浅谈建筑施工企业物资采购的风险管理与控制

2019-01-31隋文凤青岛国清管理培训学校山东青岛266000

中国房地产业 2019年22期

关键词：厂商供应商物资

文/隋文凤青岛国清管理培训学校山东青岛 266000

1、建筑施工单位物资采购的主要风险

1.1 外部风险

建筑施工单位物资采购因受到多种外界环境的影响，给采购活动带来一定的经济损失，或引发的不确定性。包括自然意外风险、社会风险、市场风险、信用风险、技术风险。

1.2 内部风险

①计划风险。物资采购计划是由物资管理机构按照预算进行编制，但是，因预算不准，采购计划和项目实际用量的偏差较大，产生大量存货，占用了大量资金。或物资管理人员对市场的跟踪调查研究不足，不能对市场行情的变化进行准确地判断。

②合同风险。施工单位在项目管理中，因项目需要的材料种类很多，除了木料、钢筋、混凝土在大宗物资采购的时候，会签订购买合同。对于普通的、零星的水泥等材料，均未签订书面合同。或者在购买大宗材料时，签订的合同条款内容不明确、不具体。尤其是付款期限、付款比重等。而且，在招标时，供应厂商习惯于运用一些不正当的竞争方式取得合同后，又以其他理由变更和调整合同等，以上均会促使物资采购活动难以依据企业制度进行，增加了采购风险。

③验收风险。第一，因材料验收员的知识、经验不足，无法准确地把握好材料的体积、重量。第二，对材料型号、质量、规格等，也不能有效地执行合同，对材料质量把关不严格。第三，采购员自身的职业素养较低，因项目的材料管理人员在与供应厂商交易中，私自收受商家贿赂，或利用权利在材料质量等关键问题上未能严格把关，使得企业的项目材料花费更多资金，甚至留下质量问题，给项目实施埋下了长期的风险隐患。第四，验收标准不清晰、程序不规范，对验收活动的异常未进行妥善处理造成的风险。

④采购监督风险。第一，采购物料的时候，有效的监督控制是确保材料价格公平、合理的必要手段。在采购前，材料的询价人与购买人，甚至验收人为同一人，极易产生材料管理人员与供应厂商二者勾结问题。第二，在材料招标中，领导人员的干涉影响了正常的招标活动，只凭材料供应商单方的报价，越权审批等行为，阻碍了企业相关制度的执行，给企业经营带来风险。

⑤存货风险。第一，因材料管理不严，材料采购数量无法满足生产需求，导致缺货、断货现象，使生产中断，延误施工期限，给甲方造成不必要的损失。第二，因对存货管理混乱、积压物资过多、巨额资金沉淀等，引发资金链短缺，加大了企业运营的风险。第三，存货发生损毁、丢失、腐烂等问题，给材料造成损失。

⑥付款及发票管理风险。企业财务管理人员因审核材料付款方式不够严格，付款方式不当，资金未得到有效地控制，可能引发企业信用受损，或资金损失问题。材料供应商对公司提起诉讼，导致银行账户被冻结的风险。而且，因对材料供应厂商要求不高，在付款时，单凭提供的收据/发票等，未辨别发票的真伪性，给公司造成涉税风险。

2、施工单位物资采购的风险管控策略

2.1 建立行之有效的组织管理部门

在建筑施工单位有必要成立专门的物资管理机构，该机构是物资采购的第一责任人。在采购期间，可由采购、技术、生产、财务、质检等人员构建一个采购组，在采购主管带领下进行单位的物资采购与管理。并且，该管理机构的采购活动应接受多方的监督，包括安全、质量、财务、生产及监察机构的有效监管。在施工项目期间，审计部门应做好全面的审计监督核算成本工作。

2.2 采取集中采购的工作原则

物资的集中统一采购，能够让施工单位原本分散的权力集中起来。对于大宗材料的购买，均应由公司总部统一组织招标活动，择优选择供应厂商，加强工作流程的监控，进而降低采购风险。

2.3 强化合同管理

第一，建立采购合同会签制度，施工企业各管理人员要依靠自身的专业知识，加强合同条款的评价与审核，确保各项采购条款的科学性、可行性。第二，项目负责人应熟练掌握合同条款的约定，尤其物资验收者在对各项物料进行验收时，一定要严格遵循合同中规定的材料型号、质量、标准、规格等。财务管理者应认真履行合同约定，对材料款予以支付，且收取符合规定的发票。

2.4 构建合格供应商档案

物资管理机构一定要充分地考虑合作的供应厂商信誉，构建信誉度良好的供应商档案，规避在市场中进行物资采购的时候随机性地选择供应商，并对供应厂商的情况考查的行为，以免因供应商信誉问题无端地浪费人力、物力。建立合格供应商的档案，以便与市场信誉度优良的供应商建立长期合作关系，最大化地规避供求双方发生经济纠纷而造成的资源浪费。

2.5 强化企业内部控制

施工企业管理者应加强物资管理制度的建设，促进内部控制高效、有序地运行，进而化解企业物资采购环节中一系列风险。关于物资管理制度内容，一定要对采购活动的招标、采购、验收流程进行明确，同时，还要对盘点、存货管理等制度予以明文规定，让采购管理者有章可循。物资采购、验收是企业的重要岗位，应定期进行轮岗作业及培训，强化审计、监察机构的监督检查，防范发生舞弊现象。对管理人员应强化业务知识、技能的培训，全面提升其管理水平。建立完善的内部控制制度，充分地发挥各个部门的监督管理职责，最大化地降低物资采购风险。