟开工日期、现场不具备施工条件(如建筑市场条件变化、施工条件变化、气候条件变化等)、甲指分包施工进度影响、物价变化、合同条款不细、责任不清、施工规定、技术标准的变化、施工图纸的变化调整、工期延误、工程师指令错误、业主违约,以及不可预见因素等种种原因,都会造成索赔事件的发生,引起工程造价发生变化。即施工过程中由于在投标报价阶段的标书文件或合同设定条件发生变化,工程造价可能将会随之调整,因此承包工程的索赔将不可避免地发生。施工合同赋予了发包人与承包人索赔的权利,索赔权利能否实现,也就是说索赔能否成功,不仅取决于工程实际的施工情况,而且与合同双方的索赔管理密切相关。索赔管理工作做的好,不仅可以维护自身利益,甚至可以因为索赔节约资金或增加收益。相反,索赔管理工作做不好,就可能面临损失。

3.1.4 过程结算资料办理滞后

过程结算资料因种种原因办理滞后(包括洽商变更、现场签证、材料认价、施工做法、节点图深化、钢构深化设计、装修深化设计等),使得工程结算无据可依,给结算工作带来不利,造成成本入不敷出。具体表现有:洽商漏办使现场发生的工作在结算中无法体现;签字不全、洽商描述不清,发生的洽商难以计量或计量不足;材料认价不及时,工程成本无法计量;二次设计图纸、技术资料支持不够等等。

3.1.5 轻视过程结算管理工作

虽然口头上都在说重视经营,重视结算工作,实际只是在最终竣工时才抓结算,导致丢失很多机会。项目部一般注重抓生产,追求产值,忽视造价过程管理。缺乏经营对策,对招标文件及合同条款不够重视,理解、研究不够透彻,结算管理工作不到位,致使目前大部分工程项目经济效益甚微或出现不同程度的亏损。

3.1.6 对建委及造价部门发布的文件不能及时响应

目前建筑市场也是按照市场经济调整,各地政府部门或造价部门会根据当地的市场情况,不定期发布造价调整文件。而预算人员往往不太重视文件,不能很好地理解文件精神,不能按文件规定提出的调整资料及时上报甲方及监理,导致结算工作被动。

上述种种情况是在结算过程中常见的问题,也是最大的结算隐患。发生的原因主要是未按合同规定时限上报资料或上报资料没有得到设计、监理、业主代表的确认等。职能部门之间缺乏互相沟通联系。一些实际已经施工的项目没有反映在施工图纸或洽商变更上,或由于工期紧张造成业主口头指令的施工项目,没有及时补办手续等原因导致结算丢项、漏项或无计价依据,致使施工单位蒙受损失。预算部门不能及时编制洽商变更增减预算,有的工程项目直至竣工验收,洽商变更、签证,乃至材料批价仍没有得到签认,从而影响结算进度。工程上这样的例子很多,这是结算管理过程中的共性问题,必须引起经营人员的重视。

3.2 解决办法

3.2.1 树立全员参与结算的意识,发挥团队力量,集思广益解决问题

项目部的所有人员应该积极参与到经营活动中,实现各业务部门信息资源共享,部门之间相互促进和监督,形成合力,提高办事效率。虽然每个工程都有类似的地方,但每个工程都有其特殊性,在工程实施前商务经理应协助项目经理组织有关人员集体对图纸、招标文件、合同、中标预算等进行分析研讨,寻找在施工生产、技术、造价、合同执行等方面可能存在的问题。对于重点、难点问题要发挥项目部集体力量,进行分析、讨论,找到解决问题的办法并制定实施策略,提前做好应对措施方案。项目的经营管理要围绕着施工进行,应加强施工管理过程中的部门沟通工作,要求各个岗位的人员发现问题及时与相关岗位的人员沟通、解决。每个部门应有相应的部门职责,每项工作的延伸都应有一主责人,通过沟通和协作,形成完善的技术、生产、经营等过程资料,为竣工结算提供有力的依据。

3.2.2 管理人员主动参与

管理人员应主动地了解、认识合同,并对合同条件进行深入的剖析,甚至咬文嚼字,敏感地找出重大的风险点。如果施工过程中的洽商得不到业主的及时签认,一定要按照合同程序留有变更资料,并且资料一定要有甲方的签收,我方留有存底,合同中通常还要有上报时间要求和甲方回复时间要求。所以,对于合同中约定的可以调整的内容,必须做到在规定的时间内连同经济洽商一起上报,这样才能够变被动为主动。对于我方提出的洽商、材料认价、索赔意向书等文件,若发现甲方恶意拖延、克扣、压制,我方必须采取一切办法,留下签收或其他证据,及时对收支情况进行测算,及时采取积极应对措施,甚至运用法律手段保护自己的权益。

