企业档案管理安全风险防控与改进措施

黎丽春

中图分类號：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）11-096-01

摘 要 企业档案管理中不但要采取正确的管理措施，提高档案管理的全面性和实效性，同时还要正确的分析档案管理中存在的风险和档案管理风险造成的影响，通过采取必要的风险防控措施降低企业档案管理风险。因此，我们应当结合企业档案管理实际，认真分析企业档案管理中存在的安全风险，并制定有效的风险防控策略予以应对。

关键词 企业档案管理 安全风险防控 措施探究

企业的档案管理安全风险主要表现在管理流程风险、技术风险、人员风险和档案保管风险等几个方面，要想提高档案管理安全风险的防控效果，就应当从这几个方面入手，制定有针对性的策略，使管理流程得到优化、管理技术应用得到升级、人员培训得到有效开展、档案管理场所得到规范管理，只有做好这几项安全防控工作，才能够保证企业档案管理安全风险得到有效降低。

一、企业档案管理中存在的风险

（一）管理流程风险

从目前企业档案管理来看，管理流程的风险主要体现在管理制度不完善，管理流程不健全，在管理流程执行当中存在着一定的制约因素，管理制度实施不到位。这些问题都会导致企业在档案管理中存在风险，管理流程的风险主要的危害在于影响了档案管理工作的有效开展，使档案管理在档案资料的收集、整理、鉴定、保管、编目、统计和提供利用等方面不能够按照制度有效执行，使档案管理工作浮于表面，影响了档案管理工作的开展效果，对档案资料的保管和利用造成了较大影响。

（二）技术风险

鉴于档案管理的实际需求，在企业档案管理中应用的必要的技术手段作为辅助，提高了档案管理的整体效率。例如，电子档案管理系统、电子档案数据库等，都对企业的档案管理产生了重要的影响。但是从目前企业档案管理所采用的技术来看，存在一定的技术风险。企业的电子档案管理系统和电子档案数据库如果对技术过度依赖，一旦技术出现漏洞或者在应用过程当中系统瘫痪，都会对整个档案管理工作造成不利影响。

（三）人员风险

企业档案管理由具体的档案人员实施管理行为、落实管理制度，档案人员的管理意识对档案管理工作有着重要的影响。如果档案管理人员没有充分认识到档案管理工作的重要性，没有按照档案管理规定、制度、规范进行管理和操作，在实际的档案管理过程当中，就会存在一定的安全隐患，导致档案资料在收集中出现资料收集不全、整理不规范、归档不全面、分类不合理等情况，将会给企业生产、经营等各项工作在运用档案方面造成不利因素，影响档案在企业中存在的价值。因此，人员风险在档案管理过程当中必须得到足够的重视。

（四）档案资料的保管风险

档案资料在保管过程中，对保管场所有严格的要求，对保管条件也有着明确的规定，特别是企业大量的经营数据、战略信息和产品信息等档案资料，对企业的生产经营有着至关重要的作用，档案资料保管必须要达到安全性和可靠性要求，否则，如果不能做好档案资料的保管，一旦发生档案丢失、损毁，会导致企业关键信息丢失，造成企业机密资料泄密，对于企业的整体发展会产生很大的影响和制约。

二、企业档案管理风险的防控措施

（一）梳理档案管理流程，优化管理体系

基于企业档案管理的实际需要和档案管理的特殊性，在档案管理过程当中应当对现有的管理制度、管理流程进行认真的梳理并优化管理体系，使企业档案管理能够按照档案管理制度、规范、标准有效实施。同时，提高档案管理制度的完善性，发挥其指导作用，使企业的档案管理能够在制度的约束之下得到开展，使整个档案管理流程在流程的塑造、流程的运行以及流程的梳理等方面都能够针对企业档案管理作出调整，使企业在档案管理流程上能够降低管理风险，提高管理的有效性。

（二）做好技术升级，提高技术的稳定性

企业在档案管理中技术的支持至关重要，考虑到技术的重要性以及技术对档案管理的重要影响，在技术应用中既要做好技术的升级，同时也要做好管理系统的备份，并对存在的安全隐患和安全风险有效识别。通过数据库备份以及管理系统的优化，使整个企业档案管理中的关键技术能够发挥重要作用，降低技术风险，使依托信息化技术建立的档案管理系统能够得以正常运作，并且在运行过程当中满足运行需要，提高技术的稳定性，使整个企业档案管理系统高效运转。

（三）做好档案管理人员培训

在企业档案管理中，档案人员的专业素质和档案重要性意识对档案管理工作质量和管理水平产生了重要的影响。加强档案队伍建设，提高档案人员的专业素质和档案重要性意识是做好档案工作的重要保证。因此做好档案人员培训，重点提升档案管理人员的专业素质和档案管理水平，满足档案管理工作需要，使档案管理人员能够有效履职，提高档案管理工作效果。同时，提高档案人员工作的积极性和主动性，使档案管理在实施过程中能够按照标准流程和档案管理要求规范收集、整理和归档，并有效的保护和利用档案。

（四）加强档案资料的保管

基于企业档案管理的实际需要，应当建立专用的档案室，档案保管工作应以预防为主、防治结合，采取有效措施，确保档案保管和存放的安全性。同时还应当对档案进行等级划分，针对不同类别的档案采取不同的保管措施，提高档案的保密等级和保密效果。档案库房也要根据不同档案资料的保管要求，配备专用档案管理设施，同时还要保证档案资料的分类与保管，提高档案调用的速度，满足档案管理需要。

三、结语

基于企业档案管理工作实际，认真分析档案管理存在哪些风险并予以有效的防控，对企业档案管理工作具有重要意义。结合企业档案管理特点，档案管理风险的识别应当与实际管理过程紧密相连，在档案管理风险防控中应当重视风险的识别并提高风险防控的针对性，满足风险管理的实际需要。

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