如何进一步做好档案管理工作

2019-02-13路璐

山东煤炭科技 2019年1期

路璐

（山东省济宁市驾驶员职业认证所，山东济宁 272000）

档案管理工作是企事业单位的一项重要工作，但相对于单位其他工作，又有一定的封闭性。当代计算机和信息技术的快速发展，为提高档案管理工作效率提供了更加广阔的发展前景和愈加丰富的工具。随着人们对档案重视程度的不断增加，对档案的管理和使用提出了更高的要求。档案从业工作者必须紧跟时代发展步伐，更新观念开拓创新，在认真总结以往档案管理工作历史有益经验的基础上，更加精确地掌握档案工作的规律、特点，打牢做好新时代的档案管理工作的基础。

1 从基础做起，认真做好档案资料的收集工作

档案管理工作既相对独立，又与单位的管理体制“藕断丝连”，档案管理要与本单位的管理体制、档案资料的收集、管理等制度相结合，建立一个有效契合本单位管理制度的档案收集管理体系，有效协调督促单位内部各部门，使档案资料收集做到及时、完整、准确等，夯实档案管理工作的基础性第一步。比如，有关人事档案的材料收集，档案管理部门要达到“及时、全面、准确、保密”等工作标准的要求，必须制定完善收集工作制度，明确责任、收集范围和途径等重要工作内容，同时，还要做到与有关部门加强沟通联系，及时解决资料收集过程中出现的一些问题，不断加强资料收集等工作的技术支持力度，督促工作进度和质量，做到应收尽收、应存尽存，严格避免档案材料的丢失。只有做好档案资料收集工作，不断拓宽档案资料收集范围，严格档案资料收集程序，才能为提高档案案卷的质量打下良好的基础。

2 紧跟时代，不断促进档案管理工作现代化

随着时代的发展，档案资料无论是数量还是种类都越来越多，单一的管理手段和方法无法有效适应社会发展对档案工作的要求，必须进一步实现档案管理工作的现代化，才能破解档案发展工作中的难题。

2.1 提高管理意识

思路决定出路，档案管理工作水平的提高，必须要求管理工作者充分认识到档案管理工作的重要性和重大意义，具有较高管理工作意识。具体有三点：（1）工作责任感要强，职业素养要高，工作态度要端正。（2）具有不断学习的习惯和自我要求，不断了解、掌握档案管理的知识，充实、提高档案管理工作方面的先进理论知识、现代科学技术知识等。尤其是在档案管理数字化、信息化方面，要结合岗位工作，注重对计算机及程序、信息存储和传输等知识的学习和掌握，使自己成为熟练掌握当代档案信息、网络技术的技术型档案管理人才。（3）要有理论结合实际的实践意识，能积极把先进的现代化科技手段和先进的管理方法应用到实际工作中，提高管理工作水平。

2.2 积极利用现代科技手段，提高管理效率

计算机、信息技术的快速进步，成为不断丰富、提高档案从业者有效管理档案的强力工具，必须善于利用计算机等现代科学技术，并不断提高现代科技手段在档案管理工作中的占比，使现代科技手段更好地服务于档案管理工作。如在档案整理工作中，利用计算机和管理程序等现代化技术手段，将以前主要依靠手动检索、查阅档案名录的方式转变为依靠计算机管理程序检索、查阅，大大减少了查找时间，提高了查找效率，并且大幅降低了文件归档工作中的人为影响因素，减少了手工操作，在时间效率、资料准确度等方面可以收到事半功倍的效果。随着管理软件和计算机硬件的不断进步，整理效果日趋完美。

2.3 加强培训，提高档案管理人员的素质水平

提高单位档案管理工作水平，一是要引进高素质专业档案管理人员，为档案管理工作不断注入新鲜血液。二是要加强培训，培训各类档案管理工作的专业知识。档案管理人员同时要主动学习，不断积累管理经验，提高自身素质水平，提升管理能力，努力顺应时代发展，逐渐成长为既具有丰厚管理经验、知识，又掌握和善于利用信息化技术和应用管理的档案管理方面的行家里手。

3 创新手段，不断提高档案资料利用率

档案资料利用要在便捷化、数字化等方面不断取得新突破，进一步方便利用、快捷利用、有效利用，主要的方向就是进一步加大投入，不断更新档案资料利用的硬件和软件，将各类纸质的档案资料，利用计算机、扫描仪等设备，通过相应的档案管理程序，转换为可以被计算机识别并方便通过计算机浏览的数字化信息。组织加工整合成各种数据库形式进行存储，然后通过信息系统提供快捷方便的档案资料的信息化服务，提高档案资料的利用效率。