3.2.3 抓好过程结算环节强化索赔管理

对于索赔工作,要求预算人员要熟悉索赔程序,强化索赔管理,增强索赔意识。建筑施工企业的索赔,就是在施工过程中因非施工单位原因造成施工企业损失,根据合同等相关文件向业主要求经济补偿或工期补偿。就目前建筑工程的经营状况来看,基本都处于低价中标高价索赔状态,所以索赔工作质量的好坏与项目的经济效益是密切相关的。工程索赔可分为工期索赔和费用索赔,其中重点为费用索赔。工期索赔只是业主对施工工期的合理延长,但是一般由此造成的费用损失只能通过费用索赔来实现。实际施工过程中,费用及工期索赔的主要原因有:

(1)因业主原因,中途变更原设计,导致工程停建、缓建,由此发生的一系列费用均应业主承担。需要补偿的费用包括劳务人员的进出场费、遣散费、按劳务合同条款发生的补偿费用、已购材料损失费、机械设备停滞费、临时设施增加费、现场成品保护费、现场维护费、管理费用、利润及撤场费用等;

(2)业主未按合同约定的时间、地址、面积、环境条件交付施工场地,应对业主提出工期及费用补偿;

(3)因业主提供的材料、设备、资金、图纸、技术资料等,未按计划送达,或业主指定的分包商与指定供应商不能按期履约,致使总包施工单位停工、窝工、机械设备停滞、周转料具和管理费用增加,以及贷款利息等损失由业主承担;

(4)非施工单位引起的变更修改设计或施工图未按期提供等原因,造成结构、装修、机电等项目拆改、返修、工期延误、费用增加,由此造成的经济损失及工期补偿由业主承担;

(5)因业主要求提前完成工期,要求阶段性或整体提前竣工的抢工;造成的人工、机械、周转料具、临设费用、夜间施工费用、管理费用增加等经济损失应由业主支付;

(6)施工期间因不可抗力及不可预见事件的原因,造成建筑施工企业材料、机械,人工费用及工期等增加,应向业主提出补偿;

(7)国家政策法规的变更导致的施工索赔,应按文件要求及时上报甲方及监理,提供现场施工实际情况,提出补偿意向书。

对于上述所列索赔的主要几个方面,施工单位应以招标文件、施工合同、会议纪要、现场签证、甲乙双方的往来函件、政府部门发布的文件等作为主要索赔依据。这些证据的收集整理,需要施工过程中的不断摸索总结,在应用时要认真分析,抛开对自己不利的证据,有选择的甄别使用,力争保持有利于自己的主体思路与论据统一。索赔的第一依据是合同约定,因此必须准确领会相关合同条款的含义,灵活运用合同支持来处理索赔工作。索赔工作的风险主要体现在索赔的时效性,因此发生应索赔事项后,应立即收集索赔证据,并按合同约定及时、准确地计算相应费用,及时呈报甲方或监理审批,这里要特别注意,不要因超过索赔时间而失去索赔的机会。

3.2.4 加强过程结算资料的办理工作

过程结算资料办理不及时,会最终导致结算无据可依。过程结算是结算中的重要环节,它是整体工程结算的基础,及时准确的结算资料是工程结算的有力支撑,这要求预算人员做到:

(1)应深入施工现场,及时发现现场存在的问题;与生产、技术、材料等部门密切联系,督促办理相关资料;从洽商、图纸等资料中找依据,按合同约定时间上报经济资料及规范的往来文件。

(2)必须重视书面文函往来,书面沟通要及时、规范,书面签发、签收、留档等对规避结算风险绝对有效,电邮方式也必须注意规范,文字描述要精炼准确。

(3)注重监理会议纪要的整理,纪要中可记录事件发生的时间、内容、现场人材机的情况等,对会上反映的问题纪要中要有客观、全面的记录,对监理、甲方的答复做如实记录。商务经理应提醒项目经理签字确认前务必亲自或委托他人逐项核实纪要内容,然后再签字。因会议纪要可能是竣工结算的重要依据。

(4)建立完善的资料台账。施工过程中应建立资料台账,随时掌握过程经营工作的进展情况,这样可以防止人员变动造成资料丢失,同时可对未签认的事项加强跟踪管理。

建筑工程的结算工作十分繁杂,不但涉及生产、技术、预算、材料、财务、劳务等部门,还涉及到项目部的各个施工环节,加强工程资料的共享与沟通,做到业务部门之间应信息共享,提高办事效率,提高收集资料的可靠性与准确性,提高结算工作的可追溯性,最终可提高结算工作效率。

3.2.5 重视结算工作的全方位管理

对于结算工作的重视,不应停留在口头上,而应在日常工作中体现,必须树立结算过程从投标开始的理念。在编制结算时,除了认真做好索赔工作外,还要抓住结算中的重点事项。如近几年钢材、人工费等主要价格是影响结算价款的重要因素,由于其所占工程造价比重较大,施工单位应根据合同、市场变化、相关文件等,提出调整报告,充分做好基础工作,据理力争,及时向业主提出补偿要求。注重结算过程的跟踪管理,甲方会对施工单位上报的结算资料三番五次的进行审核,为使结算能取得较理想的收益,就应积极跟踪结算进展情况,对出现的问题进行分析、研讨,发挥项目部的集体力量,制定应对措施,及时反馈甲方结算意见,使结算工作有序进行。

3.2.6 积极响应造价部门发布的造价文件

要充分合理运用造价文件精神增加工程收入,对于文件内容应抓住对公司的有利条款,利用条款及时、主动提出经济费用补偿报告,尽量将此问题消化在过程结算中,简化最终结算工作。

4 结算工作的管理要点

4.1 结算时间

结算贯穿于从投标开始到最终结算的整个工程的经营活动。在投标阶段就应有投标策略,投标策略是为结算工作奠定基础的。作为项目部应在接到中标资料后,根据中标交底及投标策略进一步分析风险,做好应对措施及过程结算工作计划。施工过程中注意各部门之间的信息共享,及时完成过程结算资料。竣工结算资料的编制和提交必须按合同约定时间,特别是过程结算资料要严格按合同执行,以把握谈判主动权,争取自身的合理权益。

4.2 结算资料的依据

结算资料在做到有理有据,计算及文字描述应合情、合理、合规、真实有效。如有违反有关政策、法规,即使签字手续齐全,审计时依然存在审减风险。同时,不能遗漏任何过程资料,以使结算资料做到全面、系统、准确。

4.3 结算谈判策划

要想取得好的结算效果,必须进行结算前期策划,特别是对于争议较大的项目,要组织项目相关人员召开专题会议,集思广益,认真分析问题,找到解决问题的突破口,争取谈判的主动权。对于谈判人员的选派、争取和退让角色人员的分工、谈判结果底线等必须有明确的前期策划方案。

4.4 结算谈判的态度

施工单位应采取不卑不亢的态度,谈判过程中,要善于倾听、善于捕捉对方谈判人员透露的信息并加以利用;要注重谈判技巧和策略的运用,做到有张有弛,突出重点,全力争取。

4.5 结算周期

施工单位应尽量缩短结算时间,目的是加快工程款的回收。结算过程不是一帆风顺的,在鱼和熊掌不能兼得的情况下,要放弃芝麻捡西瓜,对于可给可不给的项目,可以采取放缓的策略,看整体结算效果是否理想,再决定是否继续争取这些项目,以提高结算的时效性。

4.6 处理好与甲方及监理等关系

结算过程是与监理、甲方谈判博弈的过程,关系处理的好坏直接影响结算结果。在施工阶段及结算过程中存在争吵、争论是在所难免的,为了取得良好的结算效果,在遇到问题时,要多站在对方的立场考虑,做到换位思考,理解具体业务人员的工作处境及难度,给对方一种信任感,使双方建立朋友式关系,友好协商、相互支持,使结算工作顺利进行,以便达到结算预期效果。

5 结论

工程预结算贯穿于工程项目投资决策到设计、施工、竣工验收的全过程,涉及到投资主管部门、建设单位(业主)、设计单位、施工企业(承包公司)及计划、审计和设备材料供应等部位的全方面管理。本文测重于工程结算管理的理论研究,分析施工单位工程造价管理现存的问题,同时分析施工单位造价管理的现行管理机制、制度和方法介绍了近些年来工程造价管理过程中出现的一种相对较新的管理模式——全面造价管理模式。通过以上分析讨论,为提高施工单位的预结算管理工作的准确率提供支持。